Memastikan setiap potongan beasiswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) dibukukan ke
jurnal dan direkonsiliasi ke tagihan siswa yang benar, sehingga sisa tagihan siswa berkurang
sebesar potongan yang menjadi haknya, dan komitmen beasiswa pada dokumen Scholarship Award
terealisasi dengan nilai yang dapat ditelusuri.
Prosedur ini dimulai saat sebuah baris Schedule pada dokumen Scholarship Award berstatus On
Progress sudah jatuh tempo dan tagihan siswa untuk termin tersebut sudah terbit, dan berakhir
saat dokumen Scholarship Deduction berstatus Done. Termasuk di dalamnya jalur akhir
alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembuatan komitmen beasiswanya. Komitmen dicatat lebih dulu
sebagai dokumen Scholarship Award dan diatur
Pelaksanaan Scholarship Award.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen Scholarship Deduction yang sudah
berstatus Done, karena jalur itu tidak tersedia di Odoo YPII. Penanda kewenangan Can
Cancel pada Policy Template Standard hanya berlaku untuk status Draft, Waiting for
Approval, dan On Progress. Koreksi atas potongan yang dokumennya sudah selesai hanya
dapat ditempuh dengan jurnal koreksi tersendiri di luar model ini.
Penggunaan kembali dokumen Scholarship Deduction yang sudah dibatalkan diatur
Penggunaan Ulang Scholarship Deduction yang Dibatalkan.
Per 17 Agustus 2026 belum ada satu pun dokumen Scholarship Deduction di Odoo YPII, padahal
sudah ada 25 dokumen Scholarship Award berstatus On Progress. Jalur realisasi beasiswa
belum pernah dijalankan di lingkungan produksi, sehingga penerapan pertama prosedur ini
sebaiknya didampingi administrator Odoo YPII.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Deduction User | grup Odoo Scholarship Deduction → User; penanda Can Confirm dan Can Finished | membuat, mengubah, mengajukan, dan menyelesaikan dokumen |
| Scholarship Deduction Validator | grup Odoo Scholarship Deduction → Validator; penanda Can Cancel, Can Restart, Can Restart Approval, Can Input Manual Document Number; sekaligus kumpulan penyetuju pada Approval Template Standard | menyetujui, menolak, membatalkan, memulai ulang, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | memeriksa kelayakan, memindahkan status, menerbitkan nomor, memposting jurnal, merekonsiliasi tagihan, dan menandai baris Schedule |
Nama peran memakai nama grup Odoo apa adanya, sesuai keputusan YPII tanggal 17 Agustus
2026. Pemetaan tiap grup ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Temuan pengendalian. Grup Scholarship Deduction → Viewer, User, dan Validator di
Odoo YPII memuat daftar sepuluh pengguna yang identik, dan daftar itu sama pula dengan
ketiga grup Scholarship Award. Akibatnya orang yang mengajukan potongan beasiswa juga
berwenang menyetujuinya — padahal persetujuan pada dokumen inilah yang menimbulkan dampak
akuntansi. Pemisahan tugas pada prosedur ini bersifat administratif, bukan dipaksakan sistem.
Pemicu (Start Event): sebuah baris Schedule pada dokumen Scholarship Award berstatus On
Progress sudah jatuh tempo, dan tagihan siswa untuk termin tersebut sudah terbit dan masih
memiliki sisa.
Pelaku (Lanes): Scholarship Deduction User · Scholarship Deduction Validator · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus On Progress; baris Schedule yang jatuh tempo; tagihan siswa yang masih bersisa
Aktivitas: Membentuk dokumen potongan dari dokumen Scholarship Award, satu dokumen per tagihan. Jalur pembuatan manual hanya dipakai bila jalur dari Scholarship Award tidak dapat digunakan.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Deduction berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Deduction Jatuh Tempo dari Scholarship Award dan Membuat Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: 3 hari kerja sejak baris Schedule jatuh tempo
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; daftar tagihan siswa yang masih bersisa
Aktivitas: Memastikan tab Lines memuat baris Schedule dan Funding yang benar, lalu mengisi tab Allocations dengan tagihan yang dipotong beserta nilainya sampai Amount Unallocated bernilai nol.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Amount Unallocated bernilai nol
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; pengaturan pengakuan pada Scholarship Program dan tagihan siswa
Aktivitas: Sistem menetapkan Recognition Method dan Recognition Date dokumen; Scholarship Deduction User memeriksa dan menimpa keduanya pada tab Accounting (bagian Deferred Recognition) bila perlu selagi dokumen berstatus Draft.
Output (Data Object): Recognition Method bernilai Immediate atau Deferred, beserta Deferred Account pada tab Accounting bila metodenya Deferred
Rincian/turunan: Penentuan Metode Pengakuan Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft yang sudah lengkap
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis dan field Active Users terisi
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah ke Scholarship Deduction Validator berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju pada field Active Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Aktivitas: Memberitahukan kepada penyetuju bahwa ada dokumen Scholarship Deduction yang menunggu persetujuannya, di luar sistem. Odoo YPII tidak memiliki otomasi pengiriman notifikasi untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan kepada penyetuju
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada Scholarship Deduction Validator
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; dokumen Scholarship Award yang direalisasikan; tagihan siswa pada tab Allocations
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian nilai potongan terhadap komitmen beasiswa, kebenaran tagihan yang dialokasikan, dan kesesuaian Journal serta Receivable Account pada tab Accounting, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui Scholarship Deduction dan Menolak Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
SLA/Durasi: 5 hari kerja sejak dokumen berstatus Waiting for Approval
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Aturan: Disetujui → langkah 9. Ditolak → langkah 13.
Penggabungan (Merge): jalur ditolak yang dipulihkan bertemu kembali di langkah 2; jalur ditolak yang dihentikan berakhir pada Akhir Proses "potongan beasiswa ditolak".
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang seluruh barisan persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan enam pemeriksaan kelayakan, memindahkan status dokumen menjadi On Progress, menerbitkan nomor dokumen berpola SCD/<tahun>/<6 digit>, memposting satu jurnal, merekonsiliasinya ke tagihan pada tab Allocations, lalu menandai baris Schedule pada Scholarship Award menjadi Realized. Bila satu pemeriksaan gagal, seluruh tindakan dibatalkan dan dokumen tetap berstatus Waiting for Approval.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress bernomor terbit; jurnal terposting; sisa tagihan siswa berkurang; baris Schedule berstatus Realized
Rincian/turunan: Scholarship Deduction — Penjurnalan dan Rekonsiliasi Pasca-Persetujuan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Aturan: Recognition Method bernilai Deferred → langkah 11. Recognition Method bernilai Immediate → langkah 12.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu kembali di langkah 12.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress dengan Recognition Status bernilai Pending atau Partially Recognized
Aktivitas: Membentuk dokumen Scholarship Deduction Recognition untuk melepaskan beban tangguhan dari akun tangguhan ke akun final, bertahap sampai Amount Deferred bernilai nol.
