| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-FIN-PIU-002 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Administrasi Tata Usaha Unit Sekolah — Investigasi Lapangan |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Keuangan #Piutang #KunjunganRumah #Investigasi |
Memandu Tim Kunjungan (Koordinator TU Unit dan Guru BK) dalam melaksanakan kunjungan rumah secara terstruktur dan profesional untuk memverifikasi kondisi ekonomi orang tua/wali, mendokumentasikan temuan secara akurat, dan memastikan bahwa tindak lanjut yang diambil didasarkan pada bukti empiris — bukan asumsi administratif.
- Pihak Pelaksana: Tim Kunjungan — Koordinator Tata Usaha Unit dan Guru BK (Bimbingan Konseling) Unit.
- Dokumen yang Wajib Tersedia Sebelum Kunjungan:
- Surat Tugas Kunjungan yang telah ditandatangani Kepala Sekolah dan diketahui PJ Yayasan Cabang.
- Ringkasan data piutang siswa (nama, kelas, total tunggakan, riwayat eskalasi: SP1, SP2, SP3).
- Formulir Berita Acara Kunjungan Rumah (kosong, siap diisi di lapangan).
- Informasi Lokasi: Alamat rumah orang tua/wali yang terdata di formulir pendaftaran siswa. Konfirmasi alamat terlebih dahulu jika memungkinkan.
- Sikap dan Etika Kunjungan:
- Kunjungan dilakukan pada jam yang wajar (08.00–17.00 WIB hari kerja).
- Berpakaian rapi dan menggunakan atribut resmi sekolah.
- Membawa kartu identitas dan Surat Tugas sebagai legitimasi kunjungan.
- Terima Surat Tugas Kunjungan yang telah ditandatangani dari Kepala Sekolah.
- Siapkan berkas kunjungan:
- Salinan Surat Tugas.
- Ringkasan riwayat piutang siswa (SP1, SP2, SP3, nominal tunggakan).
- Formulir Berita Acara Kunjungan Rumah (kosong).
- Alat tulis dan kamera/ponsel untuk dokumentasi foto (jika diperlukan).
- Koordinasikan jadwal kunjungan antara Koordinator TU dan Guru BK.
- Cek dan konfirmasi alamat orang tua/wali.
- Tiba di alamat dan perkenalkan diri kepada orang tua/wali dengan menunjukkan Surat Tugas dan kartu identitas resmi.
- Jelaskan tujuan kunjungan secara jujur dan profesional: bahwa kunjungan dilakukan untuk memahami kondisi keluarga dan mencari solusi penyelesaian tunggakan bersama-sama.
- Lakukan wawancara investigasi dengan memperhatikan hal-hal berikut:
- Kondisi hunian dan lingkungan sekitar (sebagai indikator kondisi ekonomi).
- Sumber pendapatan keluarga saat ini.
- Apakah ada perubahan kondisi ekonomi dibandingkan saat pendaftaran siswa.
- Apa hambatan konkret yang menyebabkan keterlambatan pembayaran.
- Apakah orang tua/wali memiliki itikad dan rencana untuk membayar.
- Catat seluruh informasi yang diperoleh secara objektif. Hindari membuat penilaian subjektif atau menjanjikan keputusan yang belum berwenang diambil.
- Jika orang tua/wali mengajukan skema angsuran, dengarkan dan catat usulan mereka — jangan sepakati di lapangan. Kesepakatan formal hanya dilakukan di sekolah oleh Kepala Sekolah.
- Minta orang tua/wali menandatangani Berita Acara Kunjungan Rumah sebagai tanda bahwa kunjungan telah dilakukan. Jika menolak menandatangani, catat penolakan tersebut dalam Berita Acara.
- Sampaikan bahwa hasil kunjungan akan dilaporkan kepada Kepala Sekolah dan menjadi dasar tindak lanjut penyelesaian piutang.
- Segera setelah kunjungan, Tim Kunjungan berdiskusi untuk menyepakati kesimpulan investigasi sebelum melapor ke Kepala Sekolah.
- Selesaikan pengisian Berita Acara Kunjungan Rumah secara lengkap dan akurat sebelum diserahkan. (Detail pengisian lihat: IK-FIN-PIU-003: Membuat Berita Acara Kunjungan Rumah)
- Sampaikan laporan hasil kunjungan dan Berita Acara yang telah ditandatangani kepada Kepala Sekolah.
- Kepala Sekolah menggunakan hasil laporan untuk menentukan tindak lanjut sesuai DEC-FIN-PIU-002: Tindak Lanjut Pasca Kunjungan Rumah.
- Orang Tua/Wali Tidak Ada di Rumah: Catat waktu kedatangan dan ketidakhadiran. Tinggalkan pemberitahuan tertulis (kartu/surat singkat) yang meminta orang tua/wali untuk menghubungi sekolah. Lakukan upaya kunjungan ulang maksimal 1 kali. Jika tetap tidak ada, dokumentasikan dalam Berita Acara sebagai "Orang Tua/Wali Tidak Dapat Ditemui" dan laporkan ke Kepala Sekolah.
- Orang Tua/Wali Menolak Dikunjungi atau Bersikap Kasar: Jangan memaksakan kunjungan. Akhiri kunjungan dengan sopan, dokumentasikan penolakan dalam Berita Acara, dan segera laporkan kepada Kepala Sekolah. Kasus ini diklasifikasikan sebagai "Tidak Kooperatif" dalam tindak lanjut DEC-FIN-PIU-002.
- Alamat Tidak Ditemukan / Pindah: Koordinasikan dengan TU untuk mencari alamat terbaru dari formulir registrasi, atau konfirmasi melalui nomor telepon yang terdaftar. Dokumentasikan upaya pencarian alamat.
- Orang Tua/Wali Menangis atau Emosional: Prioritaskan pendekatan humanis oleh Guru BK. Berikan waktu yang cukup sebelum melanjutkan wawancara.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: