| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | POL-FIN-PIU-001 |
| Tanggal Efektif | 21 Maret 2026 |
| Versi | 1.0 |
| Pihak Pengesah | Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag | #Kebijakan #Keuangan #Piutang #PenagihanPiutang #EskalasiPiutang |
Kebijakan ini bertujuan untuk:
Berlaku Untuk: Seluruh unit pendidikan di bawah Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia, mencakup jenjang Taman Kanak-Kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), dan Sekolah Menengah Atas (SMA).
Jenis Piutang yang Diatur: Tunggakan Uang Pangkal (UP) dan Uang Sekolah (US).
Jadwal Tagihan US: Uang Sekolah ditagihkan tiap tanggal 1 dan jatuh tempo pada tanggal 10 setiap bulannya.
Jadwal Tagihan UP: Uang Pangkal dirilis dan jatuh tempo mengikuti ketentuan standar SPMB tahun berjalan atau kesepakatan tertulis dengan orang tua siswa. Tanggal jatuh tempo standar wajib jatuh sebelum tanggal 1 Januari tahun kalender berikutnya.
Pengecualian: Orang tua/wali yang merupakan guru atau karyawan YPII yang menyekolahkan anaknya di unit YPII tunduk pada mekanisme khusus pemotongan gaji setelah melewati batas keterlambatan yang berlaku, sebagai pengganti jalur eskalasi formal.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Piutang | Tagihan UP atau US yang belum dilunasi oleh orang tua/wali melebihi tanggal jatuh tempo. |
| Uang Pangkal (UP) | Biaya satu kali yang dibayarkan saat pendaftaran awal siswa; jatuh tempo mengikuti ketentuan standar SPMB tahun berjalan atau kesepakatan tertulis dengan orang tua siswa, dengan standar jatuh tempo sebelum 1 Januari tahun kalender berikutnya. |
| Uang Sekolah (US) | Biaya bulanan operasional pendidikan siswa. |
| Jatuh Tempo | Tanggal batas pembayaran tagihan. Untuk US: setiap tanggal 10 bulan berjalan. Untuk UP: sesuai ketentuan SPMB atau kesepakatan dengan orang tua, standar sebelum 1 Januari tahun kalender berikutnya. Pada kedua jenis tagihan berlaku masa toleransi H-3 s.d. H+7 dari tanggal jatuh tempo. |
| Pengingat Lunak | Komunikasi informal via pesan WhatsApp yang mengingatkan kewajiban pembayaran tanpa nada formal. |
| Surat Peringatan (SP) | Surat formal bertahap (SP1, SP2, SP3) yang diterbitkan sebagai eskalasi otoritas penagihan piutang siswa, berlaku untuk UP maupun US. |
| Denda Keterlambatan | Beban finansial tambahan yang dikenakan kepada orang tua/wali atas piutang yang belum dilunasi, mulai berlaku sejak diterbitkannya SP1 dan berlanjut pada SP2 serta SP3. Besaran denda per tahap diatur dalam DEC-FIN-PIU-016: Besaran Denda — SP1, DEC-FIN-PIU-017: Besaran Denda — SP2, dan DEC-FIN-PIU-018: Besaran Denda — SP3. |
| Kunjungan Rumah | Investigasi lapangan ke tempat tinggal orang tua/wali untuk memvalidasi kondisi ekonomi dan menentukan tindak lanjut penagihan. |
| Berita Acara Kunjungan Rumah | Dokumen resmi yang mencatat hasil investigasi kunjungan rumah, ditandatangani oleh tim petugas dan orang tua/wali. |
| Surat Perjanjian Angsuran | Kontrak di atas materai yang menetapkan jadwal dan besaran cicilan piutang bagi keluarga yang bersikap kooperatif. |
| Skema Angsuran | Mekanisme restrukturisasi utang yang disepakati bersama orang tua/wali berdasarkan kemampuan ekonomi yang terverifikasi. |
| Aging Report (Laporan Umur Piutang) | Laporan bulanan yang mengklasifikasikan piutang berdasarkan usia keterlambatan, wajib diserahkan ke Bagian Keuangan Yayasan, paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. |
| Write-Off (Penghapusan Piutang) | Penghapusan piutang dari aset aktif sebagai strategi terakhir untuk menjaga akurasi laporan posisi keuangan. Hanya berlaku untuk siswa non-aktif/keluar dengan usia piutang minimal 3 (tiga) tahun. |
