Standar Operasional Prosedur (SOP) ini menetapkan tata cara penutupan (closing) dan pengarsipan proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) pada akhir Tahun Ajaran (TA) di Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII). SOP ini memastikan seluruh leads aktif di-snapshot dan diarsipkan dengan status yang benar, laporan final per unit dihasilkan dari Odoo, dan seluruh data historis tersimpan secara permanen untuk keperluan analisis tanpa dihapus.
SOP ini berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung (KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas) pada tahap penutupan SPMB di akhir Tahun Ajaran (TA). SOP ini mencakup proses sejak tanggal cut-off SPMB per unit tercapai hingga laporan final dilaporkan kepada Yayasan Cabang. Tanggal cut-off berlaku per unit dan dapat berbeda antar unit, sesuai konfigurasi pada Pre-1 item 6.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Closing TA | Penutupan proses SPMB pada akhir Tahun Ajaran |
| TA | Tahun Ajaran |
| Cut-off | Tanggal tutup (batas akhir) SPMB untuk unit, sesuai Pre-1 item 6 (kolom tutup) |
| Leads | Calon siswa beserta data orang tua yang masuk ke pipeline SPMB |
| Snapshot | Pencatatan kondisi seluruh leads aktif pada satu titik waktu untuk pengarsipan |
| (Closed TA) | Penanda status arsip yang menyatakan leads ditutup pada akhir Tahun Ajaran |
| Waiting List | Daftar antrian calon siswa yang sudah LULUS namun belum memperoleh slot |
| Conversion Rate | Rasio konversi leads menjadi murid, dihitung per channel |
| TU | Tata Usaha (Admin TU) |
| PIC | Person In Charge |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| PIC SPMB | Responsible (R) — memicu proses closing per unit setelah cut-off tercapai |
| Admin Yayasan | Responsible (R) — mengarsipkan data di Odoo |
| Cantum | Accountable (A) — memberikan panduan teknis pengarsipan |
| Yayasan Cabang | Informed (I) — menerima laporan final SPMB per unit |
Pelaksana: PIC SPMB
Input: Tanggal cut-off SPMB per unit (Pre-1 item 6)
Aktivitas: PIC SPMB memastikan bahwa tanggal cut-off SPMB untuk unit terkait telah tercapai sebagaimana ditetapkan pada Pre-1 item 6. Karena cut-off berlaku per unit dan dapat berbeda antar unit, PIC SPMB memicu closing hanya untuk unit yang cut-off-nya sudah tercapai.
Output: Konfirmasi bahwa unit siap di-closing.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Apabila terdapat leads yang belum menerima notifikasi penutupan SPMB, Admin TU mengirim notifikasi WhatsApp kepada leads tersebut sebelum closing dilakukan, sehingga seluruh leads memperoleh pemberitahuan penutupan.
Output: Seluruh leads aktif telah memperoleh notifikasi penutupan SPMB.
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan melakukan snapshot dan pengarsipan seluruh leads aktif dengan menambahkan penanda status (Closed TA) sesuai status terakhirnya:
Output: Seluruh leads aktif diarsipkan dengan status (Closed TA).
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan menghasilkan (generate) laporan final SPMB per unit dari Odoo. Laporan final memuat total leads, jumlah Won, jumlah Lost, jumlah Pending, jumlah Waiting List, jumlah Cancel, serta conversion rate per channel.
Output: Laporan final SPMB per unit.
Pelaksana: PIC SPMB
Aktivitas: Setelah seluruh leads di-closing dan laporan final dihasilkan, PIC SPMB menyampaikan laporan final kepada Yayasan Cabang. Data arsip tetap tersedia di Odoo untuk keperluan analisis historis.
Output: Laporan final tersampaikan ke Yayasan Cabang, data arsip tersedia untuk analisis.
Titik kontrol utama: Apakah seluruh leads sudah di-closing dan laporan final sudah dihasilkan?