| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-FIN-PIU-001 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Administrasi Tata Usaha Unit Sekolah |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Keuangan #Piutang #SuratPeringatan #TataUsaha |
Memandu Koordinator Tata Usaha Unit dalam menyusun dan mendistribusikan Surat Penagihan (untuk tunggakan Uang Pangkal), Surat Peringatan 1 (SP1), Surat Peringatan 2 (SP2), Surat Peringatan 3 (SP3), dan Surat Panggilan Orang Tua sebagai bagian dari proses eskalasi penagihan piutang yang terdokumentasi secara resmi.
- Pihak Pelaksana (Pembuatan): Koordinator Tata Usaha Unit.
- Pihak Penandatangan:
- SP1 & Surat Penagihan UP: Koordinator Tata Usaha Unit.
- SP2, Surat Panggilan, Surat Penagihan UP Tahap 2: Kepala Sekolah.
- SP3: Kepala Sekolah dan Penanggung Jawab Yayasan Cabang (co-sign).
- Data Input yang Wajib Tersedia:
- Data rekap tunggakan siswa (nama, kelas, jumlah tunggakan, rincian bulan yang menunggak) dari Staf Administrasi Yayasan Cabang Bidang Keuangan.
- Tanggal penerbitan surat sebelumnya (untuk menentukan masa berlaku dan jadwal eskalasi).
- Templat surat resmi yang berlaku di unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-001, TPL-FIN-PIU-002, TPL-FIN-PIU-003, TPL-FIN-PIU-004, TPL-FIN-PIU-005).
- Terima data rekap tunggakan UP dari Staf Administrasi Yayasan Cabang.
- Buka templat Surat Penagihan UP resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-001).
- Isi data berikut pada templat:
- Nama lengkap siswa dan kelas.
- Jumlah total tunggakan UP yang belum dilunasi.
- Batas waktu pelunasan yang tertera dalam surat: Maret tahun berjalan.
- Nomor surat (sesuai sistem penomoran TU unit).
- Cetak surat, serahkan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani.
- Masukkan surat ke dalam amplop tertutup (tidak transparan), cantumkan nama siswa di luar amplop.
- Serahkan amplop kepada siswa untuk diberikan kepada orang tua/wali.
- Catat tanggal penyerahan dan nama siswa pada buku arsip peringatan TU.
- Pastikan masa 60 hari dari H+7 (tanggal 17) telah berlalu tanpa pelunasan.
- Terima konfirmasi data tunggakan terbaru dari Staf Administrasi Yayasan Cabang.
- Buka templat SP1 resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-002).
- Isi data berikut pada templat:
- Nama lengkap siswa dan kelas.
- Rincian bulan-bulan yang menunggak beserta total nominal.
- Tanggal penerbitan SP1.
- Nomor dokumen SP1 (contoh format: SP1/[KODE UNIT]/[BULAN]/[TAHUN]/[NOMOR URUT]).
- Koordinator TU menandatangani SP1.
- Masukkan SP1 ke dalam amplop tertutup, cantumkan nama siswa.
- Serahkan kepada siswa untuk diberikan kepada orang tua/wali.
- Catat pada buku arsip: tanggal penerbitan SP1, nama siswa, tanggal penyerahan, dan catatan bahwa masa berlaku SP1 adalah 60 hari.
- Pastikan 60 hari telah berlalu sejak penerbitan SP1 tanpa pelunasan.
- Buka templat SP2 resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-003).
- Isi data berikut pada templat:
- Nama, kelas, dan total akumulasi tunggakan terbaru.
- Referensi SP1 (nomor dan tanggal penerbitan).
- Tanggal penerbitan SP2.
- Jadwal pertemuan tatap muka wajib dengan Kepala Sekolah (cantumkan tanggal dan jam).
- Nomor dokumen SP2.
- Serahkan draft SP2 kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani.
- Masukkan SP2 ke dalam amplop tertutup, serahkan kepada siswa.
- Catat pada buku arsip: tanggal penerbitan SP2, nama siswa, tanggal penyerahan.
- Pastikan 60 hari telah berlalu sejak penerbitan SP2 tanpa pelunasan.
- Buka templat SP3 resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-004).
- Isi data berikut pada templat:
- Nama, kelas, dan total akumulasi tunggakan.
- Referensi SP1, SP2, dan Berita Acara Kunjungan Rumah (nomor dan tanggal).
- Tanggal penerbitan SP3.
- Konsekuensi yang akan diberlakukan: denda keterlambatan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Jadwal pertemuan penandatanganan Surat Perjanjian Angsuran (jika berlaku).
- Nomor dokumen SP3.
- Serahkan draft SP3 kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani, kemudian teruskan kepada PJ Yayasan Cabang untuk co-sign.
- Masukkan SP3 ke dalam amplop tertutup, serahkan kepada siswa.
- Catat pada buku arsip: tanggal penerbitan SP3, nama siswa, tanggal penyerahan.
- Buka templat Surat Panggilan resmi unit sekolah (lihat: TPL-FIN-PIU-005).
- Isi data: nama siswa, kelas, alasan panggilan (tunggakan dan nominal), tanggal dan jam pertemuan yang diminta, ruangan/lokasi pertemuan.
- Serahkan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani.
- Masukkan ke amplop tertutup, serahkan kepada siswa.
- Catat pada buku arsip: tanggal panggilan, nama, dan jadwal pertemuan.
- Sistematika Nomor Surat Tidak Konsisten: Koordinasikan dengan Koordinator TU senior atau Kepala Sekolah untuk menetapkan format penomoran yang baku dan konsisten di seluruh surat eskalasi piutang.
- Kepala Sekolah / PJ Yayasan Cabang Tidak Tersedia untuk Tanda Tangan: Catat waktu pengajuan ke penandatangan. Jangan distribusikan surat sebelum ditandatangani pihak yang berwenang. Penundaan diperbolehkan selama tidak melewati 5 hari kerja dari tanggal jadwal penerbitan; jika lebih, laporkan ke PJ Yayasan Cabang.
- Data Tunggakan dari Staf Yayasan Tidak Lengkap: Jangan terbitkan surat berdasarkan data yang tidak lengkap. Hubungi Staf Administrasi Yayasan Cabang untuk konfirmasi data terlebih dahulu.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: