|
|
| Nomor Dokumen |
IK-4c496b2b |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_award (School Scholarship Award) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Awards |
| Tombol Aksi |
Create Due Deduction |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Award / User |
| Perubahan Status |
status School Scholarship Award tidak berubah; tetap On Progress |
| Dokumen Hasil |
School Scholarship Deduction berstatus Draft |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara membentuk dokumen School Scholarship Deduction dari
dokumen School Scholarship Award (school_scholarship_award) di Odoo YPII dengan tombol
Create Due Deduction. Tombol tersebut membuka wizard Create Due Scholarship Deduction,
yang memproses baris Schedule yang sudah jatuh tempo menjadi dokumen potongan beasiswa.
Wizard dapat dijalankan dari formulir satu dokumen School Scholarship Award, atau dari beberapa
baris yang dicentang pada tampilan list Scholarship Awards sekaligus. Keluaran wizard adalah
dokumen School Scholarship Deduction berstatus Draft — satu dokumen per tagihan, digabung
menyeluruh untuk semua dokumen School Scholarship Award yang diproses. Artinya, satu tagihan yang
dipotong oleh beberapa beasiswa sekaligus tetap menghasilkan satu dokumen potongan. Dokumen hasil
belum menghasilkan jurnal apa pun sampai dikonfirmasi dan disetujui.
- Dokumen School Scholarship Award berstatus On Progress. Tombol Create Due Deduction
tidak muncul pada status lain.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Award / User.
- Tab Schedule dokumen School Scholarship Award sudah terbentuk. Jadwal dibuat sistem otomatis
saat dokumen mencapai On Progress — lihat
Scholarship Award — Otomasi Pasca-Persetujuan
— dan dapat dilengkapi dengan tombol Generate Schedule.
- Terdapat baris Schedule yang memenuhi syarat untuk diproses. Kriteria kelayakan baris
Schedule dirinci di
Kelayakan Schedule Scholarship Award untuk Deduction Jatuh Tempo.
- Tab Accounting dokumen School Scholarship Award sudah memuat Deduction Journal dan akun
yang diperlukan pada grup Deduction, karena nilai-nilai inilah yang dipakai dokumen hasil.
- Kewenangan setiap tombol aksi School Scholarship Award per status dan per grup dirangkum di
Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Award.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Awards.
- Klik baris dokumen School Scholarship Award berstatus On Progress yang akan diproses untuk
membuka formulirnya.
- Buka tab Schedule dan periksa baris jadwal yang hendak dipotong, termasuk field Date,
Payment Term State, # Customer Invoice, Amount Planned, dan State.
- Klik tombol Create Due Deduction di bagian header formulir. Tombol ini tidak menampilkan
dialog konfirmasi; wizard langsung terbuka.
- Pada wizard Create Due Scholarship Deduction, isi:
- Date Start — opsional. Tanggal jadwal paling awal yang diproses. Dikosongkan, tidak ada
batas bawah tanggal.
- Date End (wajib) — tanggal jadwal paling akhir yang diproses.
- Klik tombol Create Due Deduction di bagian bawah wizard. Untuk membatalkan tanpa membentuk
dokumen apa pun, klik Cancel.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Awards.
- Saring daftar agar hanya menampilkan dokumen berstatus On Progress.
- Centang kotak pilih di sisi kiri setiap baris dokumen School Scholarship Award yang akan
diproses. Tombol pada header tampilan list baru muncul setelah minimal satu baris dicentang.
- Klik tombol Create Due Deduction yang muncul di atas daftar.
- Pada wizard Create Due Scholarship Deduction, isi Date Start bila diperlukan dan
Date End yang bersifat wajib. Field Awards pada wizard sudah terisi otomatis dari baris
yang dicentang dan tidak ditampilkan.
- Klik tombol Create Due Deduction di bagian bawah wizard.
Dokumen School Scholarship Award yang tidak memiliki satu pun baris jadwal jatuh tempo pada
rentang tanggal tersebut dilewati tanpa menimbulkan galat, sehingga pencentangan banyak baris
sekaligus aman dilakukan.
- Sistem membentuk dokumen School Scholarship Deduction berstatus Draft, satu dokumen per
tagihan yang dipotong, digabung menyeluruh untuk semua dokumen School Scholarship Award yang
diproses.
