| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
DEC-FIN-PIU-003 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
2.0 |
| Sistem / Proses |
Proses Penghapusan Piutang (Write-Off) — Pendapatan |
| Kategori Tag |
#TabelKeputusan #Keuangan #Piutang #WriteOff #PenghapusanPiutang #BadDebt |
Matriks ini digunakan oleh Kepala Sekolah pada Langkah 2.0 dalam SOP-FIN-PIU-004: Penghapusan Piutang Siswa (Write-Off) untuk menentukan apakah piutang seorang siswa telah memenuhi syarat kumulatif pengajuan penghapusan. Tabel ini berfungsi sebagai checklist verifikasi yang memisahkan Syarat Wajib (harus dipenuhi seluruhnya) dari Syarat Tambahan (minimal satu harus terpenuhi), guna mencegah moral hazard dan distorsi neraca keuangan.
Penghapusan piutang hanya dapat dilakukan untuk siswa non-aktif (Lulus, Mutasi, Mengundurkan Diri/Drop Out, atau Tanpa Kabar). Piutang siswa yang masih aktif bersekolah tidak dapat diusulkan untuk penghapusan, terlepas dari lamanya usia piutang.
- Status Siswa: Siswa tercatat Tidak Aktif — Lulus, Mutasi, Mengundurkan Diri/Drop Out, atau Tanpa Kabar.
- Usia Piutang: Minimal 3 (tiga) tahun terhitung sejak tanggal jatuh tempo tagihan.
- Tidak Dapat Dihubungi: Keberadaan orang tua/wali tidak dapat dilacak meskipun telah dilakukan upaya penelusuran minimal 3 kali (pindah alamat tanpa pemberitahuan atau nomor telepon tidak aktif), dibuktikan dengan catatan upaya penelusuran.
- Ketidakmampuan Ekonomi Permanen: Hasil verifikasi lapangan menunjukkan kondisi ekonomi yang sangat rendah (penerima bansos/SKTM) sehingga pelunasan secara objektif tidak dimungkinkan, dibuktikan dengan dokumen pendukung.
- Sisa Piutang Tidak Material: Nominal sisa tagihan berada di bawah Rp 100.000,- (biaya administrasi penagihan melebihi potensi penerimaan).
- Penyelesaian Sengketa/Hukum: Penghapusan merupakan bagian dari negosiasi final atau mediasi untuk menghindari proses hukum yang lebih merugikan Yayasan.
- Pembersihan Data Lama: Data piutang dari migrasi sistem masa lalu yang dokumen pendukungnya tidak lengkap atau hilang, sehingga menghambat rekonsiliasi akuntansi.
- Kondisi Kahar: Kejadian luar biasa — kematian penanggung jawab utama, cacat tetap permanen, atau bencana alam — yang menghilangkan kemampuan bayar secara permanen, dibuktikan dengan dokumen resmi.
Sebelum pengajuan penghapusan, Kepala Sekolah wajib memastikan seluruh kondisi berikut telah terpenuhi:
- Kepatuhan Eskalasi: Seluruh tahapan eskalasi penagihan (SP1 hingga SP3) telah dijalankan sepenuhnya.
- Wanprestasi Restrukturisasi: Seluruh upaya restrukturisasi atau perjanjian angsuran telah dinyatakan wanprestasi (jika pernah dibuat).
- Sinkronisasi Data: Validasi data antara catatan keuangan unit dan status operasional siswa telah sinkron.
Selain syarat wajib dan tambahan, seluruh dokumen berikut wajib tersedia:
- Salinan fisik SP1, SP2, dan SP3 yang sah.
- Berita Acara Kunjungan Rumah yang ditandatangani tim petugas dan orang tua/wali.
- Bukti wanprestasi Surat Perjanjian Angsuran (jika pernah dibuat), atau dokumentasi tertulis penolakan orang tua/wali untuk membuat perjanjian angsuran.
- Berita Acara Usulan Penghapusan Piutang yang disusun sesuai IK-FIN-PIU-007.
- Layak Diajukan Write-Off: Kedua syarat wajib terpenuhi + minimal satu syarat tambahan terpenuhi + dokumen prosedural lengkap → usulan dapat diteruskan ke PJ Yayasan Cabang.
- Belum Layak — Syarat Wajib Tidak Terpenuhi: Usulan ditolak otomatis; tidak ada pengecualian.
- Belum Layak — Syarat Tambahan Tidak Terpenuhi: Usulan ditangguhkan; Kepala Sekolah mendokumentasikan kondisi dan menentukan kapan evaluasi ulang dilakukan.
- Belum Layak — Dokumen Tidak Lengkap: Usulan dikembalikan; Kepala Sekolah melengkapi dokumen yang kurang.
| Syarat Wajib |
Terpenuhi |
Tidak Terpenuhi |
Tindakan jika Tidak Terpenuhi |
| 1. Status siswa non-aktif |
Lanjut ke syarat wajib 2 |
Ditolak otomatis — tanpa pengecualian |
Teruskan proses eskalasi aktif via SOP-FIN-PIU-002; evaluasi ulang saat status berubah |
| 2. Usia piutang ≥ 3 tahun |
Lanjut ke evaluasi syarat tambahan |
Belum dapat diajukan — tunggu sampai syarat usia terpenuhi |
Pantau via Aging Report bulanan; catat tanggal jatuh tempo awal tagihan |
| No |
Syarat Tambahan |
Bukti Minimal yang Diperlukan |
Catatan |
| 1 |
Tidak dapat dihubungi |
Catatan log 3× upaya penelusuran (tanggal, metode, hasil) |
Coba semua saluran: telepon, WhatsApp, alamat, kontak darurat |
| 2 |
Ketidakmampuan ekonomi permanen |
Dokumen SKTM atau bukti penerima bansos aktif |
Bukan kesulitan sementara; harus kondisi permanen yang terverifikasi |
| 3 |
Sisa piutang < Rp 100.000 |
Rekap tagihan terkini dari sistem |
Cek saldo bersih setelah dikurangi pembayaran parsial |
| 4 |
Penyelesaian sengketa/hukum |
Bukti negosiasi atau surat mediasi |
Harus ada dokumentasi bahwa jalur hukum telah dipertimbangkan |
| 5 |
Pembersihan data lama |
Bukti piutang berasal dari migrasi sistem lama |
Tandai dengan kode migrate; verifikasi dengan Staf Keuangan Yayasan |
| 6 |
Kondisi kahar |
Dokumen resmi (surat kematian/dokter/BPBD) |
Wajib divalidasi oleh PJ Yayasan Cabang sebelum pengajuan |
- Tanpa Surat Perjanjian Angsuran: Syarat prosedural ke-3 terpenuhi apabila terdapat dokumentasi tertulis bahwa orang tua/wali diberi kesempatan membuat perjanjian angsuran namun menolak. Penolakan harus dicatat dalam Berita Acara.
- Dokumen SP Hilang/Tidak Terarsip: Rekonstruksi SP hanya dapat dilakukan dengan persetujuan tertulis dari PJ Yayasan Cabang dan Auditor Internal. Tanpa rekonstruksi yang sah, usulan tidak dapat diproses.
- Data Migrasi Sistem Lama (Syarat Tambahan 5): Jika sama sekali tidak ada dokumen SP karena berasal dari era sebelum digitalisasi, PJ Yayasan Cabang berwenang memberikan dispensasi dokumentasi dengan persetujuan Ketua Yayasan.