Standar Operasional Prosedur ini menetapkan tata cara input data master siswa (Student Record) ke dalam sistem Odoo dalam proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Data master siswa diperoleh dengan cara diupload atau disinkronisasi dari sistem SPMB Online — yaitu data yang telah diisi sendiri oleh orang tua saat mendaftar formulir — dan BUKAN diketik ulang oleh Tata Usaha (TU). Prosedur F6-A merupakan prasyarat wajib bagi F6-B (Setup Financial Account) dan F6-C (Generate dan Release Nomor Induk Siswa).
Prosedur ini berlaku untuk seluruh calon siswa yang telah dinyatakan LULUS pada tahap seleksi (F5-b-1 jalur internal atau F5-b-2 jalur eksternal) pada unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas), dan yang Form Pernyataan Pembayaran fisiknya telah diterima TU. Prosedur ini merupakan tahap pertama dari fase F6 (Input Data Siswa dan Keuangan ke Odoo, pra-Pintu Kelas) pada Sprint 2 SPMB YPII Bandung.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| NIS | Nomor Induk Siswa |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah/SPP |
| SPMB Online | Sistem pendaftaran daring Yayasan tempat orang tua mengisi data pendaftaran formulir |
| Data Master Siswa | Data profil siswa (nama, tanggal lahir, nama orang tua, alamat, unit, jenjang, tahun ajaran) yang menjadi record induk siswa di Odoo |
| Form Pernyataan Pembayaran | Dokumen fisik yang ditandatangani orang tua berisi nominal UP/US yang disepakati beserta jadwal cicilan |
| BL-6 | Backlog Item 6 — mekanisme proses approval Kepala Sekolah pada F6-A yang belum terdefinisi final |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — melakukan upload/sinkronisasi data master siswa dari SPMB Online ke Odoo |
| Admin Yayasan | Accountable — owner (pemilik) Data Master Siswa, rujukan final atas keakuratan data |
| Kepala Sekolah Unit | Approver — memberikan persetujuan atas data siswa melalui mekanisme BL-6 |
Pelaksana: Admin TU
Input: Form Pernyataan Pembayaran fisik, status LULUS dari F5-b
Aktivitas: Admin TU memastikan Form Pernyataan Pembayaran telah diterima secara fisik dan calon siswa telah berstatus LULUS. Tanpa Form Pernyataan Pembayaran fisik, TU tidak boleh memproses input data ke Odoo.
Output: Konfirmasi bahwa calon siswa memenuhi syarat untuk diproses F6-A.
Pelaksana: Admin TU
Input: Data siswa di sistem SPMB Online
Aktivitas: Admin TU melakukan upload atau sinkronisasi data profil siswa dari sistem SPMB Online ke Odoo. Data BUKAN diketik ulang oleh TU — data bersumber langsung dari isian orang tua di SPMB Online untuk menghilangkan risiko salah input. Data profil yang dimaksud mencakup nama, tanggal lahir, nama orang tua, alamat, unit, jenjang, dan tahun ajaran.
Output: Data profil siswa tersimpan sebagai Data Master Siswa aktif di Odoo.
Pelaksana: Kepala Sekolah Unit
Aktivitas: Kepala Sekolah Unit memberikan persetujuan atas data siswa melalui mekanisme BL-6. Mekanisme approval Kepala Sekolah pada F6-A masih dalam status Backlog Item BL-6 dan belum terdefinisi final (apakah review di Odoo atau melalui mekanisme lain).
Output: Data Master Siswa disetujui.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memastikan Data Master Siswa berhasil tersimpan di Odoo. Setelah F6-A selesai, proses F6-B (Setup Financial Account) dan F6-C (Generate dan Release Nomor Induk Siswa) dapat dijalankan dan boleh berjalan paralel satu sama lain. Selama F6-A belum selesai, F6-B dan F6-C DITAHAN.
Output: F6-A selesai; F6-B dan F6-C dibuka untuk dijalankan.
Pertanyaan kontrol: Apakah Data Master Siswa berhasil tersimpan di Odoo?
Form Pernyataan Pembayaran fisik adalah trigger utama fase F6. Tanpa dokumen ini, TU tidak boleh memproses input data ke Odoo maupun ke Pintu Kelas.
Data Master Siswa BUKAN diketik ulang oleh TU. Seluruh data profil siswa bersumber dari isian orang tua di SPMB Online dan diupload/disinkronisasi ke Odoo untuk menghilangkan risiko salah input.
Owner (pemilik) Data Master Siswa adalah Admin Yayasan. Admin Yayasan menjadi rujukan final atas keakuratan, kelengkapan, dan keamanan data master siswa.