Standar Operasional Prosedur ini menetapkan tata cara pengumpulan dan pengecekan kelengkapan berkas serta penjadwalan tes seleksi bagi calon siswa jalur eksternal dalam proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Berkas dikumpulkan SEBELUM tes dilaksanakan — calon siswa tidak dapat dijadwalkan tes tanpa berkas yang lengkap.
Prosedur ini berlaku untuk seluruh calon siswa jalur EKSTERNAL pada unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) yang telah berstatus Calon Siswa aktif setelah pembayaran formulir (output F4-b). Prosedur ini berjalan PARALEL — tidak berurutan — dengan F5-a-1 (Cek Tunggakan Siswa Internal); keduanya berjalan bersamaan untuk siswa dengan jalur yang berbeda.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| Jalur Eksternal | Jalur pendaftaran bagi calon siswa yang berasal dari luar lingkungan YPII |
| Berkas Fisik | Dokumen wajib calon siswa dalam bentuk cetak/fisik yang dikumpulkan ke TU |
| Kalender Unit | Jadwal tes seleksi yang ditetapkan oleh PIC SPMB per unit |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Tim SPMB | Responsible — mengecek kelengkapan berkas dan mengirim jadwal tes |
| Admin TU | Responsible — menerima berkas fisik dan meneruskannya ke Yayasan |
| PIC SPMB | Accountable — menetapkan kalender jadwal tes per unit dan memastikan prosedur berjalan sesuai standar |
| Orang Tua | Informed — menerima informasi kelengkapan berkas dan jadwal tes |
Pelaksana: Tim SPMB / Admin TU
Input: Data Calon Siswa aktif di Odoo
Aktivitas: Memastikan calon siswa berstatus Formulir Terbayar dan tergolong jalur EKSTERNAL. Hanya calon siswa jalur eksternal yang diproses melalui prosedur ini; calon siswa jalur internal diproses melalui F5-a-1 secara paralel.
Output: Daftar calon siswa eksternal yang siap diproses kelengkapan berkasnya.
Pelaksana: Tim SPMB / Admin TU
Input: Checklist dokumen wajib per jenjang (Pre-1 item 10)
Aktivitas: Tim SPMB mengecek kelengkapan berkas calon siswa sesuai standar dokumen wajib per jenjang sebagaimana ditetapkan pada Pre-1 item 10. Pengecekan dilakukan SEBELUM penjadwalan tes.
Output: Status kelengkapan berkas calon siswa terverifikasi.
Pelaksana: Tim SPMB / Admin TU
Aktivitas: Bila berkas lengkap sesuai standar per jenjang, Tim SPMB mengirimkan jadwal tes kepada orang tua sesuai kalender unit yang ditetapkan PIC SPMB. Bila berkas belum lengkap, Tim SPMB menginformasikan kekurangan berkas kepada orang tua dan memberikan batas waktu pelengkapan H+3.
Output: Jadwal tes terkirim (bila lengkap) atau pemberitahuan kekurangan berkas dengan batas H+3 (bila belum lengkap).
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU menerima konfirmasi kehadiran tes dari orang tua dan menerima berkas fisik calon siswa. Berkas fisik yang diterima TU kemudian dikirim ke Yayasan untuk disimpan di Yayasan — bukan disimpan di TU unit.
Output: Kehadiran tes terkonfirmasi dan berkas fisik dikirim ke Yayasan.
Pertanyaan kontrol: Apakah berkas lengkap sesuai standar per jenjang (Pre-1 item 10)?
Berkas fisik calon siswa disimpan di Yayasan, bukan di TU unit. Apabila pendaftaran dibatalkan (cancel), orang tua mengambil berkas fisik langsung ke Yayasan.