| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | SOP-FIN-PIU-001 |
| Tanggal Efektif | 21 Maret 2026 |
| Versi | 2.0 |
| Pihak Pengesah | Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag | #SOP #Keuangan #Piutang #UangPangkal #EskalasiPiutang |
Memastikan seluruh tunggakan Uang Pangkal (UP) yang tidak dilunasi pada tanggal jatuh tempo ditangani melalui empat tahap eskalasi terstruktur yang sama dengan penagihan Uang Sekolah — Pengingat Lunak → SP1 → SP2 → SP3 — sehingga piutang terselesaikan melalui pelunasan, skema angsuran, atau tindak lanjut yang terdokumentasi secara hukum.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Uang Pangkal (UP) | Biaya satu kali saat pendaftaran awal siswa; jatuh tempo sesuai ketentuan SPMB tahun berjalan atau kesepakatan dengan orang tua siswa, standar sebelum 1 Januari tahun kalender berikutnya. |
| Jatuh Tempo UP (H) | Tanggal batas pembayaran UP yang ditetapkan sesuai ketentuan SPMB atau kesepakatan; standar wajib sebelum 1 Januari tahun kalender berikutnya. |
| Pengingat Lunak | Komunikasi informal via pesan WhatsApp kepada orang tua/wali yang mengingatkan kewajiban pelunasan UP tanpa nada formal; dikirimkan pada periode H-3 s.d. H+7 dari jatuh tempo. |
| SP1 | Surat Peringatan 1 — surat formal pertama yang diterbitkan oleh Koordinator TU Unit, 60 hari setelah periode H+7 berakhir tanpa pelunasan. |
| SP2 | Surat Peringatan 2 — surat formal yang diterbitkan oleh Kepala Sekolah, 60 hari setelah SP1 diterbitkan, disertai pemanggilan orang tua/wali untuk konsultasi tatap muka. |
| SP3 | Surat Peringatan 3 (Teguran Terakhir) — surat final yang ditandatangani Kepala Sekolah dan PJ Yayasan Cabang, 60 hari setelah SP2, disertai konsekuensi restrukturisasi atau sanksi. |
| Tim Kunjungan | TU Unit dan petugas Yayasan Cabang yang melaksanakan kunjungan rumah investigasi selama masa berlaku SP3. |
1.0 [Start Event] H-3 dari tanggal jatuh tempo UP: Staf Administrasi Yayasan Cabang (Keuangan UP) mendeteksi siswa dengan tunggakan UP yang belum lunas.
➜ Lanjut ke Langkah 2.0
2.0 [Task] Staf Administrasi Yayasan Cabang mengirimkan pengingat lunak via pesan WhatsApp kepada orang tua/wali siswa yang bersangkutan.
Pengingat dikirimkan pada periode H-3 s.d. H+7 dari tanggal jatuh tempo UP.
➜ Lanjut ke Langkah 3.0
3.0 [Exclusive Gateway] Apakah UP lunas sebelum atau pada H+7?
4.0 [Start Event] 60 hari berlalu sejak H+7 tanpa pelunasan.
Koordinator TU mengkonfirmasi data tunggakan terbaru kepada Staf Administrasi Yayasan Cabang.
➜ Lanjut ke Langkah 5.0
5.0 [Task] Koordinator Tata Usaha Unit menyusun SP1 berdasarkan data tunggakan yang telah dikonfirmasi.
SP1 ditandatangani oleh Koordinator TU Unit.
(Panduan teknis pembuatan SP lihat: IK-FIN-PIU-001: Membuat Surat Peringatan/Penagihan)
➜ Lanjut ke Langkah 6.0
6.0 [Task] Koordinator Tata Usaha Unit menyerahkan SP1 kepada orang tua/wali melalui siswa dalam amplop tertutup, dan mencatat tanggal penyerahan pada rekam jejak finansial siswa.
Masa berlaku SP1: 60 hari sejak tanggal penerbitan.
➜ Lanjut ke Langkah 7.0
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah UP lunas dalam masa berlaku SP1 (sebelum 60 hari dari penerbitan)?
8.0 [Start Event] 60 hari berlalu sejak penerbitan SP1 tanpa pelunasan.
Koordinator TU memeriksa kembali status pembayaran terkini sebelum melanjutkan.
➜ Lanjut ke Langkah 9.0
9.0 [Task] Koordinator Tata Usaha Unit menyiapkan draft SP2 — mencantumkan referensi SP1, total akumulasi tunggakan, dan jadwal pertemuan wajib tatap muka dengan Kepala Sekolah.
(Panduan teknis pembuatan SP lihat: IK-FIN-PIU-001: Membuat Surat Peringatan/Penagihan)
➜ Lanjut ke Langkah 10.0
10.0 [Task] Kepala Sekolah menandatangani SP2 dan menyerahkannya kepada orang tua/wali melalui siswa dalam amplop tertutup.
Masa berlaku SP2: 60 hari sejak tanggal penerbitan.
➜ Lanjut ke Langkah 11.0
11.0 [Task] Kepala Sekolah memimpin sesi konsultasi tatap muka (pertemuan wajib) dengan orang tua/wali untuk membahas penyelesaian tunggakan dan kondisi keluarga secara langsung.
➜ Lanjut ke Langkah 12.0
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah UP lunas dalam masa berlaku SP2 (sebelum 60 hari dari penerbitan SP2)?
13.0 [Start Event] 60 hari berlalu sejak penerbitan SP2 tanpa pelunasan.
Koordinator TU mengumpulkan rekam jejak eskalasi (SP1, SP2) sebagai lampiran SP3.
➜ Lanjut ke Langkah 14.0
14.0 [Task] Koordinator Tata Usaha Unit menyiapkan draft SP3 — mencantumkan referensi SP1 dan SP2, total akumulasi tunggakan, dan batas waktu respons akhir.
(Panduan teknis pembuatan SP lihat: IK-FIN-PIU-001: Membuat Surat Peringatan/Penagihan)
➜ Lanjut ke Langkah 15.0
15.0 [Task] Kepala Sekolah dan Penanggung Jawab Yayasan Cabang menandatangani SP3 secara bersamaan.
➜ Lanjut ke Langkah 16.0
16.0 [Task] Koordinator Tata Usaha Unit menyerahkan SP3 kepada orang tua/wali melalui siswa dalam amplop tertutup dan mencatat tanggal penyerahan.
Masa berlaku SP3: 60 hari sejak tanggal penerbitan.
➜ Lanjut ke Langkah 17.0
17.0 [Task] Selama masa berlaku SP3, Tim Kunjungan (TU Unit + Petugas Yayasan Cabang) melaksanakan kunjungan rumah untuk investigasi kondisi ekonomi berdasarkan Surat Tugas yang ditandatangani Kepala Sekolah dan diketahui PJ Yayasan Cabang.
(Panduan teknis kunjungan lihat: IK-FIN-PIU-002: Melakukan Kunjungan Rumah)
➜ Lanjut ke Langkah 18.0
18.0 [Task] Tim Kunjungan menyusun dan menandatangani Berita Acara Kunjungan Rumah di lokasi, mencakup temuan kondisi ekonomi dan itikad baik keluarga.
(Panduan teknis penyusunan lihat: IK-FIN-PIU-003: Membuat Berita Acara Kunjungan Rumah)
➜ Lanjut ke Langkah 19.0
19.0 [Task] Kepala Sekolah memanggil orang tua/wali untuk pertemuan penandatanganan perjanjian berdasarkan temuan kunjungan rumah.
➜ Lanjut ke Langkah 20.0
20.0 [Exclusive Gateway] Apakah orang tua/wali hadir dan menyepakati penyelesaian?
21.0 [Task] Kepala Sekolah dan orang tua/wali menandatangani Surat Perjanjian Angsuran atau Surat Pernyataan Utang bermaterai. Dokumen juga ditandatangani oleh PJ Yayasan Cabang sebagai saksi.
Durasi angsuran ditentukan sesuai SOP-FIN-PIU-003: Restrukturisasi dan Termin Penyelesaian Piutang dan DEC-FIN-PIU-004: Ketersediaan Tenor Restrukturisasi Piutang; pejabat penyetuju sesuai DEC-FIN-PIU-014: Otorisasi Pejabat dan Dokumen Restrukturisasi Piutang.
➜ [End Event — Perjanjian Disepakati] Koordinator TU mengarsipkan seluruh dokumen dan melanjutkan monitoring angsuran sesuai SOP-FIN-PIU-003.
22.0 [Task] Kepala Sekolah memberlakukan denda keterlambatan sesuai ketentuan POL-FIN-PIU-001 dan melaporkan status piutang kepada PJ Yayasan Cabang. Sanksi tidak boleh berupa pembatasan hak akademis siswa.
➞ Lanjut ke Langkah 23.0
23.0 [Exclusive Gateway] Apakah kasus memenuhi seluruh kriteria penghapusan buku menurut DEC-FIN-PIU-003?