Dokumen referensi ini menjadi peta tunggal yang menjelaskan keseluruhan alur Sprint 2 Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) Cabang Bandung untuk Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Dokumen ini memetakan transisi status pendaftar dari pembayaran formulir hingga status Resmi Jadi Murid, menyusun daftar proses Sprint 2 beserta penanggung jawab utama (Accountable), menjelaskan peran tiap sistem yang terintegrasi, serta mencatat open items kesiapan. Dokumen ini digunakan sebagai acuan baku oleh seluruh aktor Sprint 2 saat mengeksekusi proses di Odoo, Sistem SPMB Online Yayasan, dan Sistem Pintu Kelas.
Dokumen ini berlaku untuk seluruh proses Sprint 2 SPMB YPII Cabang Bandung TA 2027/2028, yang mencakup fase F4-b sampai dengan F8 ditambah Closing Tahun Ajaran. Dokumen ini bersifat referensi pemetaan, bukan SOP eksekusi langkah-demi-langkah. Detail prosedur tiap proses tersedia pada dokumen SOP masing-masing yang ditautkan pada bagian Daftar Proses Sprint 2.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Sprint 1 | Fase SPMB dari Pre-Setup hingga F4-a (penawaran formulir dan hand-off ke Sistem SPMB Online Yayasan) |
| Sprint 2 | Fase SPMB dari F4-b (pembayaran formulir) hingga F8 (aktivasi Pintu Kelas dan pembayaran DP Uang Pangkal), ditambah Closing Tahun Ajaran |
| Sprint 3 | Fase monitoring sisa Uang Pangkal dan seluruh Uang Sekolah, di luar lingkup dokumen ini |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah (SPP) |
| DP | Down Payment (pembayaran awal) |
| VA | Virtual Account |
| PG | Payment Gateway |
| TU | Tata Usaha |
| NIS | Nomor Induk Siswa |
| PIC | Person In Charge |
| SLA | Service Level Agreement (batas waktu layanan) |
| TA | Tahun Ajaran |
| Accountable | Penanggung jawab akhir hasil sebuah proses (huruf A pada RACI) |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin Tata Usaha (TU) | Eksekutor utama Sprint 2: approve bukti pembayaran formulir, cek tunggakan, input hasil seleksi, input data dan keuangan ke Odoo, upload ke Pintu Kelas, broadcast aktivasi |
| PIC SPMB per unit | Accountable di hampir seluruh proses Sprint 2 (F4-b, F5, F7, F8, CR-1, CR-2) |
| Keuangan Yayasan | Responsible rekonsiliasi pembayaran formulir (REK-1) dan penagihan ulang Payment Failed (PF-1) |
| Finance Yayasan | Accountable data keuangan siswa (F6-B) dan owner harga formulir |
| Admin Yayasan | Accountable data master siswa (F6-A) dan Nomor Induk Siswa (F6-C) |
| Kepsek Unit | Consulted hasil seleksi eksternal (F5-b-2), owner berkas fisik dan hasil seleksi |
| Tim Yayasan | Memproses dan meneruskan dokumen Jalur Negosiasi UP/US |
| Ketua Yayasan Cabang | Accountable dan satu-satunya pemberi persetujuan keringanan UP/US (NEG-1) |
| Sistem Odoo | Sumber data leads, pipeline, data keuangan, dan trigger API |
| Sistem SPMB Online Yayasan | Portal pembayaran formulir, pengisian data orang tua, notifikasi otomatis |
| Sistem Pintu Kelas | Assign VA otomatis, tagihan, dan proses pembayaran UP |
Sprint 1 mencakup fase Pre-Setup hingga F4-a (sesuai Revisi 7). Sprint 1 BERHENTI di F4-a, tepatnya pada F4-3 saat status leads berubah menjadi Calon Pendaftar dengan flag Hand-off ke Sistem SPMB Online Yayasan. Pada titik ini Odoo berhenti sebagai penggerak utama dan proses berpindah ke Sistem SPMB Online Yayasan.
Sprint 2 MULAI di F4-b, yaitu saat orang tua login ke Sistem SPMB Online Yayasan dan berada di halaman pembayaran formulir. Sprint 2 mencakup F4-b hingga F8 ditambah Closing Tahun Ajaran. Garis akhir Sprint 2 adalah pembayaran DP Uang Pangkal minimal 50% yang terkonfirmasi di Sistem Pintu Kelas, yang menetapkan status Resmi Jadi Murid. Sisa Uang Pangkal dan seluruh Uang Sekolah masuk ke Sprint 3 (monitoring), di luar lingkup Sprint 2.
