Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara penanganan calon siswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) yang tagihan Uang Pangkal (UP) sudah aktif di sistem Pintu Kelas tetapi orang tua tidak membayar Down Payment (DP) UP dalam batas waktu yang ditetapkan pada Form Pernyataan Pembayaran. SOP ini memastikan tindak lanjut dilakukan secara bertahap dan terdokumentasi sebelum keputusan pembatalan (Cancel Registration) dipertimbangkan.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) pada fase F8 (Aktivasi Pintu Kelas dan Pembayaran Uang Pangkal). SOP ini mencakup calon siswa yang datanya sudah aktif di Pintu Kelas dengan tagihan UP aktif (output F7), namun orang tua tidak membayar DP UP dalam batas waktu Form Pernyataan Pembayaran. SOP ini merupakan kasus yang sangat jarang terjadi, karena orang tua yang sudah berada di tahap Pintu Kelas hampir selalu melanjutkan pendaftaran.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Cancel Registration | Pembatalan pendaftaran calon siswa |
| UP | Uang Pangkal |
| DP | Down Payment (uang muka) — minimal 50% dari total UP untuk status resmi jadi murid |
| Pintu Kelas | Aplikasi sistem pembayaran dan administrasi siswa YPII |
| Form Pernyataan Pembayaran | Dokumen fisik bertanda tangan orang tua berisi nominal UP/US dan jadwal pembayaran yang disepakati |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| SLA | Service Level Agreement (batas waktu layanan) |
| TA | Tahun Ajaran |
| H+N | Hari ke-N setelah titik acuan follow-up |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible (R) — memantau status pembayaran di dashboard Pintu Kelas dan melakukan follow-up bertahap |
| PIC SPMB | Accountable (A) — bertanggung jawab atas keputusan eskalasi dan pertimbangan pembatalan |
| Sistem Pintu Kelas | Informed (I) — menampilkan status pembayaran real-time pada dashboard |
Pelaksana: Admin TU
Input: Dashboard status Pintu Kelas, Form Pernyataan Pembayaran
Aktivitas: Admin TU memantau dashboard Pintu Kelas yang menampilkan status pembayaran secara real-time untuk memastikan apakah orang tua telah membayar DP UP sesuai batas waktu pada Form Pernyataan Pembayaran.
Output: Identifikasi calon siswa yang belum membayar DP UP dalam batas waktu.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU menghubungi orang tua untuk menindaklanjuti pembayaran DP UP. Apabila orang tua merespons, Admin TU mendiskusikan solusi, melampirkan (attach) screenshot percakapan WhatsApp ke Odoo, dan terus memantau perkembangan. Apabila orang tua menyampaikan kendala, Admin TU mencatat kendala di Odoo dan melanjutkan pemantauan.
Output: Respons orang tua tercatat di Odoo, screenshot percakapan ter-attach.
Pelaksana: Admin TU dan PIC SPMB
Aktivitas: Apabila orang tua tidak merespons, Admin TU menjalankan eskalasi bertahap dengan timeline sebagai berikut:
Output: Riwayat eskalasi terdokumentasi, dengan setiap kontak ter-screenshot dan ter-attach ke Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Apabila keputusan pembatalan diambil, Admin TU menginformasikan kepada orang tua bahwa berkas fisik diambil langsung ke Yayasan. Uang formulir yang telah dibayarkan sebelumnya TIDAK dikembalikan.
Output: Berkas fisik diarahkan untuk diambil ke Yayasan, status pembatalan tercatat, record diarsipkan permanen.
Titik kontrol utama: Apakah orang tua merespons dalam SLA follow-up per 3 hari?