Output (Data Object): Recognition Status dokumen bernilai Recognized; Amount Deferred bernilai nol
Rincian/turunan: Membuat Recognition Jatuh Tempo dari Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress yang jurnalnya sudah terposting dan rekonsiliasinya sudah benar
Aktivitas: Menyatakan potongan beasiswa selesai dibukukan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "potongan beasiswa terbukukan"
SLA/Durasi: 2 hari kerja sejak dokumen berstatus On Progress
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Rejected beserta alasan penolakan pada chatter
Aktivitas: Mengembalikan dokumen yang ditolak ke status Draft agar datanya dapat diperbaiki dan diajukan ulang. Bila potongan diputuskan tidak dilanjutkan, dokumen dibiarkan berstatus Rejected.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor dokumen tidak berubah
Rincian/turunan: Memulai Ulang Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): diperbaiki → kembali ke langkah 2; tidak dilanjutkan → Akhir Proses "potongan beasiswa ditolak"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft, Waiting for Approval, atau On Progress; alasan pembatalan dari daftar yang diizinkan
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasannya. Untuk dokumen berstatus On Progress, sistem membalik seluruh dampak akuntansinya: rekonsiliasi dibatalkan, jurnal dihapus, dan baris Schedule kembali berstatus Scheduled. Langkah ini tidak tersedia setelah dokumen berstatus Done, dan ditolak selama masih ada dokumen Recognition berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled; sisa tagihan siswa pulih; baris Schedule kembali Scheduled
Rincian/turunan: Membatalkan Scholarship Deduction dan Scholarship Deduction — Pembalikan Otomatis Pasca-Pembatalan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai"
Akhir Proses (End Event): potongan beasiswa terbukukan (dokumen berstatus Done) · potongan beasiswa ditolak (dokumen berstatus Rejected) · dibatalkan sebelum selesai (dokumen berstatus Cancelled)
Enam pemeriksaan pertama dijalankan sistem pada langkah 9 dan seluruhnya membatalkan
persetujuan tanpa menyisakan jurnal setengah jadi. Karena itu keenamnya sebaiknya sudah
diperiksa Scholarship Deduction User pada langkah 2.
| Titik kontrol | Yang diperiksa | Akibat bila gagal |
|---|---|---|
| Sebelum langkah 4 | Invoice Receivable Account setiap baris Allocations sama persis dengan Receivable Account dokumen pada tab Accounting | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Sebelum langkah 4 | Akun piutang tersebut mengizinkan rekonsiliasi | Persetujuan ditolak; eskalasikan ke administrator Odoo YPII |
| Sebelum langkah 4 | Partner setiap tagihan sama dengan Partner dokumen | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Sebelum langkah 4 | Mata uang setiap tagihan sama dengan mata uang dokumen | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Sebelum langkah 4 | Amount Allocated setiap baris tidak melampaui Invoice Residual tagihan | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Sebelum langkah 4 | Amount Unallocated bernilai nol | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Sebelum langkah 4 | Deferred Account pada tab Accounting terisi bila Recognition Method bernilai Deferred | Persetujuan ditolak sistem pada langkah 9 |
| Setelah langkah 9 | # Document berpola SCD/<tahun>/<6 digit>, field Move menunjuk jurnal yang sudah diposting, dan field Reconciled tercentang |
Penjurnalan atau rekonsiliasi tidak tuntas; eskalasikan ke administrator Odoo YPII |
| Setelah langkah 9 | Sisa tagihan siswa berkurang sebesar Amount Allocated, dan baris Schedule pada Scholarship Award berstatus Realized | Rekonsiliasi tidak mendarat pada tagihan yang dimaksud |
| Setelah langkah 9 | Settled by Scholarship pada tagihan naik, sedangkan Settled by Cash tidak berubah | Potongan beasiswa keliru terhitung sebagai setoran kas pada laporan penerimaan |
| Sebelum langkah 14 | Tidak ada dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Done | Odoo YPII menolak pembatalan; batalkan seluruh dokumen Recognition berstatus Done lebih dulu |
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat: Approval Template Standard memuat satu
baris penyetuju dengan grup Scholarship Deduction Validator, sehingga satu persetujuan
langsung memicu penjurnalan dan rekonsiliasi.
TBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?TBD-ORG: bagaimana YPII mengoreksi potongan beasiswa yang keliru pada dokumen yang sudah berstatus Done — jurnal koreksi manual, atau perluasan penanda Can Cancel ke status Done?SOP-0593733fSOP-b6c895ffDT-8cfcd84bDT-7a6ed14cOTS-2d378582OTS-f1e89035