Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan langkah penanganan ketika uang pembayaran formulir Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) YPII Bandung untuk Tahun Ajaran (TA) 2027/2028 tidak masuk ke rekening Yayasan meskipun Tata Usaha (TU) telah melakukan approve atas bukti transfer. SOP ini memastikan penanganan dilakukan oleh Keuangan Yayasan, bukan TU, serta menetapkan timeline eskalasi yang jelas.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, SMA Trinitas) pada kasus ketidaksesuaian pembayaran formulir melalui Skema B.2 (transfer manual), yaitu ketika rekonsiliasi Keuangan (SOP REK-1) menemukan uang tidak masuk meskipun TU sudah melakukan approve. SOP ini merupakan tindak lanjut dari hasil rekonsiliasi yang tidak valid.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| TU | Tata Usaha (Admin TU unit) |
| PIC | Person In Charge |
| Payment Failed | Kondisi uang tidak masuk ke rekening meski TU sudah approve bukti transfer |
| Skema B.2 | Pembayaran via transfer manual |
| CR-1 | Cancel Registration pasca-lulus |
| Calon Siswa | Status setelah pembayaran formulir disetujui TU |
| TA | Tahun Ajaran |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Keuangan Yayasan | Responsible — mencatat ketidaksesuaian, menghubungi orang tua, menagih ulang, memutuskan eskalasi |
| Admin TU | Informed — menerima informasi dari Keuangan, tidak terlibat dalam penagihan |
| PIC SPMB | Menerima eskalasi jika orang tua tidak dapat dikonfirmasi |
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Keuangan mencatat ketidaksesuaian pembayaran pada log rekonsiliasi, sebagai dokumentasi bahwa uang tidak masuk ke rekening Yayasan meskipun TU sudah melakukan approve.
Output: Catatan ketidaksesuaian pada log rekonsiliasi.
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Keuangan menghubungi orang tua langsung untuk klarifikasi dan menagih ulang. TU menerima informasi dari Keuangan namun tidak terlibat dalam penagihan. Penagihan ulang adalah tanggung jawab Keuangan, BUKAN TU.
Output: Komunikasi penagihan ulang kepada orang tua.
Keuangan yang menagih ulang, bukan TU. TU telah melakukan approve berdasarkan bukti yang terlihat valid — ini bukan kesalahan TU.
Pelaksana: Keuangan Yayasan
Aktivitas: Jika orang tua dapat mengonfirmasi dan membayar ulang via jalur yang benar, Keuangan memverifikasi ulang melalui SOP REK-1. Jika orang tua tidak dapat dikonfirmasi hingga H+3, Keuangan mengeskalasi ke PIC SPMB. Jika hingga H+7 tidak ada resolusi, dipertimbangkan Cancel Registration (SOP CR-1).
Output: Verifikasi ulang melalui REK-1, atau eskalasi ke PIC SPMB, atau pertimbangan Cancel Registration.
Status Calon Siswa tetap selama proses PF-1 berlangsung. Keuangan yang memutuskan eskalasi ke PIC SPMB jika tidak terselesaikan.
Pertanyaan kontrol: Apakah orang tua bisa mengonfirmasi dan membayar ulang?