Standar Operasional Prosedur ini menetapkan tata cara pengecekan status tunggakan keuangan bagi calon siswa jalur internal dalam proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Status tunggakan merupakan satu-satunya gerbang seleksi bagi siswa jalur internal: siswa yang berstatus Bebas Tunggakan dapat melanjutkan ke tahap seleksi internal, sedangkan siswa yang masih memiliki tunggakan ditahan prosesnya sampai tunggakan diselesaikan.
Prosedur ini berlaku untuk seluruh calon siswa jalur INTERNAL pada unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) yang telah berstatus Calon Siswa aktif setelah pembayaran formulir (output F4-b). Prosedur ini berjalan PARALEL — tidak berurutan — dengan F5-a-2 (Pengumpulan Berkas dan Penjadwalan Seleksi jalur eksternal); keduanya berjalan bersamaan untuk siswa dengan jalur yang berbeda.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah/SPP |
| TA | Tahun Ajaran |
| Jalur Internal | Jalur pendaftaran bagi calon siswa yang berasal dari unit pendidikan di lingkungan YPII (kelanjutan jenjang) |
| Bebas Tunggakan | Status keuangan calon siswa internal yang tidak memiliki kewajiban pembayaran tertunggak di sistem Odoo |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — melakukan pengecekan status tunggakan di Odoo dan menginformasikan ke orang tua bila ada tunggakan |
| PIC SPMB | Accountable — memastikan prosedur dijalankan sesuai standar |
| Keuangan Yayasan | Consulted — memperbarui data tunggakan di Odoo bila terjadi pelunasan |
| Orang Tua | Informed — menerima informasi bila terdapat tunggakan yang harus diselesaikan |
Pelaksana: Admin TU
Input: Data Calon Siswa aktif di Odoo
Aktivitas: Admin TU memastikan calon siswa berstatus Formulir Terbayar dan tergolong jalur INTERNAL. Hanya calon siswa jalur internal yang diproses melalui prosedur ini; calon siswa jalur eksternal diproses melalui F5-a-2 secara paralel.
Output: Daftar calon siswa internal yang siap dicek status tunggakannya.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU mengakses data tunggakan calon siswa internal di Odoo menggunakan hak akses baca terbatas. Hak akses baca TU terhadap data tunggakan ini diatur dalam Open Item BL-1 (Job Desk per Role Odoo).
Output: Status tunggakan calon siswa internal terbaca di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memverifikasi apakah calon siswa berstatus Bebas Tunggakan atau masih memiliki tunggakan.
Output: Status tunggakan terverifikasi di Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Bila calon siswa Bebas Tunggakan, proses dilanjutkan ke seleksi internal (F5-b-1). Bila masih ada tunggakan, Admin TU menginformasikan kondisi tunggakan kepada orang tua, melakukan eskalasi ke Keuangan Yayasan untuk pemutakhiran data di Odoo, dan melakukan pengecekan ulang setelah tunggakan dilunasi.
Output: Calon siswa diteruskan ke F5-b-1 (bila Bebas Tunggakan) atau ditahan sampai tunggakan lunas.
Pertanyaan kontrol: Apakah calon siswa berstatus Bebas Tunggakan?
Akses baca TU terhadap data tunggakan di Odoo bersifat terbatas dan diatur dalam Open Item BL-1 (Job Desk per Role Odoo). TU tidak berwenang mengubah data tunggakan — pemutakhiran data tunggakan adalah kewenangan Keuangan Yayasan.