Saat dokumen School Admission membentuk profil School Student baru bagi calon
siswanya, tiga sekolah di wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini tidak menunggu petugas
mengisi nomor induk siswa satu per satu — sistem menerbitkannya sendiri begitu profil itu
terbentuk.
Begitu profil School Student terbentuk pada dokumen School Admission yang sedang
berpindah ke On Progress, sistem memeriksa apakah profil itu berasal dari salah satu
tiga sekolah di wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini, dan apakah nomor induk siswanya
masih kosong (bertanda default). Bila keduanya terpenuhi, sistem menerbitkan nomor induk
siswa itu sendiri, tanpa menunggu petugas mengisinya secara manual. Untuk sekolah lain di
luar cakupan ini, atau bila nomor induk siswanya sudah terisi, otomasi tidak melakukan apa
pun.
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII, dipicu dari dokumen School Admission (menu
School → Admission → Admissions) dan menghasilkan perubahan pada profil School
Student milik calon siswa yang bersangkutan.
Pemicunya adalah terbentuknya profil School Student pada dokumen School Admission — hal
yang terjadi pada saat yang sama dengan perpindahan dokumen ke status On Progress, lihat
Menyetujui School
Admission.
Otomasi ini hanya berlanjut bila kedua syarat berikut terpenuhi sekaligus:
Profil siswa dari sekolah di luar cakupan ini, atau yang nomor induk siswanya sudah terisi,
dilewati apa adanya.
Otomasi ini adalah Automated Action pada model School Admission bernama
Auto Generate Nomor Induk Siswa (Bandung), dengan pemicu saat dokumen diubah, disaring
khusus pada profil School Student yang baru terbentuk pada tiga sekolah di wilayah
Bandung yang dicakup otomasi ini dan yang nomor induk siswanya masih kosong. Status di
instance ini: aktif.
| Yang menentukan cakupan | Di mana | Akibat bila di luar cakupan |
|---|---|---|
| Sekolah asal profil School Student | Field School pada dokumen School Admission | Nomor induk siswa tidak diterbitkan otomatis untuk sekolah di luar tiga sekolah wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini — harus diisi manual pada profil School Student |
Kegagalan otomasi ini tidak dicatat pada riwayat pesan dokumen School Admission —
berbeda dari kedua otomasi lain pada titik pemicu yang sama. Satu-satunya jejak
kegagalannya ada pada log sistem Odoo, yang hanya dapat diperiksa oleh administrator teknis
Odoo YPII.
Nomor induk siswa dapat tetap kosong pada profil School Student siswa dari salah satu
tiga sekolah wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini, dan dokumen School Admission
beserta riwayat pesannya tidak menunjukkan tanda apapun soal itu. Bila nomor induk siswa
tampak kosong padahal semestinya terbit otomatis, hubungi administrator teknis Odoo YPII
untuk memeriksa log sistem, atau isi nomor induk siswa itu secara manual pada profil
School Student yang bersangkutan.
Bukti keberhasilan otomasi ini hanya terlihat langsung pada field nomor induk siswa profil
School Student yang bersangkutan — bukan pada riwayat pesan dokumen School Admission
maupun dokumen School Student itu sendiri. Bila nomor induk siswa tetap kosong pada
profil siswa dari salah satu tiga sekolah wilayah Bandung yang dicakup otomasi ini,
administrator teknis Odoo YPII perlu memeriksa log sistem untuk mengetahui penyebabnya.