Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan langkah rekonsiliasi keuangan atas pembayaran formulir Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung untuk Tahun Ajaran (TA) 2027/2028. Tujuannya adalah memastikan setiap uang pembayaran formulir benar-benar masuk ke rekening Yayasan sebagai kontrol finansial back-end, secara paralel dan independen dari proses persetujuan status oleh Tata Usaha (TU).
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, SMA Trinitas) khusus pada pembayaran formulir melalui Skema B.2 (transfer manual). SOP ini TIDAK berlaku untuk Skema A (payment gateway, karena konfirmasi otomatis oleh sistem) dan TIDAK berlaku untuk Skema B.1a/B.1b (tunai, karena kuitansi fisik langsung dipegang TU). Rincian seluruh skema pembayaran diatur dalam SOP F4-b.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha (Admin TU unit) |
| PG | Payment Gateway |
| Skema B.2 | Pembayaran via transfer manual (jalur utama dipublikasikan Juli–Desember 2026) |
| Rekonsiliasi | Verifikasi pencocokan pembayaran terhadap mutasi rekening |
| TA | Tahun Ajaran |
| Calon Siswa | Status setelah pembayaran formulir disetujui TU |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Keuangan Yayasan | Responsible — menjalankan rekonsiliasi independen per 2 hari, memverifikasi uang masuk, mencatat hasil di log rekonsiliasi |
| Admin TU | Informed — menerima informasi dari Keuangan jika diperlukan tindak lanjut, namun tidak terlibat dalam rekonsiliasi |
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Input: Mutasi rekening Yayasan, daftar bukti transfer di Sistem SPMB Online, record pembayaran di Odoo.
Aktivitas: Keuangan Yayasan menjalankan rekonsiliasi independen setiap 2 hari sebagai kontrol finansial back-end. Proses ini berjalan paralel dengan proses TU; Keuangan tidak perlu menunggu TU, dan TU tidak perlu menunggu Keuangan.
Output: Daftar pembayaran yang siap diverifikasi terhadap mutasi rekening.
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Keuangan memverifikasi apakah uang benar-benar masuk ke rekening Yayasan, dengan mencocokkan nominal dan nama pengirim terhadap mutasi rekening Yayasan. Verifikasi ini TIDAK mengubah status leads di Odoo.
Output: Hasil verifikasi (cocok atau tidak cocok) untuk setiap record pembayaran.
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Jika pembayaran valid, Keuangan mencatatnya sebagai verified pada log rekonsiliasi. Jika tidak valid, Keuangan menjalankan SOP PF-1 dan menghubungi orang tua langsung untuk menagih ulang. Dalam kedua kondisi, status Calon Siswa di Odoo tidak diubah oleh Keuangan.
Output: Catatan pada log rekonsiliasi (valid) atau pemicu SOP PF-1 (tidak valid).
Status Calon Siswa TIDAK diubah oleh Keuangan. Hanya TU yang dapat melakukan approve atau reject status. Rekonsiliasi adalah verifikasi finansial back-end, BUKAN approval status, dan tidak ada double approval.
Pertanyaan kontrol: Apakah nominal dan nama pengirim cocok dengan mutasi rekening Yayasan?