- Setelah wizard dijalankan, Odoo langsung membuka daftar dokumen School Scholarship Deduction
hasil pembentukan tersebut, disaring hanya ke dokumen yang baru dibuat.
- Setiap dokumen hasil memuat baris pada tab Lines yang merujuk baris Schedule dan baris
Funding asalnya, serta baris pada tab Allocations yang merujuk tagihan siswa yang
dipotong.
- Status dokumen School Scholarship Award sumber tetap On Progress dan isinya tidak berubah.
- Baris Schedule belum berubah menjadi Realized pada tahap ini. Perubahan status baris
jadwal terjadi ketika dokumen School Scholarship Deduction mencapai status On Progress.
- Field # Document pada setiap dokumen hasil masih bernilai
/. Nomor
SCD/<tahun>/<6 digit> baru terbit saat dokumen Scholarship Deduction mencapai status
On Progress.
- Alur lanjutan dokumen hasil dijelaskan di
Mengonfirmasi Scholarship Deduction.
- Tombol Create Due Deduction tidak muncul. Tombol ini hanya tersedia pada dokumen berstatus
On Progress dan hanya bagi pengguna dalam grup Scholarship Award / User. Periksa statusbar dokumen dan
keanggotaan grup pengguna.
- Wizard tidak dapat dijalankan karena Date End kosong. Field Date End bersifat wajib.
Isi tanggal jadwal paling akhir yang hendak diproses, lalu ulangi.
Problem: No Deduction document was created for the selected Award(s) disertai
Solution: Check that the period's invoice has already been issued. Tidak satu pun dokumen
School Scholarship Award terpilih memiliki baris Schedule yang memenuhi syarat pada rentang
Date Start sampai Date End yang diisi. Penyebab yang paling sering adalah tagihan
periode tersebut belum terbit, sehingga baris Schedule belum memiliki
# Customer Invoice. Periksa tab Schedule dan kriteria kelayakan di
Kelayakan Schedule Scholarship Award untuk Deduction Jatuh Tempo,
lalu perlebar rentang tanggal bila memang diperlukan.- Baris Schedule tidak ikut terproses karena Payment Term State bernilai Voided. Ini
terjadi bila seluruh baris detail termin pembayaran baris itu sudah dipindahkan penuh
(Full Transfer) ke termin lain lewat dokumen School Payment Term Transfer, sehingga tidak
lagi menjadi dasar tagihan dan tidak akan pernah menjadi Invoiced. Periksa termin
pengganti pada dokumen Enrollment terkait bila potongan untuk periode itu masih
diperlukan.
- Baris Schedule tidak ikut terproses karena Payment Term State bernilai Paid. Baris
semacam ini tidak perlu dipotong lagi: tagihan pada # Customer Invoice yang ditunjuk
baris itu sudah lunas sepenuhnya, sehingga gagal Kondisi 2 (yang hanya meloloskan
Invoiced) sekaligus Kondisi 3 (tagihannya tidak lagi berstatus terbuka). Lihat
Kelayakan Schedule Scholarship Award untuk Deduction Jatuh Tempo
untuk penjelasan lengkapnya.
- Tombol Create Due Deduction tidak muncul di atas daftar Scholarship Awards. Tombol pada
header tampilan list baru muncul setelah minimal satu baris dicentang. Centang baris dokumen
yang akan diproses lebih dahulu.
- Baris jadwal yang diharapkan tidak ikut terproses karena belum ada. Jalankan tombol
Generate Schedule untuk melengkapi baris jadwal yang belum terbentuk — lihat
Membuat Ulang Schedule Scholarship Award.
- Dokumen hasil terbentuk tetapi tidak dapat diubah atau dikonfirmasi. Hak ubah atas model
school_scholarship_deduction dimiliki grup Scholarship Deduction / User. Pengguna yang hanya berada di
grup Scholarship Award / User dapat membentuk dokumen tetapi tidak dapat memprosesnya lebih lanjut.
- Dokumen hasil keliru dan perlu dibatalkan. Dokumen School Scholarship Deduction berstatus
Draft dibatalkan lewat tombol Cancel pada dokumen tersebut oleh pengguna dalam grup
Scholarship Deduction / Validator — lihat
Membatalkan Scholarship Deduction.