| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-PIU-003 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag |
#SOP #Keuangan #Piutang #Restrukturisasi #TerminPenyelesaian #PerjanjianAngsuran |
Menyediakan mekanisme penyelesaian formal bagi piutang Uang Sekolah yang telah memasuki fase kritis dengan mengubah status "Piutang Macet" menjadi "Piutang dalam Restrukturisasi" melalui dua skema terstruktur: pelunasan sekaligus atau angsuran bertahap — sekaligus menjaga likuiditas operasional sekolah dan memberikan ruang napas bagi wali murid yang memiliki itikad baik.
- Pemicu (Start Event): Hasil evaluasi kunjungan rumah mengkategorikan wali murid sebagai "Mampu Sebagian", dengan piutang US yang telah melalui seluruh tahapan eskalasi (SP1, SP2, kunjungan rumah, SP3).
- Hasil Akhir (End Event — Sukses): Surat Perjanjian ditandatangani dan seluruh angsuran/pelunasan terpenuhi hingga lunas.
- Hasil Akhir (End Event — Wanprestasi): Status piutang dikembalikan ke "Piutang Macet Total" dengan eskalasi ke Yayasan.
- Berlaku Untuk: Seluruh unit sekolah YPII (TK, SD, SMP, SMA).
- Proses Induk: POL-FIN-PIU-001: Kebijakan Tata Kelola dan Eskalasi Penagihan Piutang Siswa
- Koordinator Tata Usaha (KTU) Unit: Membuat simulasi angsuran, menyiapkan draft perjanjian, mengarsipkan dokumentasi, dan melakukan flagging di sistem keuangan.
- Kepala Sekolah (KS): Memimpin negosiasi dengan orang tua/wali, menandatangani perjanjian (untuk tenor 4–6 bulan), memantau kepatuhan angsuran dan SPP berjalan.
- Penanggung Jawab Yayasan Cabang (PJ Yayasan): Menyetujui dan menandatangani perjanjian untuk tenor > 6 bulan, menerima laporan realisasi angsuran bulanan.
- Restrukturisasi hanya dapat ditawarkan jika ketiga syarat kumulatif berikut terpenuhi:
- Usia piutang Uang Sekolah minimal 10 bulan.
- Telah melalui seluruh tahapan eskalasi: SP1, SP2, kunjungan rumah, dan SP3.
- Wali murid dikategorikan "Mampu Sebagian" berdasarkan hasil verifikasi kunjungan rumah.
- Matriks penilaian kelayakan dan tindak lanjut untuk kondisi di luar ketiga syarat di atas mengacu pada DEC-FIN-PIU-010: Kelayakan Penawaran Restrukturisasi Piutang Siswa.
- Nominal angsuran yang ditetapkan bersifat tetap (fixed amount) setiap bulannya, disesuaikan dengan kapasitas bayar yang terverifikasi.
- Selama masa angsuran, wali murid wajib membayar SPP bulan berjalan secara penuh dan tepat waktu. Kegagalan membayar SPP berjalan dianggap sebagai kegagalan komitmen restrukturisasi.
- Seluruh angsuran wajib lunas sebelum masa studi siswa berakhir (sebelum kelulusan).
- Pelanggaran pembayaran dari batas waktu yang ditentukan dikenakan denda keterlambatan sesuai ketentuan yang berlaku. Sanksi tidak menyentuh hak akademis siswa.
1.0 [Start Event] Kepala Sekolah menerima Berita Acara Kunjungan Rumah dari Tim Kunjungan, dengan hasil evaluasi kondisi ekonomi wali murid: "Mampu Sebagian".
Konfirmasi bahwa piutang US telah memenuhi seluruh prasyarat (poin 4.1).
➜ Lanjut ke Langkah 2.0
2.0 [Task] Koordinator TU membuat simulasi perhitungan kedua skema penyelesaian berdasarkan data total tunggakan dan kapasitas bayar wali murid.
(Panduan teknis simulasi lihat: IK-FIN-PIU-005: Membuat Simulasi Angsuran Restrukturisasi)
➜ Lanjut ke Langkah 3.0
3.0 [Task] Kepala Sekolah memanggil orang tua/wali untuk pertemuan negosiasi dan mempresentasikan dua opsi:
- Opsi A — Pelunasan Sekaligus (Lump Sum): Seluruh pokok tunggakan dilunasi dalam satu transaksi; denda keterlambatan dihapus 100%; batas waktu 3 hari kerja.
- Opsi B — Angsuran Bertahap: DP minimal 20%; tenor maksimal sesuai nominal piutang; angsuran tetap setiap bulan.
➜ Lanjut ke Langkah 4.0
4.0 [Exclusive Gateway] Skema apa yang dipilih orang tua/wali?
5.0 [Task] Kepala Sekolah menetapkan penghapusan denda 100% secara tertulis dan meminta orang tua/wali menandatangani kesepakatan pelunasan sekaligus.
Batas waktu pelunasan: 3 hari kerja sejak penandatanganan.
➜ Lanjut ke Langkah 5.1
5.1 [Exclusive Gateway] Apakah pembayaran diterima dalam 3 hari kerja?
- 5.1.A (Diterima): Koordinator TU mencatat pelunasan dan mengarsipkan dokumen.
