|
|
| Nomor Dokumen |
IK-9cee16bb |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_deduction (School Scholarship Deduction) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Deductions |
| Tombol Aksi |
Create |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Deduction / User |
| Perubahan Status |
(dokumen baru) → Draft |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara membuat satu dokumen Scholarship Deduction
(school_scholarship_deduction) di Odoo YPII melalui menu School → Scholarship →
Scholarship Deductions. Dokumen Scholarship Deduction adalah dokumen yang merealisasikan
potongan beasiswa dari sebuah Scholarship Award: tab Lines mencatat baris Schedule
Scholarship Award yang direalisasikan, sedangkan tab Allocations mencatat invoice pelanggan
yang akan direkonsiliasi dengan potongan tersebut.
Pembuatan manual seperti dijelaskan di halaman ini bukan jalur yang paling lazim dipakai di
YPII. Jalur yang lebih lazim adalah membiarkan sistem membuat dokumen Scholarship Deduction
secara otomatis lewat tombol Create Due Deduction pada Scholarship Award — lihat
Membuat Deduction Jatuh Tempo dari Scholarship Award.
Pembuatan manual dipakai bila dokumen perlu disusun sendiri baris demi baris, misalnya ketika
alokasi ke invoice pelanggan tidak dapat ditentukan otomatis.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Deduction / User. Grup ini memiliki hak baca, tulis, buat,
dan hapus atas model school_scholarship_deduction. Grup Scholarship Deduction / Viewer hanya dapat
membaca dokumen dan tidak dapat menekan tombol Create.
- Dokumen yang dibuat harus dapat dilihat kembali oleh pengguna. Pengguna internal selalu
dapat melihat dokumen yang field Responsible-nya berisi dirinya sendiri; cakupan yang
lebih luas diperoleh dari grup kepemilikan data Scholarship Deduction / Company, Scholarship Deduction / Company
and All Child Companies, Scholarship Deduction / All, atau Scholarship Deduction / Operating Unit.
- Sudah ada dokumen Scholarship Award berstatus On Progress yang memiliki baris
Schedule untuk direalisasikan. Kelayakan baris Schedule dijelaskan di
Kelayakan Schedule Scholarship Award untuk Deduction Jatuh Tempo.
- Sudah tersedia Journal dan Receivable Account yang akan dipakai dokumen, serta
invoice pelanggan yang akan dialokasikan.
- Untuk dokumen dengan Recognition Method bernilai Deferred, sudah tersedia
Deferred Account dan Recognition Journal.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Deductions.
- Klik tombol Create.
- Isi bagian utama formulir:
- Company (wajib) — perusahaan pemilik dokumen. Menentukan cakupan grup kepemilikan
data Scholarship Deduction / Company.
- Responsible (wajib) — pengguna penanggung jawab dokumen.
- Award (wajib) — dokumen Scholarship Award yang potongannya direalisasikan.
- Date (wajib) — tanggal dokumen Scholarship Deduction.
- Student — siswa penerima beasiswa.
- Partner — kontak yang ditagih. Harus sama dengan partner setiap invoice yang
dialokasikan.
- Currency — mata uang dokumen. Harus sama dengan mata uang setiap invoice yang
dialokasikan.
- Operating Unit — unit operasional dokumen.
- Reviewer — peninjau dokumen.
- Buka tab Accounting, lalu isi:
- Journal (wajib) — jurnal yang dipakai sistem saat membentuk entri akuntansi setelah
dokumen disetujui.
- Receivable Account (wajib) — akun piutang dokumen. Akun ini harus sama persis dengan
Invoice Receivable Account setiap invoice yang dialokasikan di tab Allocations.
- Pada kelompok Deferred Recognition di tab Accounting yang sama, tentukan cara
pengakuan pendapatan dokumen:
- Recognition Method — Immediate atau Deferred. Aturan penentuannya dijelaskan di
Penentuan Metode Pengakuan Scholarship Deduction.
- Recognition Date — tanggal pengakuan dokumen. Nilai ini yang dibandingkan dengan field
Date pada wizard Create Due Scholarship Recognition saat dokumen Scholarship
Deduction Recognition dibuat.
- Deferred Account (wajib bila Recognition Method = Deferred) — akun tangguhan yang
dipakai selama pendapatan belum diakui.
- Recognition Journal — jurnal yang dipakai dokumen Scholarship Deduction Recognition
turunan dari dokumen Scholarship Deduction ini.
- Isi tab Lines. Setiap baris mewakili satu baris Schedule Scholarship Award yang
direalisasikan:
- Schedule (wajib) — baris Schedule pada Scholarship Award yang direalisasikan baris ini.
- Funding (wajib) — baris Funding pada Scholarship Award yang menanggung potongan.
- Funding Source — sumber dana yang mengikuti baris Funding terpilih.
- Benefit — baris Benefit pada Scholarship Award yang menjadi dasar potongan.
- Description (wajib) — uraian baris.
- Product — produk yang menjadi objek potongan.
- Final Account (wajib) — akun yang dipakai baris ini pada entri akuntansi dokumen.
- Account — akun baris sebelum penyesuaian metode pengakuan.
