|
|
| Nomor Dokumen |
IK-b968df38 |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_deduction (School Scholarship Deduction) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Deductions |
| Tombol Aksi |
Approve |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Deduction / Validator yang tercantum pada Active Users dokumen |
| Perubahan Status |
Waiting for Approval → On Progress |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara menyetujui dokumen Scholarship Deduction
(school_scholarship_deduction) di Odoo YPII dengan menekan tombol Approve. Persetujuan
adalah langkah paling menentukan pada siklus hidup dokumen Scholarship Deduction: pada saat
inilah sistem menerbitkan nomor dokumen, membentuk dan memposting entri akuntansi,
merekonsiliasi potongan ke invoice pelanggan, serta menandai baris Schedule pada Scholarship
Award sebagai Realized.
Approval template Standard untuk model school_scholarship_deduction hanya memiliki satu
tingkat persetujuan dengan grup penyetuju Scholarship Deduction / Validator. Karena itu satu persetujuan
sudah merupakan persetujuan terakhir, dan seluruh akibat yang dijelaskan di halaman ini terjadi
segera setelah tombol Approve ditekan.
Tombol Start tidak pernah muncul pada dokumen Scholarship Deduction di Odoo YPII karena
policy Can Start tidak memiliki baris pada policy template Standard. Hal ini tidak
memblokir alur: begitu persetujuan terakhir masuk, dokumen berpindah sendiri ke status On
Progress tanpa perlu ada yang menekan tombol Start.
- Pengguna tercantum pada field Active Users dokumen. Policy Can Approve tidak dibatasi
ke grup tertentu, tetapi mensyaratkan pengguna yang menekan tombol termasuk daftar penyetuju
aktif dokumen. Daftar tersebut diisi dari grup penyetuju Scholarship Deduction / Validator pada approval
template Standard.
- Dokumen Scholarship Deduction berstatus Waiting for Approval. Policy Can Approve hanya
berlaku pada status ini.
- Amount Unallocated dokumen bernilai nol.
- Receivable Account dokumen (tab Accounting) sama persis dengan Invoice Receivable
Account setiap baris pada tab Allocations, dan akun tersebut mengizinkan rekonsiliasi.
- Partner dan Currency dokumen sama dengan partner dan mata uang setiap invoice yang
dialokasikan, dan Amount Allocated setiap baris tidak melebihi Invoice Residual.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Deductions.
- Buka dokumen Scholarship Deduction berstatus Waiting for Approval yang akan disetujui.
- Periksa tab Lines, tab Allocations, serta nilai Amount Total, Amount
Allocated, dan Amount Unallocated.
- Pada tab Accounting, kelompok Deferred Recognition, periksa Recognition Method,
Recognition Date, dan Deferred Account sesuai
Penentuan Metode Pengakuan Scholarship Deduction.
- Periksa tab Approvals untuk memastikan pengguna yang bersangkutan memang tercantum pada
Active Users.
- Klik tombol Approve di bagian header formulir.
- Klik OK pada dialog konfirmasi bertuliskan
Approve data. Are you sure?.
- Amati statusbar dokumen berpindah ke On Progress dan field # Document terisi nomor
berformat SCD/<tahun>/<6 digit>.
Tombol Approve juga tersedia pada header tampilan list Scholarship Deductions, sehingga
beberapa dokumen berstatus Waiting for Approval dapat disetujui sekaligus. Tombol header
tampilan list baru muncul setelah minimal satu baris dicentang. Pemeriksaan pra-persetujuan
tetap dijalankan sistem untuk setiap dokumen yang dipilih.
- Status dokumen berubah dari Waiting for Approval langsung menjadi On Progress, tanpa
perlu menekan tombol Start.
- Field # Document terisi nomor berformat
SCD/<tahun>/<6 digit>, menggantikan nilai /.
- Sistem membentuk entri akuntansi dan langsung mempostingnya. Field Move terisi dengan
entri jurnal tersebut, dan field Receivable Move Line terisi dengan baris piutangnya.
- Sistem merekonsiliasi baris piutang dokumen dengan setiap invoice pada tab Allocations.
Kolom Partial Reconcile pada baris alokasi terisi, dan field Reconciled pada dokumen
menunjukkan bahwa rekonsiliasi sudah berjalan.
