Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan langkah pembayaran formulir Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung untuk Tahun Ajaran (TA) 2027/2028 dengan struktur berjenjang. SOP ini memastikan setiap pembayaran formulir terverifikasi dengan benar, status calon pendaftar berubah secara tepat menjadi calon siswa, dan terdapat pemisahan tegas antara persetujuan status oleh Tata Usaha (TU) dengan rekonsiliasi finansial oleh Keuangan Yayasan.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, SMA Trinitas) pada tahap pembayaran formulir SPMB (proses F4-b, Sprint 2), yang dimulai setelah status Calon Pendaftar aktif di Sistem SPMB Online (output proses F4-2). SOP ini mencakup empat skema pembayaran yang tersusun dalam dua level keputusan, serta proses rekonsiliasi dan penanganan kegagalan pembayaran yang menyertainya.
Harga formulir BERBEDA per unit dan per jalur (internal versus eksternal) sesuai Pre-1 item 11. TU tidak boleh menegosiasikan harga formulir.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha (Admin TU unit) |
| PIC | Person In Charge |
| PG | Payment Gateway |
| VA | Virtual Account |
| SLA | Service Level Agreement (standar waktu layanan) |
| TA | Tahun Ajaran |
| Skema A | Pembayaran via payment gateway (jalur utama saat PG aktif, target Januari 2027) |
| Skema B.1a | Pembayaran tunai walk-in spontan oleh orang tua ke TU |
| Skema B.1b | Pembayaran tunai terkoordinasi sekolah (batch) |
| Skema B.2 | Pembayaran via transfer manual (jalur utama dipublikasikan Juli–Desember 2026) |
| Calon Pendaftar | Status sebelum pembayaran formulir terverifikasi |
| Calon Siswa | Status setelah pembayaran formulir terverifikasi dan disetujui TU |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible — menerima dan memverifikasi bukti pembayaran, melakukan approve sehingga status berubah menjadi Calon Siswa |
| PIC SPMB | Accountable — bertanggung jawab atas keseluruhan proses pembayaran formulir per unit, menerima eskalasi |
| Keuangan Yayasan | Rekonsiliasi finansial back-end (verifikasi uang masuk per 2 hari), tidak mengubah status |
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: TU menentukan skema pembayaran berdasarkan struktur dua level. Level 1 ditentukan oleh status payment gateway; Level 2 berlaku ketika orang tua datang membayar tunai. Penjelasan tiap skema diuraikan pada langkah-langkah berikut. Keputusan ini dirinci pada bagian Titik Kontrol dan Verifikasi.
Output: Skema pembayaran terpilih untuk calon pendaftar yang bersangkutan.
Pelaksana: Sistem SPMB Online (otomatis) dan Admin TU (follow-up)
Input: Status payment gateway AKTIF (target Januari 2027 dan setelahnya).
Aktivitas: Orang tua membayar via payment gateway. Sistem mengonfirmasi pembayaran secara otomatis, sehingga status berubah menjadi Calon Siswa tanpa approval manual TU. TU melakukan follow-up sesuai SLA: pada H+1 mengecek di Odoo siapa yang belum membayar dan mengirim pesan WhatsApp pertama, H+2 mengirim WhatsApp kedua, dan H+3 eskalasi ke PIC SPMB. Tidak ada automasi reminder.
Jika payment gateway timeout atau error, proses berhenti. Orang tua mengulangi pembayaran setelah payment gateway kembali normal.
Output: Status Calon Siswa aktif (dikonfirmasi otomatis oleh sistem).
Pelaksana: Admin TU
Input: Orang tua datang sendiri membawa uang tunai ke TU.
Aktivitas: TU menerima uang tunai, membuat kuitansi fisik, memotret kuitansi tersebut, lalu mengunggah dan melakukan approve di Sistem SPMB Online sehingga status berubah menjadi Calon Siswa. TU memperbarui data terkait di Odoo. Kuitansi fisik wajib diarsipkan di TU.
Output: Status Calon Siswa aktif; kuitansi fisik terarsip dan foto kuitansi terunggah.
Pelaksana: Admin TU
Input: Siswa dikumpulkan sekolah melalui sosialisasi terkoordinasi, membawa uang tunai.
Aktivitas: Siswa dikumpulkan dan mengisi data di lokasi. TU menerima uang tunai secara batch, lalu mengunggah dan melakukan approve secara batch di Sistem SPMB Online sehingga status berubah menjadi Calon Siswa. TU memperbarui data terkait di Odoo. Yang hadir pada sosialisasi adalah anak, bukan orang tua.
Output: Status Calon Siswa aktif untuk seluruh siswa dalam batch.
Pelaksana: Admin TU
Input: Status payment gateway BELUM AKTIF (Juli–Desember 2026). Skema B.2 adalah jalur utama yang dipublikasikan pada periode ini.
Aktivitas: Orang tua melakukan transfer ke rekening unit, lalu mengunggah bukti transfer di Sistem SPMB Online. TU mengecek bukti, dan jika terlihat valid, TU melakukan approve sehingga status berubah dari Calon Pendaftar menjadi Calon Siswa. TU melakukan follow-up bersifat ONE-SHOT: mengirim WhatsApp personal pada H+1 kepada orang tua yang belum mengunggah bukti, dengan mencocokkan daftar hadir anak terhadap nomor WhatsApp orang tua di Odoo. Jika hingga H+3 belum ada bukti, TU mengeskalasi ke PIC SPMB. Eskalasi ini TIDAK dialihkan ke Skema A karena akan kontradiktif secara logis.
Keputusan menggunakan transfer manual pada Juli–Desember 2026 bukan karena biaya atau regulasi, melainkan murni karena waktu setup dokumen dan integrasi API payment gateway.
Output: Status Calon Siswa aktif setelah TU melakukan approve atas bukti transfer.
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Keuangan Yayasan menjalankan rekonsiliasi terpisah setiap 2 hari, hanya untuk memverifikasi bahwa uang benar-benar masuk ke rekening Yayasan. Proses ini merupakan kontrol finansial back-end dan BUKAN persetujuan status. Tidak ada double approval. Rincian rekonsiliasi diatur dalam SOP REK-1. Rekonsiliasi ini hanya berlaku untuk Skema B.2.
Output: Catatan verifikasi finansial pada log rekonsiliasi Keuangan.
Terdapat dua proses yang berbeda dan independen. TU APPROVE adalah satu-satunya proses yang mengubah status (Calon Pendaftar menjadi Calon Siswa). KEUANGAN REKONSILIASI hanya memverifikasi uang masuk dan tidak mengubah status. Keuangan tidak perlu menunggu TU, dan TU tidak perlu menunggu Keuangan.
Pertanyaan kontrol utama: Skema mana yang digunakan?
Level 1 — Apakah payment gateway aktif?
Level 2 — Apakah ada yang datang membayar tunai (opsi permanen, tidak dipublikasikan)?
Verifikasi status: