| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-PIU-004 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag |
#SOP #Keuangan #Piutang #WriteOff #PenghapusanPiutang #BadDebt |
Menyediakan alur kerja formal yang akuntabel untuk mengusulkan, memverifikasi, menyetujui, dan mengeksekusi penghapusan piutang siswa (bad debt write-off) — guna mengeliminasi saldo piutang tidak tertagih dari neraca keuangan unit, menjaga akurasi laporan posisi keuangan, serta mengaktifkan mekanisme perlindungan pendapatan jangka panjang (blacklist internal).
- Pemicu (Start Event): Kepala Sekolah mengidentifikasi piutang siswa non-aktif yang potensial memenuhi syarat write-off berdasarkan Aging Report bulanan.
- Hasil Akhir (End Event — Disetujui): Piutang dihapus dari neraca aktif, blacklist diperbarui, dan rekaman sistem diarsipkan.
- Hasil Akhir (End Event — Ditolak): Berkas dikembalikan dengan catatan kekurangan; piutang tetap aktif dalam pemantauan.
- Berlaku Untuk: Seluruh unit sekolah YPII (TK, SD, SMP, SMA).
- Proses Induk: POL-FIN-PIU-001: Kebijakan Tata Kelola dan Eskalasi Penagihan Piutang Siswa
SOP ini hanya berlaku untuk piutang siswa yang berstatus Tidak Aktif (Lulus, Mutasi, Drop Out, atau Tanpa Kabar). Piutang siswa aktif tidak dapat diproses melalui SOP ini.
- Koordinator Tata Usaha (KTU) Unit: Mengidentifikasi kandidat write-off dari Aging Report, menyiapkan berkas pengajuan, dan membuat Berita Acara Usulan.
- Kepala Sekolah (KS): Melakukan verifikasi pra-syarat, menandatangani Berita Acara Usulan, dan menyampaikan berkas kepada PJ Yayasan Cabang.
- Penanggung Jawab Yayasan Cabang (PJ Yayasan): Memegang otoritas persetujuan atau penolakan final; memberikan instruksi eksekusi kepada unit.
- Staf Keuangan Yayasan / KTU: Mengeksekusi penghapusan piutang di sistem, memperbarui blacklist, dan mengarsipkan dokumentasi.
- Usulan penghapusan hanya dapat diajukan jika telah dievaluasi menggunakan DEC-FIN-PIU-003: Kriteria Penghapusan Piutang (Write-Off) dan hasilnya "Layak Diajukan".
- Seluruh tahapan eskalasi penagihan (SP1 → SP2 → Kunjungan Rumah → SP3) wajib telah dijalankan dan terdokumentasi.
- Seluruh upaya restrukturisasi atau perjanjian angsuran wajib telah dinyatakan wanprestasi (jika pernah dibuat).
- Setiap berkas pengajuan bersifat per siswa — tidak diperbolehkan penggabungan dalam satu berkas untuk lebih dari satu siswa.
1.0 [Start Event] Koordinator TU mengidentifikasi piutang siswa non-aktif dengan usia ≥ 3 tahun dari Aging Report bulanan.
(Panduan menyusun Aging Report: IK-FIN-PIU-004: Menyusun Laporan Umur Piutang)
➜ Lanjut ke Langkah 2.0
2.0 [Task] Kepala Sekolah melakukan verifikasi pra-syarat menggunakan DEC-FIN-PIU-003: Kriteria Penghapusan Piutang (Write-Off) — memeriksa syarat wajib, syarat tambahan, dan kelengkapan dokumen prosedural.
➜ Lanjut ke Langkah 3.0
3.0 [Exclusive Gateway] Apakah seluruh kriteria terpenuhi (syarat wajib + ≥1 syarat tambahan + dokumen lengkap)?
- 3.A (Layak): Lanjut ke Langkah 4.0
- 3.B (Belum Layak — Syarat Wajib Tidak Terpenuhi): ➜ End Event — Ditolak Sementara: Kepala Sekolah mencatat kekurangan dan teruskan pemantauan.
