Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara penanganan calon siswa Yayasan Pendidikan Indonesia Indonesia (YPII) yang telah dinyatakan LULUS seleksi Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) tetapi tidak dapat langsung diterima karena kuota kelas pada unit dan jenjang tujuan sudah terisi penuh. SOP ini memastikan calon siswa tersebut ditempatkan pada antrian Waiting List secara adil, tertelusur, dan konsisten.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) pada proses fase F5-b (Seleksi). SOP ini mencakup calon siswa LULUS baik dari jalur internal (F5-b-1) maupun jalur eksternal (F5-b-2) yang menghadapi kondisi kuota kelas penuh, sejak status Waiting List ditetapkan hingga calon siswa memperoleh slot atau diarsipkan pada akhir Tahun Ajaran (TA).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Waiting List | Daftar antrian calon siswa yang sudah LULUS seleksi namun belum memperoleh slot karena kuota kelas penuh |
| TA | Tahun Ajaran |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| Cut-off TA | Tanggal tutup (batas akhir) SPMB untuk unit, sesuai Pre-1 item 6 |
| First In First Served | Prinsip antrian: yang lebih dahulu masuk dilayani lebih dahulu, berdasarkan timestamp |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah (SPP) |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin TU | Responsible (R) — mencatat status Waiting List, memantau slot, dan menotifikasi orang tua |
| PIC SPMB | Accountable (A) — bertanggung jawab atas keputusan dan kebenaran antrian Waiting List per unit |
Pelaksana: Admin TU
Input: Status LULUS calon siswa dan data kuota kelas di Odoo
Aktivitas: Admin TU memverifikasi bahwa calon siswa telah dinyatakan LULUS seleksi, namun kuota kelas pada unit dan jenjang tujuan sudah terisi 100%. Kondisi inilah yang memicu penempatan ke Waiting List.
Output: Konfirmasi bahwa calon siswa LULUS tetapi kuota kelas penuh.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU mengubah status calon siswa menjadi Waiting List di sistem. Posisi antrian dicatat berdasarkan prinsip first in first served, yaitu mengikuti urutan timestamp masuk. Dashboard Odoo menampilkan jumlah Waiting List dibandingkan slot secara real-time.
Output: Status Waiting List tercatat beserta posisi antrian.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memberitahukan kepada orang tua bahwa calon siswa dinyatakan lulus dan masuk ke dalam antrian Waiting List.
Output: Orang tua menerima notifikasi status Waiting List.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU memantau munculnya slot terbuka, baik dari Cancel Registration maupun dari penambahan kapasitas kelas. Apabila terdapat slot terbuka, Admin TU menotifikasi orang tua dari posisi antrian teratas dalam H+1. Orang tua diberi waktu 3 hari untuk konfirmasi. Jika orang tua mengonfirmasi, calon siswa dilanjutkan ke F6-A. Jika orang tua tidak mengonfirmasi dalam 3 hari, slot dialihkan ke antrian Waiting List berikutnya.
Output: Slot terisi oleh calon siswa yang mengonfirmasi, atau slot dialihkan ke antrian berikutnya.
Leads Waiting List (Closed TA) merupakan arsip permanen dan tidak direaktivasi lintas Tahun Ajaran. Reaktivasi antrian hanya berlaku selama dalam TA yang sama dan sebelum cut-off TA.