- Analytic Account — akun analitik baris.
- UoM Quantity (wajib) — kuantitas baris.
- Price Unit (wajib) — harga satuan baris.
- Price Subtotal — subtotal baris, dihitung dari UoM Quantity dan Price Unit.
- Isi tab Allocations. Setiap baris mengalokasikan sebagian atau seluruh nilai potongan ke
satu invoice pelanggan:
- Customer Invoice (wajib) — invoice pelanggan yang akan direkonsiliasi.
- Amount Allocated (wajib) — nilai potongan yang dialokasikan ke invoice tersebut.
Nilainya tidak boleh melebihi Invoice Residual.
- Invoice Residual — sisa tagihan invoice yang bersangkutan.
- Invoice Receivable Account — akun piutang invoice. Harus sama persis dengan
Receivable Account dokumen.
- Partial Reconcile — tautan rekonsiliasi parsial; terisi sistem setelah dokumen disetujui.
- Isi tab Note bila ada keterangan tambahan.
- Simpan dokumen.
Dua aturan berikut menentukan apakah dokumen dapat disetujui, dan keduanya diperiksa sistem
pada saat persetujuan, bukan saat penyimpanan. Pertama, Amount Unallocated harus bernilai
nol — seluruh nilai potongan wajib teralokasi ke invoice. Kedua, Receivable Account
dokumen harus sama persis dengan Invoice Receivable Account setiap invoice yang
dialokasikan.
Bila Recognition Method diisi Deferred, sistem menolak dokumen ketika invoice yang
dialokasikan masih mengakui pendapatan secara langsung. Ketidaksamaan cara pengakuan ini hanya
diperbolehkan bila Allow Asymmetric Recognition pada Program beasiswa yang bersangkutan
aktif.
- Dokumen Scholarship Deduction baru tersimpan dengan status Draft.
- Field # Document masih bernilai
/. Nomor dokumen berformat SCD/<tahun>/<6 digit> baru
terbit ketika dokumen mencapai status On Progress.
- Amount Total menunjukkan jumlah Price Subtotal seluruh baris tab Lines.
- Amount Allocated menunjukkan jumlah Amount Allocated seluruh baris tab Allocations,
dan Amount Unallocated menunjukkan selisih yang belum teralokasi.
- Field Move, Receivable Move Line, Reconciled, dan Partial Reconcile masih
kosong. Ketiganya terisi sistem setelah dokumen disetujui — lihat
Scholarship Deduction — Penjurnalan dan Rekonsiliasi Pasca-Persetujuan.
- Tab Realized Schedule dan tab Recognitions masih kosong; keduanya bersifat baca-saja.
- Tombol Confirm tersedia untuk melanjutkan dokumen ke proses persetujuan — lihat
Mengonfirmasi Scholarship Deduction.
- Tombol Create tidak tersedia di menu Scholarship Deductions. Pengguna hanya termasuk grup
Scholarship Deduction / Viewer, yang berhak membaca tetapi tidak berhak membuat dokumen. Mintakan
keanggotaan grup Scholarship Deduction / User kepada administrator Odoo YPII.
- Dokumen tersimpan tetapi tidak muncul lagi di daftar Scholarship Deductions. Aturan
pembatasan data menyembunyikan dokumen milik pengguna lain. Pastikan field Responsible
berisi pengguna yang bersangkutan, atau mintakan grup kepemilikan data yang sesuai
(Scholarship Deduction / Company, Scholarship Deduction / Company and All Child Companies, Scholarship Deduction / All, atau
Scholarship Deduction / Operating Unit).
- Penyimpanan ditolak dengan pesan bahwa Deferred Account wajib diisi. Field Recognition
Method bernilai Deferred sementara Deferred Account kosong. Isi Deferred Account,
atau ubah Recognition Method menjadi Immediate bila memang pengakuan langsung yang
dikehendaki.
- Penyimpanan ditolak karena cara pengakuan tidak simetris. Dokumen memakai Recognition
Method bernilai Deferred, sedangkan invoice yang dialokasikan masih mengakui pendapatan
secara langsung. Selaraskan cara pengakuan, atau aktifkan Allow Asymmetric Recognition pada
Program beasiswa yang bersangkutan.
- Amount Unallocated tidak bernilai nol. Jumlah Amount Allocated pada tab Allocations
belum menutup Amount Total. Tambahkan baris alokasi atau sesuaikan nilainya sampai
Amount Unallocated bernilai nol; selama belum nol, dokumen akan ditolak saat disetujui.
- Menu Print terbuka tanpa satu pun pilihan laporan. Menu Print membuka wizard Select
Report To Print, tetapi model school_scholarship_deduction di Odoo YPII belum memiliki
laporan tertaut, sehingga wizard tampil kosong. Ini bukan kesalahan pengguna dan tidak ada
penanganan di sisi pengguna.
- Tombol Reload Template Policy diperlukan. Bila tombol aksi yang seharusnya tersedia belum
muncul setelah konfigurasi policy diperbarui administrator, tekan tombol Reload Template
Policy pada dokumen untuk memuat ulang policy template Standard.