Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara Tata Usaha (TU) Yayasan Pendidikan Indonesia Internasional (YPII) mengunggah data siswa dari Odoo ke sistem Pintu Kelas, sehingga sistem Pintu Kelas dapat menetapkan Virtual Account (VA) unik secara otomatis per siswa per jenjang dan mengaktifkan tagihan Uang Pangkal (UP) serta Uang Sekolah/SPP (US) sesuai Form Pernyataan Pembayaran. SOP ini berlaku pada proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028, Sprint 2.
SOP ini mencakup fase F7 dalam alur SPMB YPII, yaitu unggah data siswa ke Pintu Kelas dan penetapan VA. Ruang lingkup dimulai setelah seluruh sub-proses F6 (F6-A Input Data Master Siswa, F6-B Setup Financial Account, dan F6-C Generate & Release Nomor Induk Siswa) selesai dan Nomor Induk Siswa (NIS) aktif di Odoo, serta berakhir saat data siswa, VA, dan tagihan UP/US aktif di Pintu Kelas dan siap dilanjutkan ke fase F8 (Aktivasi Pintu Kelas & Pembayaran DP Uang Pangkal).
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung: KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah / SPP |
| VA | Virtual Account — nomor rekening virtual unik untuk pembayaran |
| TU | Tata Usaha |
| NIS | Nomor Induk Siswa |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| SLA | Service Level Agreement (batas waktu layanan) |
| Pintu Kelas | Sistem aplikasi tempat pengelolaan data siswa, tagihan, dan pembayaran |
| Form Pernyataan Pembayaran | Dokumen fisik yang ditandatangani orang tua berisi nominal UP/US yang disepakati beserta jadwal cicilan |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — mengunggah data siswa dari Odoo ke Pintu Kelas |
| Sistem Pintu Kelas | Responsible — menetapkan VA unik otomatis per siswa per jenjang |
| PIC SPMB | Accountable — penanggung jawab keberhasilan proses F7 |
| Finance Yayasan | Owner data tagihan UP/US di Pintu Kelas |
| Kepsek Unit | Owner data profil siswa di Pintu Kelas |
NIS adalah prasyarat mutlak F7. Data profil siswa bersumber dari sistem SPMB Online (diisi orang tua saat mendaftar formulir) melalui Odoo — TU tidak mengetik ulang data.
Pelaksana: Admin TU
Input: Record siswa di Odoo (data master, Financial Account, NIS)
Aktivitas: Admin TU memastikan seluruh sub-proses F6 telah selesai untuk siswa yang bersangkutan, yaitu Data Master Siswa aktif (F6-A), Financial Account dengan nominal UP/US sesuai Form Pernyataan Pembayaran (F6-B), dan NIS aktif yang sudah ter-assign ke record siswa (F6-C). Admin TU tidak boleh melanjutkan ke unggah jika salah satu prasyarat belum terpenuhi.
Output: Data siswa di Odoo terkonfirmasi siap untuk diunggah ke Pintu Kelas.
Pelaksana: Admin TU
Input: Data siswa aktif di Odoo dan akses sistem Pintu Kelas
Aktivitas: Admin TU mengunggah data siswa dari Odoo ke sistem Pintu Kelas. Data diunggah, bukan diketik ulang secara manual, untuk menghilangkan risiko salah input data. Sumber data adalah sistem SPMB Online yang telah diisi orang tua saat mendaftar formulir dan tersinkronisasi melalui Odoo.
Output: Data siswa aktif di sistem Pintu Kelas.
Pelaksana: Sistem Pintu Kelas
Aktivitas: Setelah data siswa masuk, sistem Pintu Kelas menetapkan VA unik secara otomatis untuk setiap siswa per jenjang. VA bersifat permanen selama siswa berada pada jenjang yang sama. Penetapan VA dilakukan otomatis oleh sistem, tanpa input manual TU.
Output: VA unik ter-assign otomatis per siswa per jenjang.
Pelaksana: Sistem Pintu Kelas
Input: Nominal UP/US dari Financial Account (F6-B)
Aktivitas: Sistem Pintu Kelas mengaktifkan tagihan UP/US sesuai nominal yang bersumber dari Form Pernyataan Pembayaran. Nominal tagihan tidak boleh diturunkan dari asumsi atau ingatan TU; seluruhnya mengikuti Form Pernyataan Pembayaran. Untuk siswa dari Jalur Negosiasi yang dikabulkan, nominal mengikuti hasil keputusan Ketua Yayasan Cabang sebagaimana tercantum pada Form Pernyataan Pembayaran.
Output: Tagihan UP/US aktif di Pintu Kelas dengan nominal sesuai Form Pernyataan Pembayaran.
Pertanyaan kontrol: Apakah data siswa, VA, dan tagihan UP/US sudah aktif di Pintu Kelas?
Tagihan UP/US di Pintu Kelas WAJIB bersumber dari Form Pernyataan Pembayaran. Dilarang menetapkan nominal dari asumsi atau ingatan TU.