Begitu sebuah dokumen School Admission berpindah status menjadi On Progress, sistem
tidak menunggu siapa pun untuk menagih termin pembayaran pertamanya. Ia menyetel tipe
tagihan dokumen itu sendiri, lalu langsung menerbitkan, mengonfirmasi, dan menyetujui
tagihan termin pertama.
Ketika status dokumen School Admission berpindah menjadi On Progress, sistem
menyetel Customer Invoice Type dokumen tersebut. Selanjutnya, pada payment term dengan
urutan (sequence) terkecil — yaitu termin pertama (Term 1) — sistem membuat tagihan
pelanggan, mengonfirmasinya, dan menyetujuinya, tanpa melalui pemeriksaan kewenangan seperti
yang berlaku pada persetujuan tagihan biasa. Bila Pricelist dokumen masih kosong pada
saat itu, tagihan Term 1 tidak dibuat dan sistem mencatat penjelasannya pada riwayat pesan
dokumen. Bila pembuatan, konfirmasi, atau persetujuan tagihannya gagal karena sebab lain,
sistem juga mencatat pesan galatnya pada riwayat pesan dokumen.
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII, pada dokumen School Admission (menu
School → Admission → Admissions) beserta tagihan pelanggan (Customer Invoice) yang
diterbitkan pada payment term Term 1 dokumen tersebut.
Pemicunya adalah perpindahan status dokumen School Admission menjadi On Progress, dari
status apa pun sebelumnya. Di instance ini, satu-satunya jalur yang membawa dokumen ke
On Progress adalah persetujuan tingkat satu-satunya pada status Waiting for Approval
— lihat Menyetujui School
Admission.
Otomasi ini tidak berjalan pada perpindahan status lain.
Otomasi ini adalah Automated Action pada model School Admission bernama
Set Customer Invoice Type - Admission On Progress, dengan pemicu saat dokumen diubah,
disaring khusus pada perpindahan status menjadi On Progress. Status di instance ini:
aktif.
| Yang harus terisi | Di mana | Akibat bila kosong |
|---|---|---|
| Pricelist | Dokumen School Admission | Tagihan Term 1 tidak dibuat; pesan penjelas tercatat pada riwayat pesan dokumen |
| Payment term dengan urutan (sequence) terkecil | Tab Fee dokumen School Admission | Tidak ada termin yang bisa ditagihkan otomatis sebagai Term 1 |
Kegagalan pada langkah pembuatan, konfirmasi, atau persetujuan tagihan Term 1 tidak
membatalkan perpindahan status dokumen ke On Progress: perpindahan status tetap
tercatat, dan kegagalannya hanya muncul sebagai pesan pada riwayat pesan dokumen. Dokumen
tidak kembali ke status sebelumnya karena kegagalan otomasi ini.
Pricelist yang kosong pada saat dokumen berpindah ke On Progress membuat tagihan
Term 1 tidak pernah terbit secara otomatis. Isi Pricelist sebelum dokumen disetujui
— lihat School Admission — Penetapan Otomatis Pricelist saat Dokumen
Dibuat
— atau buat tagihan Term 1 secara manual setelah dokumen On Progress.
Riwayat pesan pada dokumen School Admission yang bersangkutan adalah satu-satunya
tempat memeriksa hasil otomasi ini. Pesan
"Invoice Term 1 tidak dibuat otomatis: Pricelist belum diisi pada admission ini."
muncul bila Pricelist kosong, dan pesan yang diawali
"Auto-generate/confirm/approve invoice Term 1 gagal:" muncul bila pembuatan, konfirmasi,
atau persetujuan tagihannya gagal karena sebab lain. Tidak adanya kedua pesan itu, disertai
tagihan yang sudah terbentuk pada Term 1, menandakan otomasi ini berhasil.