Menu: School → Admission → Admissions
Menjelaskan cara mengelola tagihan pada tiap baris termin pembayaran (payment term) di tabel
Payment Terms sebuah dokumen School Admission: menerbitkan tagihan, menghapus tagihan yang
sudah terbit, memutus kaitan tagihan dari termin tanpa menghapusnya, menandai termin ditagih di
luar sistem, membatalkan tanda tersebut, dan menggandakan termin.
Pengelolaan ini juga berkaitan langsung dengan pembatalan dokumen: selama masih ada satu baris
payment term berstatus Invoiced, tombol Cancel pada dokumen induk tidak tampil. Tombol
Delete Invoice atau Disconnect Invoice pada baris tersebut adalah yang membuka kembali
jalan pembatalan — lihat
Membatalkan School Admission.
Tombol Apply Promotion Code pada baris berstatus Invoiced dijelaskan pada instruksi kerja
tersendiri, lihat
Menerapkan Kode Promosi pada School Admission.
Perpindahan baris berstatus Invoiced menjadi Paid — dan kembalinya ke Invoiced
bila tagihannya tidak lagi lunas — berjalan otomatis begitu status Customer Invoice yang
tertaut berubah, tanpa ada tombol yang ditekan pada baris ini. Lihat
Penyetelan Otomatis Payment Term School Admission menjadi
Paid.
Kolom State pada tabel Payment Terms memuat tujuh nilai berikut. Kelima tombol
pengelolaan pada bagian ini hanya muncul pada status yang disyaratkan masing-masing (lihat
tabel pada bagian Prasyarat) — baris berstatus Voided tidak menampilkan satu pun dari
kelima tombol tersebut.
| Nilai pada kolom State | Artinya |
|---|---|
| Draft | Dokumen School Admission induknya masih berstatus Draft atau Waiting for Approval — belum ada tagihan yang bisa diproses pada baris ini. |
| Uninvoiced | Baris belum ditagihkan. Tombol Create Invoice dan Mark as Manual tersedia. |
| Invoiced | Tagihan pelanggan sudah terbit untuk baris ini. Tombol Delete Invoice, Disconnect Invoice, dan Apply Promotion Code tersedia. |
| Paid | Tagihan pelanggan (# Customer Invoice) yang tertaut pada baris ini sudah lunas sepenuhnya. Tombol Delete Invoice dan Disconnect Invoice yang tersedia saat baris masih berstatus Invoiced tidak lagi tampil setelah baris berpindah ke status ini. |
| Voided | Seluruh nominal baris ini sudah dipindahkan ke termin lain lewat dokumen School Payment Term Transfer, sehingga baris ini tidak lagi ditagihkan dan tidak dihitung pada kolom Untaxed/Tax/Total dokumen ini. Baris tetap tampil sebagai jejak ke mana nominalnya pindah, tetapi tidak ada tombol pengelolaan yang tersedia pada baris ini — pemindahannya hanya dapat dilihat atau diulang dari dokumen School Payment Term Transfer yang bersangkutan, bukan dari halaman ini. |
| Manually Controlled | Baris ditandai ditagih di luar sistem lewat Mark as Manual. Tombol Unmark as Manual tersedia untuk mengembalikannya ke Uninvoiced. |
| Cancelled | Dokumen School Admission induknya sudah Cancelled. |
Kolom Unrealized menampilkan sisa nominal yang belum dibayar pelanggan atas tagihan
baris ini — diambil langsung dari saldo terutang (amount residual) pada dokumen #
Customer Invoice yang tertaut. Nilainya 0 selama kolom # Customer Invoice pada baris
itu masih kosong, dan berkurang seiring pembayaran pelanggan diterima serta direkonsiliasi
pada invoice tersebut. Kolom ini bersifat tampilan saja — tidak ada tombol pada tabel ini yang
mengubah nilainya secara langsung.
Voided hanya dapat terjadi pada baris yang belum memiliki # Customer Invoice
saat pemindahannya dilakukan. Baris yang sudah berstatus Invoiced tetap Invoiced
dan tidak akan berubah menjadi Voided.
| Aksi | Muncul saat | Siapa yang berwenang |
|---|---|---|
| Create Invoice | Baris payment term berstatus Uninvoiced | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Delete Invoice | Baris payment term berstatus Invoiced | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Disconnect Invoice | Baris payment term berstatus Invoiced | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Mark as Manual | Baris payment term berstatus Uninvoiced | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Unmark as Manual | Baris payment term berstatus Manually Controlled | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Duplicate Term | Dokumen induk berstatus Draft | Anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
Keenam tombol ini tidak memiliki baris kewenangan tersendiri pada template kebijakan
persetujuan dokumen — kewenangan mengoperasikannya mengikuti hak tulis atas dokumen School
Admission itu sendiri, yang hanya dimiliki anggota grup School Admission / User.
Payment term yang sudah terkunci setelah dokumen induk mencapai status On Progress hanya
dapat disunting kembali selama masa addendum. Lihat
Menutup Addendum (Close Addendum) pada School Admission.
Tagihan untuk termin pertama (Term 1) diterbitkan otomatis begitu dokumen berpindah ke
status On Progress — lihat
School Admission — Penerbitan Otomatis Tagihan Term 1 saat Berpindah ke On Progress.
Akibatnya, baris Term 1 pada dokumen yang sudah On Progress biasanya sudah berstatus
Invoiced tanpa ada yang mengklik Create Invoice.
Tombol Create Invoice, Delete Invoice, Disconnect Invoice, Mark as Manual,
atau Unmark as Manual tidak tampil pada suatu baris — periksa kolom State baris
tersebut; tiap tombol hanya muncul saat baris berada pada status yang disyaratkan (lihat
tabel pada bagian Prasyarat).
Tombol Duplicate Term tidak tampil — dokumen induk sudah tidak berstatus Draft.
Salah satu dari keenam tombol ini tidak tampak sama sekali pada dokumen — periksa apakah
akun yang digunakan termasuk anggota grup School Admission / User (86 akun per 27
Agustus 2026).
Tidak satu pun dari keenam tombol pengelolaan tampil pada suatu baris, padahal grup
keanggotaan sudah benar — periksa kolom State baris tersebut: baris berstatus
Voided tidak memiliki tombol pengelolaan apa pun. Nominalnya sudah dipindahkan ke
termin lain lewat dokumen School Payment Term Transfer; pengelolaannya dilakukan dari
dokumen tersebut, bukan dari tabel Payment Terms ini.
Payment term tidak dapat disunting karena dokumen sudah berstatus On Progress dan bukan
sedang dalam masa addendum — lihat
Menutup Addendum (Close Addendum) pada School Admission.
Nilai tagihan payment term itu sendiri tidak berkurang padahal siswanya penerima
potongan atau keringanan tagihan (School Fee Waiver Deduction, Scholarship Deduction).
Nilai tagihan pada baris ini tidak ikut turun saat direkonsiliasi — baik oleh pembayaran
maupun oleh potongan; yang berkurang hanya kolom Unrealized (sisa yang belum
dilunasi/dipotong pada # Customer Invoice yang tertaut). Nilai tagihan payment term
yang tidak berubah pada kasus ini bukan tanda potongannya gagal merambat — justru
sebaliknya, itu bukti mekanismenya bekerja sebagaimana mestinya. Periksa kolom
Unrealized, bukan nilai tagihan baris, untuk melihat apakah potongannya sudah
tercermin.