Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara penanganan pembatalan pendaftaran (Cancel Registration) oleh orang tua calon siswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) yang telah dinyatakan LULUS seleksi Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) tetapi memutuskan untuk tidak melanjutkan proses, pada kondisi belum ada pembayaran apa pun yang masuk ke sistem Pintu Kelas. SOP ini memastikan pembatalan dicatat secara tertelusur, slot kuota dilepas dengan benar, dan berkas fisik dikembalikan secara tepat kepada orang tua.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) pada fase F8 (Aktivasi Pintu Kelas dan Pembayaran Uang Pangkal). SOP ini mencakup calon siswa yang sudah berstatus LULUS dari fase F5-b (baik jalur internal maupun jalur eksternal) namun membatalkan pendaftaran SEBELUM ada pembayaran ke Pintu Kelas. SOP ini TIDAK mencakup kasus calon siswa yang tagihan Uang Pangkal-nya sudah aktif di Pintu Kelas tetapi tidak membayar Down Payment (kasus tersebut ditangani oleh SOP CR-2).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Cancel Registration | Pembatalan pendaftaran calon siswa atas permintaan orang tua |
| Pasca Lulus | Kondisi setelah calon siswa dinyatakan LULUS seleksi |
| Pintu Kelas | Aplikasi sistem pembayaran dan administrasi siswa YPII |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah (SPP) |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| TA | Tahun Ajaran |
| Batal Daftar (Pasca Lulus) | Status Odoo yang menandai calon siswa LULUS yang membatalkan pendaftaran sebelum pembayaran |
| Waiting List | Daftar antrian calon siswa yang sudah LULUS namun belum memperoleh slot karena kuota penuh |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible (R) — memperbarui status di Odoo, mencatat alasan, mengarahkan berkas, dan memperoleh konfirmasi tertulis |
| PIC SPMB | Accountable (A) — bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan pembatalan dan pelepasan slot per unit |
Pelaksana: Admin TU
Input: Pernyataan pembatalan orang tua, status LULUS di Odoo
Aktivitas: Admin TU memastikan bahwa calon siswa benar-benar sudah berstatus LULUS dan belum ada pembayaran apa pun yang masuk ke Pintu Kelas. Admin TU memastikan bahwa orang tua memang menyatakan tidak melanjutkan pendaftaran, bukan sekadar menunda atau meminta waktu.
Output: Konfirmasi bahwa kasus memenuhi kriteria CR-1 (lulus, tanpa pembayaran).
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memastikan pembatalan dikonfirmasi secara tertulis oleh orang tua. Jika orang tua baru menyampaikan pembatalan secara lisan, Admin TU mengirim pesan WhatsApp kepada orang tua untuk meminta konfirmasi tertulis atas pembatalan tersebut. Admin TU TIDAK memproses pembatalan tanpa bukti konfirmasi tertulis.
Output: Konfirmasi tertulis pembatalan dari orang tua.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memperbarui status calon siswa di Odoo menjadi Batal Daftar (Pasca Lulus). Admin TU mencatat alasan pembatalan di Odoo dan melampirkan (attach) screenshot pernyataan pembatalan tertulis dari orang tua ke record Odoo sebagai bukti.
Output: Status Odoo menjadi Batal Daftar (Pasca Lulus), alasan tercatat, screenshot pernyataan pembatalan ter-attach.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU melepas slot kuota yang sebelumnya ditempati calon siswa dengan memperbarui data kuota pada Pre-1 item 9. Slot yang dilepas dapat diisi oleh calon siswa dari Waiting List apabila terdapat antrian.
Output: Slot kuota dilepas dan tersedia kembali (dapat diisi dari Waiting List).
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU menginformasikan kepada orang tua bahwa berkas fisik calon siswa diambil langsung ke Yayasan, bukan ke Tata Usaha (TU) unit, karena berkas fisik calon siswa disimpan di Yayasan.
Output: Orang tua memperoleh arahan pengambilan berkas fisik ke Yayasan.
Titik kontrol utama: Apakah pembatalan dikonfirmasi tertulis dari orang tua?