➜ End Event — Lunas Sekaligus: Lanjut ke Langkah 12.0
- 5.1.B (Tidak Diterima): Kesepakatan lump sum dianggap batal; Kepala Sekolah menawarkan kembali skema angsuran.
➜ Lanjut ke Langkah 6.0
6.0 [Task] Koordinator TU menentukan tenor angsuran berdasarkan total piutang:
7.0 [Exclusive Gateway] Siapa pejabat penyetuju berdasarkan DEC-FIN-PIU-014: Otorisasi Pejabat dan Dokumen Restrukturisasi Piutang?
- 7.A (Tenor 1–3 bulan → Kepala Tata Usaha): Lanjut ke Langkah 8.0
- 7.B (Tenor 4–6 bulan → Kepala Sekolah): Lanjut ke Langkah 8.0
- 7.C (Tenor > 6 bulan → PJ Yayasan Cabang): Kepala Sekolah menyusun rekomendasi tertulis kepada PJ Yayasan Cabang beserta bukti jaminan. Lanjut ke Langkah 8.0 setelah persetujuan diterima.
8.0 [Task] Koordinator TU menyiapkan draft Surat Perjanjian Pengakuan Utang dan Cara Pembayaran, mencakup:
- Identitas siswa dan orang tua/wali.
- Rincian total tunggakan dan rincian bulan yang menunggak.
- Skema angsuran: jumlah DP, nominal angsuran bulanan (fixed), tenor, dan tanggal jatuh tempo tiap angsuran.
- Kewajiban membayar SPP berjalan.
- Ketentuan wanprestasi dan sanksinya.
- Data jaminan (jika tenor > 6 bulan).
(Panduan teknis pembuatan perjanjian lihat: IK-FIN-PIU-006: Membuat Surat Perjanjian Angsuran Restrukturisasi)
➜ Lanjut ke Langkah 9.0
9.0 [Task] Penandatanganan Surat Perjanjian di atas materai oleh semua pihak yang diwajibkan sesuai tenor:
- Tenor 1–3 bulan: Orang tua/wali + KTU.
- Tenor 4–6 bulan: Orang tua/wali + Kepala Sekolah.
- Tenor > 6 bulan: Orang tua/wali + Kepala Sekolah + PJ Yayasan Cabang.
Orang tua/wali menyetor DP minimal 20% dari total tunggakan saat penandatanganan.
➜ Lanjut ke Langkah 10.0
10.0 [Service Task] Koordinator TU melakukan flagging piutang di sistem keuangan dan mengarsipkan seluruh dokumen perjanjian.
(Otomasi flagging dan laporan lihat: AUT-FIN-PIU-002: Flagging dan Laporan Restrukturisasi Piutang)
➜ Lanjut ke Langkah 11.0
11.0 [Exclusive Gateway — Monitoring Bulanan] Apakah orang tua/wali membayar angsuran dan SPP berjalan tepat waktu (toleransi 7 hari kalender dari tanggal jatuh tempo)?
- 11.A (Patuh): Monitoring berlanjut pada bulan berikutnya.
- 11.B (Wanprestasi — terlambat > 7 hari): Lanjut ke Langkah 13.0
12.0 [End Event — Selesai Lunas] Koordinator TU mencatat pelunasan penuh pada sistem, memperbarui Aging Report, dan menyerahkan dokumen arsip lengkap kepada Kepala Sekolah. Status piutang diubah dari "Piutang dalam Restrukturisasi" menjadi "Lunas".
Proses restrukturisasi selesai.
13.0 [Task — Wanprestasi] Kepala Sekolah memberlakukan konsekuensi wanprestasi sesuai klausul dalam perjanjian:
- Pencairan jaminan (jika ada) untuk memulihkan piutang.
- Penerapan denda keterlambatan sesuai ketentuan yang berlaku. Sanksi tidak menyentuh hak akademis siswa.
➜ Lanjut ke Langkah 14.0
14.0 [Exclusive Gateway] Apakah jaminan tersedia?
- 14.A (Ada Jaminan): Kepala Sekolah memproses pencairan jaminan untuk menutupi sisa piutang. Koordinator TU memperbarui status piutang dan laporan.
➜ [[End Event — Diselesaikan via Jaminan]]
- 14.B (Tidak Ada Jaminan): Lanjut ke Langkah 15.0
15.0 [Task] Kepala Sekolah melaporkan wanprestasi kepada PJ Yayasan Cabang; status piutang dikembalikan menjadi "Piutang Macet Total". Kasus dieskalasi ke Yayasan untuk evaluasi blacklist atau write-off sesuai DEC-FIN-PIU-003: Kriteria Penghapusan Piutang.
➜ [[End Event — Wanprestasi / Eskalasi Yayasan]]
- 11.T1 [Boundary Timer]: Jika orang tua/wali belum membayar pada hari ke-8 setelah jatuh tempo (toleransi habis), KTU segera menginformasikan kepada Kepala Sekolah untuk mengeksekusi Langkah 13.0.
- 9.E1 [Boundary Error]: Jika orang tua/wali menolak menandatangani perjanjian setelah menyepakati tenor, Kepala Sekolah mencatat ketidakkooperatifan dan langsung menerapkan sanksi administratif seperti pada Langkah 13.0.