- Residual Amount setiap tagihan siswa yang dialokasikan turun sebesar Amount Allocated
baris yang bersangkutan; nilai sisa tagihan yang baru tercermin pada kolom Invoice
Residual di tab Allocations. Tagihan yang tertutup penuh oleh potongan beasiswa
berpindah dari status Unpaid ke status Paid.
- Pada setiap tagihan siswa yang direkonsiliasi, field Has Scholarship menjadi tercentang,
field Settled by Scholarship naik sebesar nilai potongan yang menutup tagihan tersebut,
dan field Scholarship Deductions memuat dokumen Scholarship Deduction ini.
- Field Settled by Cash pada tagihan siswa tidak ikut naik. Pengecualian ini disengaja
agar laporan penerimaan kas YPII tidak menghitung potongan beasiswa sebagai setoran uang.
- Setiap baris Schedule pada Scholarship Award yang direalisasikan berubah statusnya menjadi
Realized, dan muncul pada tab Realized Schedule dokumen Scholarship Deduction.
- Bila Recognition Method bernilai Deferred, field Amount Deferred dan Recognition
Status menjadi dasar pembuatan dokumen Scholarship Deduction Recognition berikutnya —
lihat
Membuat Recognition Jatuh Tempo dari Scholarship Deduction.
- Rincian lengkap seluruh langkah yang dijalankan sistem setelah persetujuan dijelaskan di
Scholarship Deduction — Penjurnalan dan Rekonsiliasi Pasca-Persetujuan.
- Tombol Done menjadi tersedia untuk menutup dokumen — lihat
Menyelesaikan Scholarship Deduction.
Seluruh butir berikut berasal dari pemeriksaan pra-persetujuan yang dijalankan sistem sebelum
dokumen dipindahkan ke On Progress. Bila salah satu pemeriksaan gagal, dokumen tetap
berstatus Waiting for Approval, tidak ada nomor yang terbit, dan tidak ada entri akuntansi
yang terbentuk.
- Persetujuan ditolak karena akun piutang invoice berbeda. Invoice Receivable Account
pada salah satu baris tab Allocations tidak sama dengan Receivable Account dokumen.
Kembalikan dokumen ke Draft, lalu samakan kedua akun tersebut — baik dengan mengubah
Receivable Account dokumen maupun dengan mengganti invoice yang dialokasikan.
- Persetujuan ditolak karena akun tidak mengizinkan rekonsiliasi. Akun piutang yang dipakai
tidak disetel sebagai akun yang dapat direkonsiliasi. Mintakan administrator Odoo YPII
memperbaiki setelan akun tersebut, atau pilih akun piutang lain yang mengizinkan rekonsiliasi.
- Persetujuan ditolak karena partner invoice berbeda. Partner pada salah satu invoice di
tab Allocations tidak sama dengan Partner dokumen Scholarship Deduction. Perbaiki
pilihan invoice, atau sesuaikan Partner dokumen.
- Persetujuan ditolak karena mata uang invoice berbeda. Currency salah satu invoice
berbeda dari Currency dokumen. Alokasikan hanya invoice bermata uang sama dengan dokumen.
- Persetujuan ditolak karena Amount Allocated melebihi Invoice Residual. Nilai alokasi pada
salah satu baris lebih besar dari sisa tagihan invoice yang bersangkutan. Turunkan Amount
Allocated, atau bagi alokasi ke beberapa invoice.
- Persetujuan ditolak karena Amount Unallocated belum nol. Masih ada nilai potongan yang
belum dialokasikan ke invoice mana pun. Kembalikan dokumen ke Draft, lalu lengkapi tab
Allocations sampai Amount Unallocated bernilai nol.
- Tombol Approve tidak muncul padahal dokumen berstatus Waiting for Approval. Pengguna tidak
tercantum pada Active Users dokumen. Periksa tab Approvals; hanya pengguna dalam grup
Scholarship Deduction / Validator yang menjadi penyetuju aktif yang dapat menekan Approve.
- Tombol Start dicari tetapi tidak ada. Tombol Start memang tidak pernah muncul pada
dokumen Scholarship Deduction di Odoo YPII. Dokumen berpindah ke On Progress secara
otomatis begitu persetujuan terakhir masuk; tidak ada tindakan yang perlu dilakukan pengguna.
- Dokumen sudah On Progress tetapi ternyata salah. Dokumen tidak dapat dikembalikan ke
Draft secara langsung. Gunakan Cancel untuk membalik jurnal dan rekonsiliasi, lalu
Restart — lihat
Membatalkan Scholarship Deduction.