Standar Operasional Prosedur ini menetapkan tata cara setup Financial Account siswa di Odoo — yaitu input nominal Uang Pangkal (UP) dan Uang Sekolah/SPP (US) beserta jadwal cicilan — dalam proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Nominal UP/US yang diinput WAJIB sesuai dengan Form Pernyataan Pembayaran fisik yang ditandatangani orang tua, dan TIDAK BOLEH diinput berdasarkan asumsi atau ingatan. Financial Account yang dihasilkan menjadi dasar tagihan UP/US yang nantinya dihubungkan ke sistem Pintu Kelas pada F7.
Prosedur ini berlaku untuk seluruh calon siswa yang Data Master Siswa-nya telah aktif di Odoo (output F6-A) pada unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas). Prosedur F6-B merupakan tahap kedua dari fase F6 (Input Data Siswa dan Keuangan ke Odoo, pra-Pintu Kelas) pada Sprint 2 SPMB YPII Bandung. F6-B bersifat independen dari F6-C (Generate dan Release Nomor Induk Siswa): kegagalan F6-C tidak menyebabkan F6-B di-rollback, dan keduanya dapat berjalan paralel setelah F6-A selesai.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah/SPP |
| NIS | Nomor Induk Siswa |
| Financial Account | Data keuangan siswa di Odoo berisi nominal UP/US dan jadwal cicilan yang siap dihubungkan ke Pintu Kelas |
| Form Pernyataan Pembayaran | Dokumen fisik yang ditandatangani orang tua berisi nominal UP/US yang disepakati beserta jadwal cicilan |
| Jalur Negosiasi | Jalur keringanan UP/US yang keputusan nominalnya hanya boleh diputuskan oleh Ketua Yayasan Cabang |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — menginput nominal UP/US dan jadwal cicilan ke Odoo sesuai Form Pernyataan Pembayaran |
| Finance Yayasan | Accountable — owner (pemilik) data keuangan siswa, rujukan final atas keakuratan nominal UP/US |
Pelaksana: Admin TU
Input: Data Master Siswa aktif di Odoo
Aktivitas: Admin TU memastikan F6-A telah selesai dan Data Master Siswa siswa yang bersangkutan sudah aktif di Odoo. F6-A adalah prasyarat F6-B.
Output: Konfirmasi bahwa record siswa siap diisi Financial Account.
Pelaksana: Admin TU
Input: Form Pernyataan Pembayaran fisik
Aktivitas: Admin TU menginput nominal UP/US ke Odoo PERSIS sesuai nominal yang tertera pada Form Pernyataan Pembayaran. Admin TU DILARANG menginput nominal dari asumsi atau ingatan. Bila calon siswa berasal dari Jalur Negosiasi dan keringanannya diterima, nominal yang diinput adalah nominal hasil keputusan Ketua Yayasan Cabang sebagaimana tertera di Form Pernyataan Pembayaran.
Output: Nominal UP/US tersimpan di Financial Account siswa di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Input: Form Pernyataan Pembayaran fisik
Aktivitas: Admin TU menginput jadwal cicilan sesuai kesepakatan yang tertera pada Form Pernyataan Pembayaran.
Output: Jadwal cicilan tersimpan di Financial Account siswa di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memverifikasi bahwa Financial Account berhasil tersimpan dan nominal sesuai dengan Form Pernyataan Pembayaran. Financial Account yang valid siap dihubungkan ke Pintu Kelas pada F7.
Output: Financial Account terverifikasi dan siap untuk F7.
Pertanyaan kontrol: Apakah Financial Account berhasil tersimpan dan nominal sesuai Form Pernyataan Pembayaran?
Nominal UP/US WAJIB diinput sesuai Form Pernyataan Pembayaran fisik. DILARANG menginput nominal dari asumsi atau ingatan.
Nominal untuk calon siswa Jalur Negosiasi yang keringanannya diterima adalah nominal hasil keputusan Ketua Yayasan Cabang — bukan nominal standar — sebagaimana tertera di Form Pernyataan Pembayaran.
Owner (pemilik) data keuangan siswa adalah Finance Yayasan. Finance Yayasan menjadi rujukan final atas keakuratan nominal UP/US dan jadwal cicilan.