Tabel berikut menyusun transisi status pendaftar Sprint 2 secara berurutan dari awal hingga garis akhir.
| Urutan | Status | Pemicu Transisi | Sistem Penentu |
|---|---|---|---|
| 1 | Calon Pendaftar | Status awal Sprint 2 hasil hand-off dari Sprint 1; orang tua berada di halaman pembayaran formulir | Sistem SPMB Online Yayasan |
| 2 | Calon Siswa | Pembayaran formulir terkonfirmasi dan di-approve TU (F4-b) | Sistem SPMB Online Yayasan |
| 3 | LULUS | Lolos seleksi internal gate tunggakan (F5-b-1) atau seleksi eksternal tes terjadwal (F5-b-2) | Odoo dan Sistem SPMB Online Yayasan |
| 4 | Data, Keuangan, dan NIS aktif | Input Data Master Siswa (F6-A), setup Financial Account UP/US (F6-B), generate dan release NIS (F6-C) | Odoo dan Sistem Yayasan |
| 5 | VA dan Tagihan aktif | Upload data ke Pintu Kelas dan assign VA otomatis (F7) | Sistem Pintu Kelas |
| 6 | Resmi Jadi Murid | DP Uang Pangkal minimal 50% terkonfirmasi di Pintu Kelas (F8) — garis akhir Sprint 2 | Sistem Pintu Kelas |
Selain alur utama di atas, terdapat status cabang yang muncul pada kondisi tertentu.
| Status Cabang | Kondisi Pemicu | Proses Terkait |
|---|---|---|
| Pending Decision | Orang tua menyatakan butuh waktu memutuskan pasca pengumuman hasil seleksi (F5-b); bukan menolak, bukan siap lanjut | PD-1 |
| Waiting List | Calon siswa dinyatakan LULUS tetapi kuota kelas sudah 100% penuh | WL-1 |
| Batal Daftar | Orang tua menyatakan tidak melanjutkan setelah LULUS sebelum ada pembayaran (CR-1), atau tidak membayar DP UP di Pintu Kelas hingga batas waktu (CR-2) | CR-1, CR-2 |
| Tidak Diterima | Calon siswa TIDAK LULUS seleksi eksternal (F5-b-2), atau waiting list penuh hingga kapasitas (WL-1) | F5-b-2, WL-1 |
| Tarik Berkas | Orang tua menolak keputusan keringanan Ketua Yayasan Cabang pada Jalur Negosiasi | NEG-1 |
Status cabang Pending Decision, Waiting List, dan seluruh status arsip Sprint 2 bersifat dalam TA yang sama dengan batas cut-off (Pre-1 item 6). Setelah cut-off, data menjadi arsip permanen dan TIDAK ada reaktivasi lintas Tahun Ajaran.
Tabel berikut adalah daftar ringkas seluruh proses Sprint 2 beserta PIC Utama (Accountable) sesuai Flow Table sumber. Setiap proses ditautkan ke dokumen SOP masing-masing.
| Kode | Nama Proses | PIC Utama (Accountable) | Dokumen SOP |
|---|---|---|---|
| F4-b | Pembayaran formulir — struktur berjenjang | PIC SPMB per unit | F4-b |
| REK-1 | Rekonsiliasi keuangan — verifikasi uang masuk | Keuangan Yayasan (Responsible) | REK-1 |
| PF-1 | Penanganan Payment Failed formulir | Keuangan Yayasan (Responsible) | PF-1 |
| F5-a-1 | Cek tunggakan siswa internal | PIC SPMB per unit | F5-a-1 |
| F5-a-2 | Pengumpulan berkas dan penjadwalan seleksi | PIC SPMB per unit | F5-a-2 |
| F5-b-1 | Seleksi internal — gate tunggakan | PIC SPMB per unit | F5-b-1 |
| F5-b-2 | Seleksi eksternal — tes terjadwal | PIC SPMB per unit | F5-b-2 |
| WL-1 | Penanganan Waiting List | PIC SPMB per unit | WL-1 |
| NEG-1 | Jalur Negosiasi keringanan UP/US | Ketua Yayasan Cabang | NEG-1 |
| F6-A | Input Data Master Siswa | Admin Yayasan | F6-A |
| F6-B | Setup Financial Account UP/US | Finance Yayasan | F6-B |
| F6-C | Generate dan release Nomor Induk Siswa | Admin Yayasan | F6-C |
| F7 | Upload ke Pintu Kelas dan assign Virtual Account | PIC SPMB per unit | F7 |
| F8 | Aktivasi Pintu Kelas dan pembayaran DP Uang Pangkal | PIC SPMB per unit | F8 |
| CR-1 | Cancel Registration — pasca lulus sebelum bayar | PIC SPMB per unit | CR-1 |
| CR-2 | Cancel Registration — tidak bayar DP UP | PIC SPMB per unit | CR-2 |
| CTA-1 | Closing Tahun Ajaran SPMB | Cantum (panduan teknis) | CTA-1 |
Proses REK-1 dan PF-1 tidak memiliki Accountable pada Flow Table sumber; keduanya dipimpin oleh Keuangan Yayasan sebagai Responsible. REK-1 berjalan paralel dan independen dari proses TU, hanya untuk verifikasi finansial back-end dan TIDAK mengubah status pendaftar.
