| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-FIN-PIU-003 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Administrasi Tata Usaha Unit Sekolah |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Keuangan #Piutang #BeritaAcara #Dokumentasi |
Memandu Tim Kunjungan dalam mengisi Berita Acara Kunjungan Rumah secara lengkap, akurat, dan sah secara hukum — sehingga dokumen ini dapat berfungsi sebagai audit trail yang kuat dan menjadi syarat formal dalam proses penghapusan piutang (write-off) di kemudian hari.
- Pihak Pelaksana: Tim Kunjungan — Koordinator Tata Usaha Unit dan Guru BK.
- Waktu Pengisian: Selama atau segera setelah kunjungan rumah dilaksanakan; tidak boleh diisi retroaktif lebih dari 1 hari kerja tanpa keterangan.
- Formulir: Gunakan formulir Berita Acara Kunjungan Rumah resmi yang berlaku di unit sekolah, yang sudah tertera logo sekolah dan nomor dokumen (lihat: TPL-FIN-PIU-006: Formulir Berita Acara Kunjungan Rumah).
- Isi Nomor Berita Acara sesuai sistem penomoran TU unit (contoh format: BA-KR/[KODE UNIT]/[BULAN]/[TAHUN]/[NOMOR URUT]).
- Isi Tanggal dan Waktu kunjungan (hari, tanggal, pukul mulai dan selesai).
- Isi Alamat yang Dikunjungi sesuai alamat aktual yang dikunjungi (bukan alamat di dokumen jika berbeda — catat perbedaan jika ada).
- Isi Nama Lengkap Siswa dan Kelas/Jenjang.
- Isi Total Tunggakan pada saat kunjungan dilakukan (nominal dan rincian bulan yang menunggak).
- Isi Nama Petugas Kunjungan (nama lengkap Koordinator TU Unit dan Guru BK).
- Tuliskan secara objektif dan deskriptif temuan kondisi fisik hunian (hindari penilaian subjektif; deskripsikan fakta yang diamati).
- Catat sumber pendapatan keluarga yang diinformasikan oleh orang tua/wali.
- Catat alasan keterlambatan pembayaran sebagaimana dinyatakan orang tua/wali secara langsung (gunakan kalimat langsung atau parafrase — jangan interpretasikan sendiri).
- Catat sikap dan respons orang tua/wali selama kunjungan: kooperatif, tidak kooperatif, emosional, menyatakan komitmen membayar, dll.
- Catat usulan atau permohonan dari orang tua/wali (misalnya: meminta keringanan, skema cicilan tertentu).
- Isi bagian Kesimpulan Tim Kunjungan berupa rekomendasi tindak lanjut: Skema Angsuran atau Sanksi Administratif (mengacu pada DEC-FIN-PIU-002).
¶ C. Penandatanganan Berita Acara
- Koordinator TU Unit dan Guru BK menandatangani Berita Acara sebagai petugas kunjungan.
- Minta orang tua/wali menandatangani Berita Acara sebagai konfirmasi bahwa kunjungan telah terjadi.
- Jika orang tua/wali menolak menandatangani: tandatangani saja oleh tim petugas, tambahkan keterangan tertulis "Orang tua/wali menolak menandatangani dokumen ini" di kolom tanda tangan orang tua/wali.
- Catat tanggal penandatanganan.
- Serahkan Berita Acara asli yang telah ditandatangani kepada Kepala Sekolah sebagai pelaporan hasil kunjungan.
- Buat fotokopi 1 lembar untuk diarsipkan di berkas siswa pada TU.
- Kepala Sekolah menyimpan Berita Acara asli sebagai bagian dari berkas dokumentasi eskalasi piutang siswa bersama SP1, SP2, dan SP3.
- Orang Tua/Wali Tidak Dapat Ditemui: Isi bagian "Hasil Investigasi" dengan keterangan "Orang tua/wali tidak ada di lokasi saat kunjungan dilaksanakan pada [tanggal, jam]." Tandatangani oleh kedua petugas kunjungan. Dokumen tetap berlaku secara hukum sebagai bukti upaya kunjungan.
- Formulir Tidak Tersedia di Lapangan: Lakukan wawancara dan catat seluruh temuan dalam format catatan bebas bertanda tangan di atas kertas berlogo sekolah. Pindahkan ke formulir resmi maksimal 1 hari kerja setelah kunjungan.
- Data yang Disampaikan Orang Tua/Wali Berbeda dengan Data Sekolah: Catat kedua versi data dalam Berita Acara dan tandai ketidakkonsistenan tersebut dengan keterangan "Perlu verifikasi lebih lanjut." Laporkan perbedaan ini kepada Kepala Sekolah.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: