Model: school_admission
Menu: School → Admission → Admissions
School Admission adalah record final keputusan penerimaan siswa baru di YPII. Dokumen ini mencatat keputusan penerimaan (siswa, sekolah, jenjang, tahun/periode akademik), menjadi wadah setup pembayaran (Payment Template → Payment Terms → Product Summary, jurnal dan akun piutang), dan membuat profil siswa (school_student) secara otomatis saat dokumen disetujui (status Open).
School Admission berbeda dari School Admission Form: Admission Form adalah formulir/proses pendaftaran awal, sedangkan School Admission adalah keputusan penerimaan final beserta setup pembayaran dan pembuatan profil siswa. School Admission umumnya dibuat melalui tombol Create Admission pada School Admission Form, School Admission Test, atau School Lead (CRM Lead), namun dapat pula dibuat langsung dari menu.
Draft → Waiting for Approval → On Progress → Done
↓
Rejected / Cancelled → (Restart) → Draft
Nomor dokumen admission yang dibuat otomatis oleh sistem saat status berubah ke Open.
Nilai Default: / (sebelum nomor di-generate)
Wajib Diisi: Tidak (generated)
Dapat Dirubah: Ya (jika manual_number_ok = True)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Di-generate menggunakan sequence saat _create_sequence_state = "open" terpenuhi.
Tanggal dokumen admission dibuat.
Nilai Default: Tanggal hari ini
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Default ke tanggal hari ini.
Tahun ajaran untuk penerimaan ini.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Perubahan Academic Year mereset Academic Term.
Periode akademik untuk penerimaan ini.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Pembatasan Pilihan: Domain [('year_id','=',academic_year_id)]
Mekanisme Pengisian Otomatis: Direset ke kosong saat Academic Year berubah.
Sekolah tujuan penerimaan.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: N/A
Jenis jenjang pendidikan, diambil otomatis dari sekolah. Field ini tersembunyi di form dan hanya digunakan untuk membatasi pilihan Grade.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Related dari school_id.grade_type_id.
Jenjang kelas yang diterima untuk siswa.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Pembatasan Pilihan: Domain [('type_id','=',grade_type_id)]
Mekanisme Pengisian Otomatis: N/A
Calon siswa yang diterima.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: N/A
Mata uang untuk setup pembayaran.
Nilai Default: Mata uang perusahaan aktif
Wajib Diisi: Ya
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Default ke company.currency_id. Perubahan Currency mereset Pricelist.
Pricelist untuk perhitungan tagihan.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Pembatasan Pilihan: Domain [('id','in',allowed_pricelist_ids)] — hanya pricelist dengan mata uang yang sama dengan Currency.
Mekanisme Pengisian Otomatis: Direset ke kosong saat Currency berubah.
Template tagihan yang dapat diterapkan untuk mengisi otomatis Payment Terms.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Pembatasan Pilihan: Domain sesuai Academic Term, School, dan Grade.
Mekanisme Pengisian Otomatis: Pemilihan Payment Template mengisi otomatis Receivable Journal dan Receivable Account dari template.
Jumlah keseluruhan tagihan dari baris Payment Terms yang statusnya bukan Cancelled dan bukan Voided. Rinciannya di Membaca Status dan Ringkasan Pembayaran School Admission.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung ulang otomatis setiap kali baris Payment Terms berubah; nilainya tidak berkurang saat pembayaran masuk.
Nilai yang sudah terealisasi dari termin-termin terhitung (bukan Cancelled/Voided) yang sudah bertagihan.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung ulang otomatis setiap kali baris Payment Terms berubah.
Sisa tagihan yang belum lunas (Total dikurangi Paid) — nilai ini yang berkurang seiring pembayaran atau potongan/keringanan (School Fee Waiver Deduction) masuk.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung ulang otomatis setiap kali Total atau Paid berubah.
Status pembayaran dokumen — salah satu dari No Payment, Unpaid, Partially Paid, Paid — yang diturunkan dari Total dan Paid. Kolom ini juga tampil pada daftar Admission, lengkap dengan filter dan Group By-nya.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung ulang otomatis setiap kali Total atau Paid berubah.
Daftar tagihan pembayaran penerimaan. Dapat diisi manual atau menggunakan tombol Compute Payment dari Payment Template.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Ya saat status Draft, atau saat mekanisme Addendum aktif (addendum_ok = True).
Mekanisme Pengisian Otomatis: Terisi otomatis saat tombol Compute Payment diklik (mengganti seluruh baris yang ada). Baris yang sudah terkunci (locked) tidak dapat diubah/dihapus kecuali melalui addendum.
Tiap termin memiliki kolom State dengan tujuh nilai — Draft, Uninvoiced, Invoiced, Paid, Voided, Manually Controlled, Cancelled — dan kolom Unrealized yang menampilkan sisa saldo terutang tagihan termin tersebut. Termin bernilai Paid adalah termin yang tagihan pelanggan (# Customer Invoice) yang tertaut padanya sudah lunas sepenuhnya. Termin bernilai Voided adalah termin yang seluruh baris detailnya telah dipindahkan ke termin lain lewat School Payment Term Transfer; termin semacam itu tidak lagi dapat ditagihkan dan tidak ikut dihitung pada Product Summary. Rinciannya di Mengelola Tagihan pada Payment Term School Admission.
Tombol pintas di bagian atas formulir yang menampilkan jumlah dokumen School Payment Term Transfer yang menyasar admission ini, sekaligus jalan membukanya.
Nilai Default: 0
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung otomatis dari jumlah dokumen School Payment Term Transfer yang menunjuk admission ini. Menekannya membuka daftar dokumen tersebut dengan kolom Admission dan Source Type sudah terisi, sehingga dokumen baru dapat langsung dibuat dari sana.
Ringkasan tagihan per produk (Quantity, Untaxed, Tax, Total). Bersifat read-only.
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dihitung ulang otomatis setiap kali Payment Terms berubah.
Jurnal piutang untuk tagihan penerimaan.
Nilai Default: Terisi dari Payment Template saat dipilih
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Terisi otomatis dari payment_template_id.journal_id saat Payment Template dipilih.
Akun piutang untuk tagihan penerimaan.
Nilai Default: Terisi dari Payment Template saat dipilih
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Ya (hanya saat status Draft)
Mekanisme Pengisian Otomatis: Terisi otomatis dari payment_template_id.receivable_account_id saat Payment Template dipilih.
Formulir pendaftaran asal (jika School Admission dibuat dari Admission Form).
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Diisi dari sumber pembuatan dokumen.
Tes penerimaan asal (jika School Admission dibuat dari Admission Test).
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Diisi dari sumber pembuatan dokumen.
Profil siswa (school_student) yang dibuat otomatis saat dokumen disetujui (status Open).
Nilai Default: N/A
Wajib Diisi: Tidak
Dapat Dirubah: Tidak
Mekanisme Pengisian Otomatis: Dibuat otomatis oleh sistem saat status berubah ke Open (jika belum ada). Grade awal siswa diambil dari jenjang sebelum Grade yang diterima.
Dua hal berikut belum ada pada formulir School Admission di Odoo YPII, dan keduanya
memang berasal dari komponen beasiswa yang belum dipasang:
Selama keduanya belum ada, nilai beasiswa seorang calon siswa dilihat dari sisi dokumen
Scholarship Award-nya — lihat
Instruksi Kerja Odoo — Scholarship Award.
Bila YPII menghendaki keduanya tampil di formulir School Admission, itu permintaan pemasangan
komponen yang diajukan ke pengelola Odoo YPII.
Karena keduanya hanya menampilkan nilai turunan dan satu tombol navigasi, ketiadaannya
tidak menghilangkan satu pun instruksi kerja pada fitur School Admission.
Lima otomasi menyala di luar layar School Admission. Empat di antaranya berjalan sendiri;
satu dijalankan pengguna dari menu Action.
| Otomasi | Pemicunya | Akibatnya bagi tagihan |
|---|---|---|
| School Admission — Penetapan Otomatis Pricelist saat Dokumen Dibuat | dokumen baru disimpan pertama kali dengan Pricelist masih kosong | Pricelist terisi sendiri bila mata uangnya cocok; bila tidak, ia tetap kosong dan tagihan otomatis berikutnya tidak terbentuk |
| School Admission — Penerbitan Otomatis Tagihan Term 1 saat Berpindah ke On Progress | dokumen berpindah ke On Progress | Customer Invoice Type tersetel, dan tagihan termin pertama dibuat, dikonfirmasi, serta disetujui tanpa ada yang menekan tombol |
| School Admission — Penerbitan Otomatis Nomor Induk Siswa (Bandung) | profil siswa terbentuk pada dokumen milik sekolah wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini, dengan nomor induk masih kosong | nomor induk siswa terbit sendiri; bila gagal, kegagalannya tidak muncul di dokumen |
| Pengambilan Data Peserta PSB ke School Admission | pengguna menjalankan Action → Ambil Data Peserta PSB | data peserta ditarik dari portal PSB sekolah yang bersangkutan |
| School Fee Waiver Deduction — Pembuatan Otomatis saat Tagihan Admission Terbit | entri jurnal tagihan sebuah termin selesai diposkan, dan siswa itu punya baris Schedule keringanan berstatus Scheduled pada termin tersebut | sisa tagihan sudah berkurang sejak tagihan pertama kali dibuka, disertai dokumen School Fee Waiver Deduction tersendiri |
Bila Residual — bukan Total, yang memang tidak ikut turun — pada sebuah tagihan
tidak berkurang padahal siswanya penerima keringanan, riwayat pesan pada tagihan itu memuat
alasannya.
Tombol Reset Document Number tidak pernah tersedia pada School Admission, sehingga
instruksi kerjanya diarsipkan:
Mereset Nomor Dokumen School Admission.
Padanan yang berfungsi ada di fitur School Enrollment —
Mereset Nomor Dokumen School Enrollment.