Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara aktivasi aplikasi Pintu Kelas oleh orang tua dan pembayaran Down Payment (DP) Uang Pangkal (UP) minimal 50% sebagai penanda calon murid resmi menjadi murid Yayasan Pendidikan Indonesia Internasional (YPII). Fase F8 adalah garis akhir Sprint 2 dalam alur Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Status resmi jadi murid hanya tercapai apabila tiga syarat terpenuhi semuanya.
SOP ini mencakup fase F8 dalam alur SPMB YPII, yaitu broadcast aktivasi oleh Tata Usaha (TU), aktivasi aplikasi Pintu Kelas oleh orang tua, pengecekan tagihan, dan pembayaran DP UP minimal 50%. Ruang lingkup dimulai setelah fase F7 (data siswa, Virtual Account, dan tagihan UP/US aktif di Pintu Kelas) dan berakhir saat status Resmi Jadi Murid tercapai. Setelah F8, sisa UP dan seluruh SPP menjadi bagian Sprint 3 (monitoring), bukan Sprint 2.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung: KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah / SPP |
| DP | Down Payment (uang muka) |
| VA | Virtual Account — nomor rekening virtual unik untuk pembayaran |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| SLA | Service Level Agreement (batas waktu layanan) |
| Pintu Kelas | Sistem aplikasi tempat pengelolaan data siswa, tagihan, dan pembayaran |
| Form Pernyataan Pembayaran | Dokumen fisik yang ditandatangani orang tua berisi nominal UP/US yang disepakati beserta jadwal cicilan |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — broadcast aktivasi ke WA group dan follow-up |
| Orang Tua | Responsible — aktivasi aplikasi Pintu Kelas dan pembayaran DP UP |
| PIC SPMB | Accountable — penanggung jawab keberhasilan proses F8 |
| Sistem Pintu Kelas | Penyedia dashboard status pembayaran dan penanganan reminder sisa pembayaran |
Pelaksana: Admin TU
Input: WA group orang tua (aktif sejak F4-b)
Aktivitas: Admin TU melakukan broadcast informasi aktivasi Pintu Kelas ke WA group orang tua. Group yang digunakan adalah group yang sudah aktif sejak fase F4-b, bukan membuat group baru.
Output: Informasi aktivasi tersampaikan ke seluruh orang tua dalam group.
Pelaksana: Orang Tua
Aktivitas: Orang tua mengunduh, memasang (install), dan mengaktifkan akun aplikasi Pintu Kelas. Aktivitas ini dapat berjalan paralel dengan input data oleh TU pada fase F7 — kedua proses tidak saling menunggu pada tahap awal.
Output: Akun Pintu Kelas orang tua aktif.
Pelaksana: Orang Tua
Input: Tagihan UP pada aplikasi Pintu Kelas (via VA)
Aktivitas: Setelah TU selesai melakukan input data, orang tua dapat melihat tagihan pada aplikasi. Terdapat jeda normal antara aktivasi akun dan munculnya tagihan yang perlu diinformasikan kepada orang tua. Orang tua mengecek tagihan, lalu membayar DP UP minimal 50% dari total UP melalui Pintu Kelas.
Output: Pembayaran DP UP minimal 50% terkonfirmasi di Pintu Kelas.
Pelaksana: Admin TU dan Sistem Pintu Kelas
Aktivitas: Status calon murid berubah menjadi Resmi Jadi Murid apabila tiga syarat terpenuhi semuanya (bukan berurutan/sequential):
Output: Status Resmi Jadi Murid. Sprint 2 SELESAI.
Status Resmi Jadi Murid hanya tercapai jika TIGA syarat terpenuhi SEMUA: (1) data siswa lengkap + Form Pernyataan Pembayaran diterima TU; (2) sudah dinyatakan LULUS; (3) DP UP minimal 50% terkonfirmasi di Pintu Kelas. Ketiganya bukan proses berurutan — semua harus terpenuhi bersamaan.
Pertanyaan kontrol: Apakah DP UP minimal 50% sudah terbayar?
Sebelum mempertimbangkan pembatalan, jalankan tahapan follow-up CR-2 secara bertahap. Setiap kontak pada tahap ini WAJIB di-screenshot dan di-attach ke Odoo sebagai bukti.