| Tim Kunjungan | Tim yang terdiri dari TU Unit dan petugas Yayasan Cabang yang ditugaskan melakukan kunjungan rumah berdasarkan surat tugas resmi yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah dan diketahui oleh PJ Yayasan Cabang. |
| Masa Berlaku SP | Rentang waktu yang diberikan kepada orang tua/wali sejak penerbitan satu SP hingga penerbitan SP berikutnya, sebagaimana diatur dalam DEC-FIN-PIU-001. |
| Restrukturisasi Piutang | Intervensi finansial formal untuk mengubah status "Piutang Macet" menjadi "Piutang dalam Restrukturisasi" melalui perjanjian skema penyelesaian terstruktur; hanya ditawarkan kepada wali murid yang dikategorikan "Mampu Sebagian" dan telah melalui seluruh tahapan eskalasi. |
| Piutang dalam Restrukturisasi | Status khusus pada sistem keuangan untuk piutang yang sedang dalam proses angsuran terstruktur, dipisahkan dari piutang reguler untuk pemantauan efektivitas penagihan. |
| Skema Pelunasan Sekaligus (Lump Sum) | Opsi penyelesaian tunggakan sepenuhnya dalam satu transaksi, wajib dilunasi maksimal 3 hari kerja setelah kesepakatan ditandatangani; ketentuan insentif diatur dalam DEC-FIN-PIU-011: Insentif Pelunasan Sekaligus. |
| Skema Angsuran Bertahap | Opsi penyelesaian tunggakan secara cicilan dengan DP minimal 20% saat penandatanganan perjanjian, tenor maksimal 6 bulan (piutang < Rp 5.000.000) atau 12 bulan dengan jaminan (piutang ≥ Rp 5.000.000). |
| Down Payment (DP) Restrukturisasi | Pembayaran uang muka minimal 20% dari total tunggakan yang wajib disetorkan saat penandatanganan perjanjian angsuran sebagai commitment fee yang tidak dapat dinegosiasi. |
| Jaminan Restrukturisasi | Aset yang diserahkan sebagai agunan untuk angsuran dengan tenor lebih dari 6 bulan; dapat dicairkan apabila terjadi wanprestasi. |
| Wanprestasi Restrukturisasi | Kondisi di mana orang tua/wali gagal memenuhi kewajiban angsuran lebih dari 7 hari kalender dari tanggal jatuh tempo yang disepakati dalam perjanjian. |
| Laporan Realisasi Angsuran | Laporan bulanan yang mencatat realisasi penerimaan angsuran restrukturisasi, wajib dilampirkan bersama Aging Report dan diserahkan kepada Yayasan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. |
| Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang | Dokumen resmi yang disusun oleh KTU dan ditandatangani Kepala Sekolah, memuat identitas siswa, rincian invoice, usia piutang, dan alasan pendukung pengajuan write-off kepada PJ Yayasan Cabang. |
| Blacklist Internal | Daftar hitam internal Yayasan yang memuat identitas orang tua/wali yang piutangnya telah dihapusbukukan; digunakan sebagai instrumen skrining dalam proses penerimaan siswa baru yang memiliki hubungan keluarga dengan pihak terdaftar. |
| Pemulihan Piutang (Bad Debt Recovery) | Penerimaan kas dari piutang yang telah dihapusbukukan; wajib dicatat sebagai «Pendapatan Lain-Lain — Pemulihan Piutang» pada periode berjalan saat penerimaan terjadi. |
Baik piutang Uang Pangkal (UP) maupun Uang Sekolah (US) diselesaikan melalui empat tahap eskalasi yang sama, dengan tanggal jatuh tempo masing-masing tagihan sebagai patokan awal tahapan:
Pengingat Lunak → SP1 → SP2 → SP3
Bagi orang tua/wali yang merupakan guru atau karyawan YPII yang menyekolahkan anaknya di unit YPII, apabila ada tunggakan yang sudah melewati batas maka pembayaran diambilkan dari potongan gaji sesuai kesepakatan yang ditetapkan bersama bagian kepegawaian yayasan.
Syarat-syarat kelayakan penawaran restrukturisasi dan tindak lanjut untuk setiap kombinasi kondisi diatur dalam DEC-FIN-PIU-010: Kelayakan Penawaran Restrukturisasi Piutang Siswa.
Unit sekolah berwenang menawarkan dua skema penyelesaian:
Tingkat persetujuan dan dokumen kelengkapan yang diperlukan disesuaikan dengan tenor angsuran; ketentuannya diatur dalam DEC-FIN-PIU-014: Otorisasi Pejabat dan Dokumen Restrukturisasi Piutang.