Sprint 2 melibatkan empat sistem dengan peran yang berbeda dan tidak boleh dipertukarkan.
Odoo adalah sumber data leads, pipeline status, data master siswa, dan data keuangan UP/US. Pada Sprint 2, Odoo menyimpan record pembayaran, data tunggakan siswa internal (akses baca terbatas untuk TU), nominal UP/US, dan Data Master Siswa hasil upload dari Sistem SPMB Online Yayasan. Odoo juga menyimpan log interaksi dan attachment bukti percakapan.
Sistem SPMB Online Yayasan adalah portal yang dikelola Tim Yayasan tempat orang tua login, membayar formulir, dan mengisi data pendaftaran. Sistem ini menyimpan bukti transfer (Skema B.2), foto kuitansi tunai (Skema B.1a dan B.1b), serta mengirim email aktivasi dan notifikasi hasil seleksi otomatis ke orang tua. Data siswa yang diisi orang tua di sistem ini menjadi sumber data yang diupload ke Pintu Kelas — bukan diketik ulang oleh TU.
Sistem Pintu Kelas adalah aplikasi tujuan akhir tempat siswa resmi terdaftar. Sistem ini meng-assign Virtual Account unik otomatis per siswa per jenjang (permanen selama di jenjang yang sama), menampilkan tagihan UP/US, dan memproses pembayaran DP Uang Pangkal. Konfirmasi pembayaran DP UP minimal 50% di Pintu Kelas adalah penentu status Resmi Jadi Murid. Sistem Pintu Kelas juga menangani reminder sisa pembayaran (Sprint 3), bukan TU.
Payment Gateway adalah kanal pembayaran elektronik untuk pembayaran formulir Skema A. Pada periode Juli–Desember 2026 Payment Gateway BELUM AKTIF, sehingga jalur utama yang dipublikasikan adalah Skema B.2 (transfer manual). Payment Gateway ditargetkan AKTIF pada Januari 2027, yang mengaktifkan Skema A sebagai jalur utama dengan konfirmasi pembayaran otomatis. Keputusan penundaan ini murni karena waktu setup dokumen dan integrasi API, bukan karena biaya atau regulasi.
Berikut open items penting yang masih terbuka dan relevan dengan kesiapan Sprint 2.
| Kode | Item | Status | Catatan Kesiapan |
|---|---|---|---|
| Open Item 1 | Payment Gateway — vendor dan timeline integrasi | Belum diputuskan | Konfirmasi vendor final (Midtrans vs Xendit, komparasi biaya hampir identik) dan timeline integrasi ke Sistem SPMB Online Yayasan. Target selesai sebelum Januari 2027. Keputusan vendor sebaiknya berdasar kemudahan integrasi, bukan biaya. |
| Open Item 8 | Upload data siswa dari SPMB Online ke Pintu Kelas | Perlu konfirmasi teknis | Mekanisme teknis upload data siswa (diisi orang tua di SPMB Online) ke Pintu Kelas. TU yang melakukan upload, bukan input manual. Perlu konfirmasi ke tim Pintu Kelas: format export, frekuensi, dan validasi data sebelum upload. |
| BL-1 | Job Desk per Role Odoo — definisi akses sistem | Belum dibahas | Belum ada definisi formal akses sistem per role Odoo (Admin TU, PIC SPMB, Tim SPMB, Kepsek, Finance, Tim Yayasan, Admin Yayasan, Yayasan Cabang). Relevan untuk approval Kepsek F6-A, akses baca tunggakan TU (F5-a-1), dan akses baca UP/US TU (F6). Idealnya selesai sebelum run-through 30 Juni 2026. |
Open Item 2, 3, 4, dan 5 (akses baca UP/US TU, akses baca tunggakan TU, data tunggakan tersedia di Odoo, dan persentase DP Uang Pangkal) berstatus RESOLVED. DP Uang Pangkal ditetapkan minimal 50% dari total UP.