Memastikan dokumen Scholarship Deduction yang sudah dibatalkan hanya dihidupkan kembali oleh
pihak yang berwenang, dengan data yang sudah diperbaiki dan tagihan siswa yang masih layak
dipotong, sehingga Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) tidak membukukan potongan
beasiswa ganda atas satu baris jadwal beasiswa.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Scholarship Deduction berstatus Cancelled akan
dipakai kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali selesai atau diputuskan dibiarkan
batal.
Menjalankan kembali proses pembukuan potongannya — pengajuan, persetujuan, penjurnalan,
rekonsiliasi, sampai penyelesaian — mengikuti
Pelaksanaan Scholarship Deduction
dan tidak diulang di sini.
Prosedur ini tidak berlaku untuk dokumen berstatus Rejected. Penolakan dan pemulihannya
adalah percabangan di dalam
Pelaksanaan Scholarship Deduction.
Per 17 Agustus 2026 belum ada satu pun dokumen Scholarship Deduction di Odoo YPII. Prosedur
ini bersifat menyiapkan, bukan menggambarkan praktik yang sudah berjalan.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Deduction User | grup Odoo Scholarship Deduction → User | mengusulkan penggunaan ulang dan memperbaiki data dokumen |
| Scholarship Deduction Validator | grup Odoo Scholarship Deduction → Validator; penanda Can Restart untuk status Rejected dan Cancelled | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang dokumen |
Nama peran memakai nama grup Odoo apa adanya, sesuai keputusan YPII tanggal 17 Agustus
2026. Pemetaan tiap grup ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen Scholarship Deduction berstatus Cancelled akan
dipakai kembali untuk merealisasikan baris jadwal beasiswa yang sama.
Pelaku (Lanes): Scholarship Deduction User · Scholarship Deduction Validator
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan batal", dan potongannya dicatat sebagai dokumen Scholarship Deduction baru mengikuti prosedur pelaksanaan.
Penggabungan (Merge): kedua jalur tidak bertemu kembali; masing-masing punya akhir sendiri.
TBD-ORG: kriteria kapan dokumen batal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru.
TBD-ORG: batas waktu sebuah dokumen batal masih boleh dipakai ulang, terutama bila periode akuntansinya sudah berganti.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen Scholarship Deduction berstatus Cancelled beserta Cancel Reason-nya
Aktivitas: Mencatat lebih dulu isi Cancel Reason pada catatan dokumen, karena alasan pembatalan terhapus saat dokumen dihidupkan kembali, lalu mengembalikan dokumen ke status Draft.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Cancel Reason kosong, field Move kosong, tab Realized Schedule kosong, dan # Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: 1 hari kerja sejak keputusan pada langkah 1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; alasan pembatalan yang sudah dicatat pada langkah 2; daftar tagihan siswa yang masih bersisa
Aktivitas: Memperbaiki data yang menyebabkan dokumen dibatalkan — di antaranya Date, serta Journal dan Receivable Account pada tab Accounting, baris tab Lines, dan baris tab Allocations — lalu memastikan tagihan yang dialokasikan masih memiliki sisa dan Amount Unallocated kembali bernilai nol.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki dan Amount Unallocated bernilai nol
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
SLA/Durasi: 2 hari kerja
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan prosedur pelaksanaan Scholarship Deduction mulai dari pengajuan dokumen sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Deduction berstatus Done; sisa tagihan siswa berkurang; baris Schedule berstatus Realized
Rincian/turunan: Pelaksanaan Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "potongan beasiswa terbukukan"
Akhir Proses (End Event): potongan beasiswa terbukukan (dokumen berstatus Done) · dokumen dibiarkan batal (dokumen tetap berstatus Cancelled)
| Titik kontrol | Yang diperiksa | Akibat bila gagal |
|---|---|---|
| Sebelum langkah 2 | Isi Cancel Reason sudah dicatat pada catatan dokumen | Alasan pembatalan hilang permanen; jejak mengapa dokumen pernah dibatalkan tidak dapat diaudit |
| Sebelum langkah 2 | Pembalikan akibat pembatalan sudah tuntas: field Move kosong, field Reconciled tidak tercentang, dan baris Schedule pada Scholarship Award sudah kembali Scheduled | Dokumen dihidupkan kembali di atas dampak akuntansi yang belum bersih |
| Setelah langkah 2 | Dokumen berstatus Draft dan # Document masih memakai nomor lama | Nomor dokumen berubah tanpa dasar; YPII menetapkan nomor lama dipertahankan |
| Sebelum langkah 4 | Tagihan pada tab Allocations masih memiliki sisa, dan belum dipotong dokumen Scholarship Deduction lain | Potongan ganda atas satu tagihan, atau persetujuan ditolak sistem |
| Sebelum langkah 4 | Baris Schedule yang dirujuk belum direalisasikan dokumen Scholarship Deduction lain | Satu baris jadwal beasiswa terealisasi dua kali |
| Sebelum langkah 4 | Date dokumen berada pada periode akuntansi yang masih terbuka | Penjurnalan gagal saat persetujuan |
Nomor dokumen sengaja tidak direset. YPII menetapkan dokumen yang dipakai ulang tetap
memakai nomor lamanya, sehingga langkah Reset Document Number tidak dipakai pada prosedur
ini.
TBD-ORG: di mana jejak alasan pembatalan diarsipkan — catatan dokumen, chatter, atau lampiran tersendiri?TBD-ORG: apakah pemakaian ulang lintas periode akuntansi diperbolehkan, atau wajib dibuat dokumen baru?TBD-ORG: apakah siswa atau orang tua yang sudah menerima pemberitahuan pembatalan potongan perlu diberi tahu lagi bahwa potongannya dibukukan kembali, dan lewat sarana apa?SOP-aa347d32SOP-96ba4741DT-8cfcd84bOTS-f1e89035