Memastikan semua data dasar SPMB 27/28 sudah terkonfigurasi di Odoo sebelum sistem go-live, termasuk data master siswa untuk validasi diskon sibling/internal, konfigurasi program referral, serta konfigurasi kuota kelas beserta mekanisme warning dan waiting list. Tanpa Pre-1 selesai, tidak ada proses lain yang bisa berjalan.
Berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung yang berpartisipasi dalam SPMB 27/28. Proses ini harus selesai sebelum Pre-2 dimulai.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| SPMB | Seleksi Penerimaan Murid Baru |
| Admin Yayasan | Staf administrasi pusat Yayasan yang mengelola konfigurasi Odoo |
| Kepsek | Kepala Sekolah per unit |
| Data Master Siswa Aktif | Data NIS/NISN, nama siswa, nama orang tua, nomor KK, unit, dan jenjang siswa yang saat ini masih aktif di YPII |
| Data Histori Siswa Keluar/Lulus | Data siswa yang keluar atau lulus dalam 1 tahun terakhir, digunakan untuk validasi referral eksternal |
| Diskon Sibling | Diskon yang diberikan jika calon siswa baru memiliki kakak/adik yang masih aktif di YPII |
| Diskon Internal | Diskon bagi keluarga karyawan YPII |
| Kode Khusus | Kode unik untuk validasi referral atau sibling saat pengisian pop-up form |
| UP | Uang Pangkal |
| Waiting List | Antrean calon siswa ketika kuota kelas sudah penuh (maksimal 10% dari kapasitas) |
| Harga Formulir per Unit × Jalur | Nominal formulir yang BERBEDA per unit (KB-TK, SD, SMP, SMA) dan per jalur (internal vs eksternal), bukan nominal tunggal — sumber item 11 (Pre-1) |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Admin Yayasan | Mengumpulkan data dari berbagai sumber dan menginput ke Odoo, termasuk data master siswa |
| Ketua Yayasan Cabang | Sumber keputusan target, kuota, periode pendaftaran, dan validasi akhir item 3-6 dan 10 |
| Finance Yayasan | Sumber data harga formulir, tipe pembayaran, dan validasi akhir item 7-9 |
| Kepsek per unit | Sumber data dokumen wajib per jenjang |
| Cantum | Konsultasi teknis jika Admin Yayasan mengalami kesulitan saat konfigurasi di Odoo |
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan menyiapkan data siswa aktif saat ini: NIS/NISN, nama siswa, nama orang tua, nomor KK, unit dan jenjang saat ini. Data ini dipakai untuk validasi diskon Sibling dan diskon internal — sistem mengecek apakah siswa baru memiliki kakak/adik yang masih aktif di YPII berdasarkan nomor KK.
Durasi: Maksimal 7 hari kerja (dimulai paling awal karena membutuhkan waktu penarikan dan perapihan data dari sistem lama/Pintu Kelas)
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan menyiapkan data siswa yang keluar atau lulus dalam 1 tahun terakhir: NIS/NISN, nama siswa, nama orang tua, nomor KK, unit dan jenjang terakhir, tanggal keluar/lulus. Data ini dipakai untuk validasi program referral — anak dianggap referral eksternal YPII jika tidak ada di Data Master Siswa Aktif, dan jika ada di histori ini, tanggal keluarnya sudah lebih dari 1 tahun dari tanggal pendaftaran SPMB 27/28.
Durasi: Bersamaan dengan Langkah 1
Pelaksana: Admin Yayasan (mengumpulkan dari semua sumber)
Aktivitas: Admin Yayasan mengumpulkan data dari sumber masing-masing:
Durasi: Maksimal 5 hari kerja setelah keputusan Yayasan Cabang ditetapkan
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan memverifikasi semua item 1-11 di Bagian A Form Data Awal SPMB harus terisi sebelum lanjut ke item 12 (validasi akhir). Jika ada data yang belum diterima, Admin Yayasan follow up ke pihak yang bersangkutan. Tidak boleh input ke Odoo dengan data tidak lengkap.
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Setelah semua data lengkap, Admin Yayasan menginput ke Odoo sesuai urutan: data master siswa aktif, data master histori siswa keluar/lulus, tahun ajaran, jenjang, nama sekolah per unit, periode pendaftaran, tipe pembayaran, konfigurasi tagihan UP dan cicilan, kelas dan kuota, dokumen wajib, harga formulir per unit × jalur (internal/eksternal).
Admin TU (Tata Usaha) wajib mengetahui nominal formulir per unit × jalur (internal/eksternal) sebelum menerima pembayaran atau menginformasikan ke orang tua. Admin TU tidak boleh menegosiasikan harga formulir.
Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah semua data terkumpul
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan mengkonfigurasi threshold warning di 90% kapasitas kelas. Sistem akan mengirim notifikasi ke Admin TU saat threshold tercapai. Kuota penuh tidak menutup pendaftaran, melainkan mengalihkan ke waiting list dengan maksimal 10% dari kapasitas kelas.
Pelaksana: Finance Yayasan dan Ketua Yayasan Cabang
Aktivitas: Finance Yayasan memvalidasi item 7-9 (tipe pembayaran, konfigurasi tagihan, harga formulir). Ketua Yayasan Cabang memvalidasi item 3-6 dan 10 (tahun ajaran, jenjang, sekolah, periode, kelas/kuota). Kedua pihak memberikan persetujuan tertulis bahwa seluruh 11 item sudah benar dan sistem siap go-live.
Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah Admin Yayasan selesai input
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Penyiapan data master siswa aktif dan histori | Maksimal 7 hari kerja (dimulai paling awal) |
| Pengumpulan data dasar sistem (item 3-11) | Maksimal 5 hari kerja setelah keputusan Yayasan Cabang |
| Input ke Odoo | Maksimal 2 hari kerja setelah semua data terkumpul |
| Validasi & persetujuan (item 12) | Maksimal 2 hari kerja setelah Admin Yayasan selesai input |
| Pre-1 keseluruhan | Harus selesai sebelum Pre-2 dimulai |