Untuk tenor di atas 3 bulan, kesepakatan wajib diformalkan melalui Surat Perjanjian Pengakuan Utang dan Cara Pembayaran yang ditandatangani di atas materai.
Satu-satunya sanksi yang diperbolehkan terhadap wali murid yang menunggak adalah Denda Keterlambatan, yang mulai berlaku sejak diterbitkannya SP1 dan berlanjut pada SP2 serta SP3. Besaran denda per tahap diatur dalam: DEC-FIN-PIU-015: Besaran Denda — Pengingat Lunak, DEC-FIN-PIU-016: Besaran Denda — SP1, DEC-FIN-PIU-017: Besaran Denda — SP2, dan DEC-FIN-PIU-018: Besaran Denda — SP3.
Larangan: Tidak boleh ada sanksi lain selain denda keterlambatan. Dilarang secara eksplisit: penahanan rapor, penangguhan layanan administrasi (legalisir, surat keterangan), pembatasan mengikuti pelajaran atau ujian, skorsing, larangan masuk sekolah, atau penghalangan kenaikan kelas. Tunggakan orang tua/wali tidak boleh dijadikan alasan untuk membatasi hak pendidikan maupun hak administrasi siswa.
Penghapusan piutang hanya dapat diusulkan oleh Kepala Sekolah kepada Yayasan apabila memenuhi seluruh syarat yang ditetapkan dalam DEC-FIN-PIU-003: Kriteria Penghapusan Piutang (Write-Off).
Pra-syarat verifikasi dan daftar dokumen wajib yang harus dipenuhi sebelum pengajuan diatur secara lengkap dalam DEC-FIN-PIU-003: Kriteria Penghapusan Piutang (Write-Off). Tanpa pemenuhan seluruh syarat prosedural, usulan tidak dapat diproses.
Persetujuan akhir adalah otoritas tunggal Penanggung Jawab Yayasan Cabang. Kepala Sekolah berperan sebagai verifikator dan pengusul, bukan pemutus. Seluruh prosedur pengajuan mengacu pada SOP-FIN-PIU-004: Penghapusan Piutang Siswa (Write-Off).
Kepala Sekolah memiliki kewajiban untuk mengidentifikasi dan melimpahkan piutang yang memenuhi seluruh kriteria. Penundaan tanpa alasan dianggap sebagai kelalaian dalam menjaga kesehatan finansial unit.
Setiap unit sekolah wajib menyusun Laporan Umur Piutang (Aging Report) setiap bulan dan menyerahkannya kepada Bagian Keuangan Yayasan paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya.
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Staf Administrasi Yayasan Cabang (Keuangan UP/US) | Menyediakan data piutang akurat kepada unit sekolah, melakukan pemantauan bulanan, dan mengirimkan pengingat lunak tahap awal (khususnya untuk UP). |
| Koordinator Tata Usaha Unit | Menerbitkan SP1, membuat dan mendistribusikan surat tagihan/penagihan, memperbarui rekam jejak finansial siswa, dan menyusun Aging Report. |
| Kepala Sekolah | Menandatangani SP2 dan SP3; memimpin pertemuan langsung dengan orang tua/wali; menerbitkan surat tugas kunjungan rumah; dan mengusulkan penghapusan piutang ke Yayasan. |
| Tim Kunjungan (TU Unit + Petugas Yayasan Cabang) | Melaksanakan kunjungan rumah berdasarkan surat tugas yang ditandatangani Kepala Sekolah dan diketahui PJ Yayasan Cabang, melakukan investigasi kondisi ekonomi, dan menyusun Berita Acara Kunjungan Rumah. |
| Penanggung Jawab Yayasan Cabang | Menandatangani surat tugas kunjungan (mengetahui), co-sign SP3 bersama Kepala Sekolah, dan memegang otoritas tunggal persetujuan akhir penghapusan piutang (write-off). |
Penundaan proses eskalasi oleh kepala unit — misalnya tidak menerbitkan SP tepat waktu atau tidak mengusulkan write-off untuk piutang yang sudah memenuhi seluruh syarat — dianggap sebagai kelalaian dalam menjaga kesehatan finansial unit dan dapat menjadi dasar evaluasi kinerja manajerial.
Tanpa bukti lengkap tiga kali teguran formal (SP1, SP2, SP3), auditor internal maupun Pengurus Yayasan akan menolak setiap usulan penghapusan piutang, yang berisiko menyebabkan neraca keuangan unit tetap bloated dengan aset semu yang tidak lagi bernilai likuid.