Otomasi Sistem ini menjelaskan rangkaian tindakan yang dijalankan Odoo YPII sendiri pada
saat sebuah dokumen Scholarship Deduction memperoleh persetujuan terakhir. Inilah titik
di mana potongan beasiswa berhenti menjadi rencana dan mulai berdampak pada pembukuan
Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII): jurnal terbentuk dan diposting, tagihan
siswa berkurang, dan baris Schedule pada Scholarship Award berubah menjadi Realized.
Ketika penyetuju menekan Approve pada dokumen Scholarship Deduction berstatus Waiting
for Approval, sistem lebih dulu menjalankan enam pemeriksaan kelayakan. Bila seluruhnya
lolos, dokumen berpindah ke status On Progress — tombol Start tidak pernah muncul
pada model ini — lalu sistem menerbitkan nomor dokumen, memposting satu jurnal, mencocokkan
jurnal itu dengan tagihan yang dipilih pada tab Allocations, dan menandai baris Schedule
Award yang direalisasikan.
Bila salah satu pemeriksaan gagal, seluruh tindakan dibatalkan: dokumen tetap di
Waiting for Approval, tidak ada jurnal yang terbentuk, dan pesan kesalahan menjelaskan
pemeriksaan mana yang gagal.
Otomasi ini seluruhnya berjalan di dalam Odoo YPII pada model
school_scholarship_deduction (modul ssi_school_scholarship_deduction). Model lain yang
ikut dibaca atau ditulis: account.move dan account.move.line (jurnal), customer_invoice
(tagihan siswa yang direkonsiliasi), dan school_scholarship_award_schedule (baris Schedule
pada Scholarship Award). Tidak ada sistem eksternal, webhook, maupun antrean pekerjaan yang
terlibat.
Otomasi ini sendiri — penjurnalan dan rekonsiliasi — tidak dijalankan oleh Automated
Action maupun Scheduled Action: tidak ada base.automation atau ir.cron yang menyasar model
Scholarship Deduction secara langsung. Pemicunya melekat pada kode modul dan berjalan saat
dokumen Scholarship Deduction berpindah dari Waiting for Approval ke On Progress,
yaitu ketika persetujuan pada level terakhir diterima.
Dokumen Scholarship Deduction yang diproses di sini bisa terbentuk otomatis lebih dulu,
sebelum sampai ke tahap persetujuan ini. base.automation id 60 ("Scholarship: Buat
Deduction Otomatis saat Tagihan ENROLLMENT Terbit"), aktif, tersasar pada model Journal
Entry (account.move), dipicu on_write dengan syarat
filter_domain=[('state','=','posted')]. Setiap kali jurnal tagihan ENROLLMENT ter-posted,
otomasi ini memanggil method school_scholarship_award._create_deduction_for_invoice() untuk
membentuk dokumen ini — cakupannya hanya jalur ENROLLMENT, karena modul
ssi_school_scholarship_admission belum terpasang di Odoo YPII.
Sistem memeriksa setiap baris pada tab Allocations:
Setelah seluruh baris lolos, sistem memeriksa satu hal terakhir pada header:
SCD/<tahun>/<6 digit>, menggantikan nilai sementara /.DT-7a6ed14c).| Objek konfigurasi | Nilai di Odoo YPII |
|---|---|
| Approval Template model Scholarship Deduction | Standard — aktif, satu level penyetuju, grup penyetuju Scholarship Deduction / Validator |
| Sequence Template model Scholarship Deduction | Standard — aktif, menerbitkan nomor pada status On Progress |
| Pola nomor dokumen | SCD/<tahun>/<6 digit> |
| Jurnal yang dipakai | field Journal pada dokumen, nilai bawaannya berasal dari Deduction Journal pada Scholarship Award |
| Akun piutang yang dikredit | field Receivable Account pada dokumen |
| Akun yang didebet tiap baris | Final Account baris (metode Immediate) atau Deferred Account header (metode Deferred) |
| Automated Action / Scheduled Action | base.automation id 60 ("Scholarship: Buat Deduction Otomatis saat Tagihan ENROLLMENT Terbit") — aktif, model Journal Entry (account.move), trigger=on_write, syarat filter_domain=[('state','=','posted')]; membentuk dokumen ini, bukan menjalankan penjurnalan/rekonsiliasi pada halaman ini |
Tidak ada kredensial rahasia pada otomasi ini.
Seluruh pesan berikut muncul saat tombol Approve ditekan, dan seluruhnya membatalkan
persetujuan tanpa menyisakan jurnal setengah jadi.
Keberhasilan otomasi ini terlihat pada dokumen Scholarship Deduction: statusbar berpindah ke
On Progress, field # Document berisi nomor berpola SCD/, field Move menunjuk
jurnal yang sudah diposting, field Reconciled tercentang, dan tab Realized Schedule
terisi.
Untuk memantau secara massal, buka menu School → Scholarship → Scholarship Deductions
dan perhatikan kolom State pada tampilan list. Kolom Amount Unallocated dan
Reconciled kini disembunyikan secara bawaan pada tampilan list ini — munculkan
keduanya lewat ikon kolom di kanan atas tabel bila diperlukan. Dampaknya di sisi tagihan
dapat diperiksa lewat kolom sisa tagihan pada daftar Customer Invoice siswa yang
bersangkutan.
Pembalikan otomatis bila dokumen dibatalkan dijelaskan di
Scholarship Deduction — Pembalikan Otomatis Pasca-Pembatalan
(OTS-f1e89035).
IK-b968df38IK-9cee16bbDT-8cfcd84bDT-7a6ed14cOTS-f1e89035