- 3.C (Belum Layak — Dokumen Tidak Lengkap): KTU melengkapi dokumen yang kurang. Kembali ke Langkah 2.0 setelah dokumen tersedia.
4.0 [Task] Koordinator TU mengumpulkan dan menyusun seluruh berkas pengajuan:
- Salinan fisik SP1, SP2, SP3.
- Berita Acara Kunjungan Rumah.
- Bukti wanprestasi angsuran atau dokumentasi penolakan orang tua/wali.
- Dokumen bukti syarat tambahan yang relevan (SKTM, log penelusuran, dll).
➜ Lanjut ke Langkah 5.0
5.0 [Task] Koordinator TU membuat Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang yang memuat: identitas siswa beserta status terakhir, rincian invoice (nomor, tanggal jatuh tempo, usia piutang), dan alasan pendukung yang merujuk pada syarat tambahan di DEC-FIN-PIU-003.
(Panduan teknis pembuatan BA lihat: IK-FIN-PIU-007: Membuat Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang)
➜ Lanjut ke Langkah 6.0
6.0 [Task] Kepala Sekolah menandatangani Berita Acara Usulan dan menyusun laporan tertulis rekomendasi penghapusan kepada PJ Yayasan Cabang beserta seluruh berkas pendukung.
➜ Lanjut ke Langkah 7.0
7.0 [Task] PJ Yayasan Cabang menerima dan mereview berkas pengajuan write-off — memverifikasi kelengkapan dokumen, ketepatan alasan, dan kesesuaian dengan DEC-FIN-PIU-003.
➜ Lanjut ke Langkah 8.0
8.0 [Exclusive Gateway] Apakah PJ Yayasan Cabang menyetujui usulan write-off?
- 8.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 9.0
- 8.B (Ditolak — Dokumen Kurang): PJ Yayasan Cabang mencatat kekurangan secara tertulis dan mengembalikan berkas kepada Kepala Sekolah. Kembali ke Langkah 4.0 setelah kekurangan dipenuhi.
- 8.C (Ditolak — Tidak Memenuhi Syarat): PJ Yayasan Cabang menerbitkan surat penolakan. ➜ [[End Event — Ditolak:]] Piutang tetap aktif dalam pemantauan Aging Report.
9.0 [Task] KTU atau Staf Keuangan Yayasan mengeksekusi penghapusan piutang di sistem keuangan dan melaksanakan seluruh tindakan pasca-penghapusan.
Tindakan yang dilakukan:
- Menghapus saldo piutang dari akun aktif neraca.
- Mencatat jurnal penghapusan pada periode berjalan.
- Memperbarui data blacklist internal — memasukkan identitas orang tua/wali ke daftar risiko kredit untuk skrining calon siswa baru.
- Mengarsipkan seluruh berkas pengajuan dalam map arsip permanen siswa.
➜ Lanjut ke Langkah 10.0
10.0 [Task] Koordinator TU memperbarui Aging Report unit — memindahkan piutang yang bersangkutan dari kolom aktif dan mencantumkannya sebagai "Telah Dihapusbukukan" beserta tanggal eksekusi.
➜ [[End Event — Write-Off Selesai:]] Piutang berhasil dihapusbukukan. Monitoring berlanjut untuk kemungkinan pemulihan di masa mendatang.
- 7.T1 [Boundary Timer]: Jika PJ Yayasan Cabang tidak memberikan keputusan dalam 14 hari kerja setelah berkas diterima, Kepala Sekolah mengirimkan pengingat tertulis. Jika tidak ada respons dalam 7 hari kerja berikutnya, kasus dieskalasinya ke Ketua Yayasan.
- 3.B.E1 [Data Migrasi Lama]: Jika piutang berasal dari era sebelum digitalisasi dan tidak ada dokumentasi SP sama sekali, PJ Yayasan Cabang dapat memberikan dispensasi dokumentasi setelah mendapat persetujuan Ketua Yayasan — sesuai syarat tambahan ke-5 di DEC-FIN-PIU-003.