Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara pengajuan, pemrosesan, dan persetujuan permohonan keringanan nominal Uang Pangkal (UP) dan Uang Sekolah (US) di lingkungan Yayasan Pendidikan Indonesia Indonesia (YPII). SOP ini memastikan permohonan keringanan ditangani melalui jalur kewenangan yang benar, dengan kelengkapan dokumen yang ditetapkan, dan keputusan akhir hanya dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) pada fase F5-b (Seleksi). Jalur Negosiasi dimasuki pasca calon siswa dinyatakan LULUS, baik melalui jalur internal (F5-b-1) maupun jalur eksternal (F5-b-2), apabila orang tua menyatakan keberatan atas nominal UP/US yang ditetapkan. SOP ini mencakup proses sejak orang tua mengajukan permohonan hingga keputusan diterima atau ditolak oleh orang tua.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| UP | Uang Pangkal |
| US | Uang Sekolah (SPP) |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| SKTM | Surat Keterangan Tidak Mampu |
| TA | Tahun Ajaran |
| Tim Yayasan | Tim di tingkat Yayasan yang memproses dan meneruskan dokumen negosiasi (satu tim untuk semua unit) |
| Ketua Yayasan Cabang | Pejabat yang berwenang memutuskan persetujuan keringanan UP/US |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Tim Yayasan | Responsible (R) — memproses dan meneruskan dokumen permohonan ke Ketua Yayasan Cabang. Owner data Dokumen Jalur Negosiasi |
| Ketua Yayasan Cabang | Accountable (A) — SATU-SATUNYA pihak yang berwenang menyetujui keringanan UP/US |
| Orang Tua | Pengaju permohonan keringanan |
| PIC SPMB | Informed (I) — menerima informasi hasil |
| Admin TU | Informed (I) — mengarahkan dokumen dan memperbarui status di Odoo |
Apabila salah satu dari tiga dokumen wajib tidak terpenuhi, permohonan TIDAK diteruskan ke Ketua Yayasan Cabang. Dokumen asli disimpan di Tim Yayasan dan dipindai (scan) ke Odoo.
Pelaksana: Admin TU
Input: Status LULUS calon siswa dan pernyataan keberatan orang tua atas nominal UP/US
Aktivitas: Admin TU mengidentifikasi bahwa orang tua menyatakan keberatan atas nominal UP/US setelah dinyatakan LULUS. Admin TU mengarahkan orang tua untuk mengajukan permohonan ke Yayasan beserta tiga dokumen wajib. Admin TU tidak berwenang membahas atau menjanjikan keringanan nominal.
Output: Orang tua diarahkan menyiapkan tiga dokumen wajib untuk diajukan ke Yayasan.
Pelaksana: Orang Tua
Aktivitas: Orang tua mengajukan tiga dokumen wajib (surat permohonan keringanan, SKTM RT-RW-Kelurahan, dan surat rekomendasi lembaga agama) ke Yayasan. Pengajuan ditujukan ke Yayasan, BUKAN ke TU atau PIC SPMB.
Output: Tiga dokumen wajib diterima oleh Tim Yayasan.
Pelaksana: Tim Yayasan
Aktivitas: Tim Yayasan memverifikasi kelengkapan tiga dokumen wajib. Jika lengkap, Tim Yayasan memproses dan meneruskan permohonan ke Ketua Yayasan Cabang. Tim Yayasan hanya memproses dan meneruskan; Tim Yayasan tidak berwenang memutuskan. Apabila dokumen kurang satu pun, permohonan tidak diteruskan.
Output: Permohonan lengkap diteruskan ke Ketua Yayasan Cabang.
Pelaksana: Ketua Yayasan Cabang
Aktivitas: Ketua Yayasan Cabang mengeluarkan keputusan tertulis atas permohonan keringanan dengan tiga kemungkinan hasil: dikabulkan sepenuhnya, dikabulkan sebagian, atau ditolak. Form Pernyataan Pembayaran diterbitkan sesuai hasil keputusan. Tidak ada SLA waktu proses di Yayasan; durasi bergantung pada kebijakan internal.
Output: Keputusan tertulis Ketua Yayasan Cabang dan Form Pernyataan Pembayaran sesuai hasil keputusan.
Pelaksana: Orang Tua dan Admin TU
Aktivitas: Orang tua menyatakan menerima atau menolak keputusan Ketua Yayasan Cabang. Apabila orang tua menerima (baik dikabulkan penuh, sebagian, maupun ditolak), proses dilanjutkan ke F6-A dengan nominal sesuai hasil keputusan. Apabila orang tua menolak keputusan, proses masuk ke Tarik Berkas: Admin TU memperbarui status di Odoo menjadi Tarik Berkas, orang tua mengambil berkas ke Yayasan, dan proses SELESAI.
Output: Calon siswa dilanjutkan ke F6-A, atau proses Tarik Berkas dan selesai.
Permohonan keringanan diajukan ke Yayasan, BUKAN ke TU maupun PIC SPMB. Persetujuan keringanan UP/US merupakan kewenangan tunggal Ketua Yayasan Cabang.