|
|
| Nomor Dokumen |
IK-47301121 |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_deduction (School Scholarship Deduction) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Deductions |
| Tombol Aksi |
Edit lalu Save |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Deduction / User |
| Perubahan Status |
Draft → Draft (status tidak berubah) |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara mengubah isi dokumen Scholarship Deduction
(school_scholarship_deduction) yang masih berstatus Draft di Odoo YPII. Perubahan yang
dicakup meliputi field utama dokumen, baris pada tab Lines, baris pada tab Allocations,
serta pengaturan pengakuan pendapatan (Recognition Method, Recognition Date, dan
Deferred Account).
Mengubah dokumen Scholarship Deduction tidak mengubah status dokumen. Dokumen tetap berstatus
Draft dan baru berpindah status ketika tombol Confirm ditekan.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Deduction / User. Grup ini memiliki hak tulis atas model
school_scholarship_deduction; grup Scholarship Deduction / Viewer hanya berhak membaca.
- Dokumen Scholarship Deduction yang akan diubah berstatus Draft.
- Dokumen tersebut termasuk dalam cakupan data pengguna, yaitu dokumen dengan field
Responsible berisi pengguna yang bersangkutan, atau pengguna memiliki grup kepemilikan
data Scholarship Deduction / Company, Scholarship Deduction / Company and All Child Companies, Scholarship Deduction / All,
atau Scholarship Deduction / Operating Unit.
Seluruh field utama dokumen Scholarship Deduction hanya dapat diubah pada status Draft.
Di luar status Draft, field-field tersebut baca-saja. Beberapa field selalu baca-saja pada
status mana pun: Move, Receivable Move Line, Reconciled, seluruh field jumlah yang
dihitung sistem, serta tab Realized Schedule dan tab Recognitions.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Deductions.
- Buka dokumen Scholarship Deduction yang akan diubah dari tampilan list.
- Pastikan statusbar dokumen menunjukkan Draft.
- Klik tombol Edit.
- Ubah field yang diperlukan pada bagian utama formulir:
- Responsible — pengguna penanggung jawab dokumen. Mengubah field ini memengaruhi
pengguna mana yang masih dapat melihat dokumen bila cakupan datanya hanya "dokumen milik
sendiri".
- Award — dokumen Scholarship Award sumber potongan. Mengubah Award membuat baris
tab Lines yang mengacu ke Schedule Award lama tidak lagi relevan; periksa ulang seluruh
baris setelahnya.
- Date — tanggal dokumen.
- Student, Partner, Currency, Operating Unit, dan Reviewer sesuai
kebutuhan. Partner dan Currency harus tetap sama dengan partner dan mata uang
setiap invoice yang dialokasikan.
- Buka tab Accounting, lalu ubah field yang diperlukan:
- Journal — jurnal pembentuk entri akuntansi setelah persetujuan.
- Receivable Account — akun piutang dokumen. Nilai ini harus tetap sama persis dengan
Invoice Receivable Account setiap invoice pada tab Allocations.
- Pada kelompok Deferred Recognition di tab Accounting yang sama, ubah pengaturan
pengakuan pendapatan bila diperlukan:
- Recognition Method — Immediate atau Deferred, mengikuti
Penentuan Metode Pengakuan Scholarship Deduction.
- Recognition Date — tanggal pengakuan yang dipakai saat dokumen Scholarship Deduction
Recognition dibuat.
- Deferred Account (wajib bila Recognition Method = Deferred) — akun tangguhan dokumen.
- Recognition Journal — jurnal untuk dokumen Scholarship Deduction Recognition turunan.
- Ubah baris pada tab Lines bila diperlukan: tambahkan baris baru, hapus baris yang tidak
dipakai, atau sesuaikan Schedule, Funding, Description, Final Account,
UoM Quantity, dan Price Unit. Nilai Price Subtotal dan Amount Total mengikuti
perubahan tersebut.
- Ubah baris pada tab Allocations bila diperlukan: sesuaikan Customer Invoice dan
Amount Allocated sampai Amount Unallocated bernilai nol. Kolom Invoice Residual
dan Invoice Receivable Account mengikuti invoice yang dipilih.
- Perbarui tab Note bila ada keterangan tambahan.
- Klik tombol Save.
Setiap perubahan pada tab Lines mengubah Amount Total, sehingga Amount Unallocated
ikut berubah. Setelah mengubah baris tab Lines, selalu periksa kembali tab Allocations
agar Amount Unallocated kembali bernilai nol sebelum dokumen dikonfirmasi.
- Isi dokumen Scholarship Deduction tersimpan dengan nilai baru.
- Status dokumen tetap Draft dan field # Document tetap bernilai
/ selama dokumen
belum mencapai On Progress.
- Amount Total, Amount Allocated, dan Amount Unallocated dihitung ulang mengikuti
isi tab Lines dan tab Allocations yang baru.
- Tombol Confirm tetap tersedia untuk melanjutkan dokumen ke proses persetujuan.
- Field dokumen tetap baca-saja meskipun tombol Edit sudah ditekan. Dokumen sudah melewati
status Draft; field utama dokumen hanya dapat diubah pada status Draft. Dokumen
berstatus Waiting for Approval dapat dikembalikan ke
Draft dengan Reject (lihat
Menolak Scholarship Deduction)
lalu Restart (lihat
Memulai Ulang Scholarship Deduction).
Dokumen berstatus On Progress dapat dikembalikan dengan Cancel (lihat
Membatalkan Scholarship Deduction)
lalu Restart.
- Perubahan ditolak karena Deferred Account kosong. Field Recognition Method diubah
menjadi Deferred tanpa mengisi Deferred Account. Isi Deferred Account atau
kembalikan Recognition Method ke Immediate.
- Perubahan ditolak karena cara pengakuan tidak simetris. Dokumen memakai Recognition
Method bernilai Deferred sementara invoice yang dialokasikan masih mengakui pendapatan
secara langsung. Selaraskan cara pengakuan, atau aktifkan Allow Asymmetric Recognition pada
Program beasiswa yang bersangkutan.
- Pengguna tidak dapat menyimpan perubahan sama sekali. Pengguna hanya termasuk grup
Scholarship Deduction / Viewer yang tidak memiliki hak tulis. Mintakan keanggotaan grup Scholarship Deduction /
User kepada administrator Odoo YPII.
- Baris Allocations menolak nilai Amount Allocated yang dimasukkan. Nilai Amount
Allocated melebihi Invoice Residual invoice yang dipilih. Turunkan nilainya, atau bagi
alokasi ke beberapa invoice.