| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-FIN-PIU-007 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Administrasi Tata Usaha Unit Sekolah |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Keuangan #Piutang #WriteOff #BeritaAcara #PenghapusanPiutang |
Memandu Koordinator Tata Usaha Unit dalam menyusun Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang — dokumen resmi yang berfungsi sebagai audit trail legal dan instrumen utama yang mendokumentasikan alasan, identitas, dan rincian tagihan untuk setiap pengajuan write-off yang akan disampaikan kepada PJ Yayasan Cabang.
- Pihak Pelaksana (Penyusunan): Koordinator Tata Usaha (KTU) Unit.
- Pihak Penandatangan: Kepala Sekolah.
- Data Input yang Wajib Tersedia:
- Rekap piutang dari Aging Report terbaru (nama siswa, nomor invoice, tanggal jatuh tempo, usia piutang, saldo terkini).
- Status aktivitas siswa saat ini dari buku induk siswa (lulus/mutasi/DO/tanpa kabar beserta tanggal resminya).
- Syarat tambahan yang akan dijadikan dasar pengajuan — beserta dokumen pendukungnya.
- Templat Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-008: Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang).
- Buka Aging Report terbaru dan identifikasi baris data siswa yang akan diajukan.
- Verifikasi saldo piutang terkini di sistem keuangan — pastikan angka sesuai dengan data terakhir yang telah diperbarui.
- Buka buku induk siswa atau sistem informasi sekolah, catat:
- Status terakhir siswa: Lulus / Mutasi / Mengundurkan Diri (Drop Out) / Tanpa Kabar.
- Tanggal resmi perubahan status tersebut.
- Tentukan syarat tambahan mana yang akan dijadikan dasar pengajuan (sesuai DEC-FIN-PIU-003 Pasal 2.2) dan siapkan dokumen buktinya:
- Syarat 1 (Tidak dapat dihubungi): Siapkan log upaya penelusuran (min. 3×).
- Syarat 2 (Ketidakmampuan ekonomi): Siapkan fotokopi SKTM atau dokumen bansos.
- Syarat 3 (Sisa < Rp 100.000): Cukup rekap tagihan saja.
- Syarat 4 (Sengketa/hukum): Siapkan bukti surat atau notulensi mediasi.
- Syarat 5 (Data migrasi lama): Siapkan catatan sumber data lama.
- Syarat 6 (Kondisi kahar): Siapkan dokumen resmi (surat kematian/surat dokter/BPBD).
- Buka templat Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang resmi (lihat: TPL-FIN-PIU-008) dan isi komponen wajib berikut:
Bagian 1 — Identitas Siswa:
- Nama lengkap siswa.
- Nomor Induk Siswa (jika ada) dan kelas/jenjang terakhir.
- Status terakhir siswa: [Lulus / Mutasi / Drop Out / Tanpa Kabar].
- Tanggal resmi perubahan status.
Bagian 2 — Rincian Tagihan (per Invoice):
Buat tabel untuk setiap invoice yang akan dihapusbukukan:
| No |
Nomor Invoice |
Keterangan Tagihan |
Tanggal Jatuh Tempo |
Usia Piutang (bulan/tahun) |
Saldo Piutang (Rp) |
| 1 |
[nomor] |
[US Bulan/Tahun atau UP Tahun] |
[tanggal] |
[durasi] |
[nominal] |
| 2 |
... |
... |
... |
... |
... |
| Total |
Rp [total] |
|
|
|
|
Bagian 3 — Alasan Pendukung:
- Nyatakan syarat tambahan yang terpenuhi dengan merujuk pada poin syarat di DEC-FIN-PIU-003 Pasal 2.2.
- Uraikan fakta pendukung secara singkat dan faktual. Hindari opini subjektif.
- Cantumkan referensi dokumen bukti yang dilampirkan (contoh: "Lampiran B: Log Penelusuran 3× (12/01/2026, 15/02/2026, 10/03/2026)").
Contoh kalimat alasan:
Berdasarkan hasil verifikasi, piutang ini diajukan untuk penghapusan dengan alasan:
Syarat Tambahan 1 (Tidak Dapat Dihubungi): Telah dilakukan 3× upaya penelusuran pada
12 Januari 2026, 15 Februari 2026, dan 10 Maret 2026 melalui telepon, WhatsApp, dan
kunjungan ke alamat yang tercatat. Nomor telepon tidak aktif dan alamat ditinggalkan
tanpa pemberitahuan. Bukti terlampir pada Lampiran B.
Bagian 4 — Pernyataan Kelengkapan Dokumen:
- Pernyataan checklist bahwa dokumen-dokumen berikut telah dilampirkan:
- ☐ Salinan SP1
- ☐ Salinan SP2
- ☐ Salinan SP3
- ☐ Berita Acara Kunjungan Rumah
- ☐ Bukti wanprestasi angsuran / penolakan perjanjian angsuran
- ☐ Dokumen bukti syarat tambahan (sebutkan)
Bagian 5 — Pengesahan:
- Nama dan tanda tangan Koordinator TU sebagai penyusun.
- Nama dan tanda tangan Kepala Sekolah sebagai verifikator dan pengusul.
- Tanggal penyusunan Berita Acara.
¶ C. Cetak, Tandatangani, dan Susun Berkas
- Cetak Berita Acara dalam 2 rangkap: satu untuk arsip unit, satu untuk dikirim ke PJ Yayasan Cabang.
- Serahkan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani.
- Susun berkas pengajuan dalam urutan berikut:
- Lembar 1: Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang (ditandatangani).
- Lampiran A: Rekap Aging Report terkini (data siswa yang bersangkutan).
- Lampiran B: Dokumen bukti syarat tambahan.
- Lampiran C: Salinan SP1, SP2, SP3.
- Lampiran D: Berita Acara Kunjungan Rumah.
- Lampiran E: Bukti wanprestasi atau penolakan angsuran (jika ada).
- Masukkan ke dalam map berkas berlabel: "USULAN WRITE-OFF — [NAMA SISWA] — [TANGGAL]".
-
Kendala: Nomor invoice tidak ditemukan di sistem karena piutang lama/migrasi.
- Solusi: Gunakan kode referensi dari buku kas manual atau laporan keuangan lama. Cantumkan keterangan "Data migrasi — nomor invoice berdasarkan rekap [sumber]" pada kolom nomor invoice. Hubungi Staf Keuangan Yayasan untuk verifikasi.
-
Kendala: Status siswa tidak berubah formal di sistem meski secara fisik sudah tidak aktif.
- Solusi: Koordinasikan dengan Kepala Sekolah untuk memperbarui status di buku induk siswa terlebih dahulu sebelum melanjutkan penyusunan BA. Berita Acara tidak boleh dibuat jika status di sistem masih "Aktif".
-
Kendala: Dokumen SP tidak ditemukan di arsip.
- Solusi: Laporkan kepada Kepala Sekolah. Rekonstruksi SP hanya dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan tertulis PJ Yayasan Cabang — jangan membuat dokumen SP baru tanpa otorisasi tersebut.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: