Memastikan dokumen Scholarship Award yang sudah dibatalkan hanya dihidupkan kembali oleh pihak
yang berwenang, dengan data yang sudah diperbaiki, sehingga Yayasan Penyelenggaraan Ilahi
Indonesia (YPII) tidak menerbitkan dua dokumen komitmen beasiswa untuk siswa dan periode yang
sama.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Scholarship Award berstatus Cancelled akan dipakai
kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali selesai atau diputuskan dibiarkan batal.
Menjalankan kembali proses komitmen beasiswanya — pengajuan, persetujuan, pembentukan jadwal,
sampai penyelesaian — mengikuti
Pelaksanaan Scholarship Award dan
tidak diulang di sini.
Prosedur ini tidak berlaku untuk dokumen berstatus Rejected. Penolakan dan pemulihannya
adalah percabangan di dalam
Pelaksanaan Scholarship Award,
bukan penggunaan ulang dokumen yang dibatalkan.
Per 17 Agustus 2026 seluruh 25 dokumen Scholarship Award di Odoo YPII berstatus On
Progress; belum ada satu pun dokumen berstatus Cancelled. Prosedur ini karena itu
bersifat menyiapkan, bukan menggambarkan praktik yang sudah berjalan.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Award User | grup Odoo Scholarship Award → User | mengusulkan penggunaan ulang dan memperbaiki data dokumen |
| Scholarship Award Validator | grup Odoo Scholarship Award → Validator; penanda Can Restart untuk status Rejected dan Cancelled | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang dokumen |
Nama peran memakai nama grup Odoo apa adanya, sesuai keputusan YPII tanggal 17 Agustus
2026. Pemetaan tiap grup ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen Scholarship Award berstatus Cancelled akan dipakai
kembali untuk siswa dan periode yang sama.
Pelaku (Lanes): Scholarship Award User · Scholarship Award Validator
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan batal", dan komitmen beasiswanya dicatat sebagai dokumen Scholarship Award baru mengikuti prosedur pelaksanaan.
Penggabungan (Merge): kedua jalur tidak bertemu kembali; masing-masing punya akhir sendiri.
TBD-ORG: kriteria kapan dokumen batal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru.
TBD-ORG: batas waktu sebuah dokumen batal masih boleh dipakai ulang.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Input (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus Cancelled beserta Cancel Reason-nya
Aktivitas: Mencatat lebih dulu isi Cancel Reason pada catatan dokumen, karena alasan pembatalan terhapus saat dokumen dihidupkan kembali, lalu mengembalikan dokumen ke status Draft.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Cancel Reason kosong dan # Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: 1 hari kerja sejak keputusan pada langkah 1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; alasan pembatalan yang sudah dicatat pada langkah 2
Aktivitas: Memperbaiki data yang menyebabkan dokumen dibatalkan — di antaranya Program, Student, Enrollment, rentang Start Date sampai End Date, baris Benefit, dan baris Funding — sampai penyebabnya tidak lagi berlaku.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
SLA/Durasi: 2 hari kerja
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan prosedur pelaksanaan Scholarship Award mulai dari pengajuan dokumen sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus Done
Rincian/turunan: Pelaksanaan Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "komitmen beasiswa selesai"
Akhir Proses (End Event): komitmen beasiswa selesai (dokumen berstatus Done) · dokumen dibiarkan batal (dokumen tetap berstatus Cancelled)
| Titik kontrol | Yang diperiksa | Akibat bila gagal |
|---|---|---|
| Sebelum langkah 2 | Isi Cancel Reason sudah dicatat pada catatan dokumen | Alasan pembatalan hilang permanen; jejak mengapa dokumen pernah dibatalkan tidak dapat diaudit |
| Setelah langkah 2 | Dokumen berstatus Draft dan # Document masih memakai nomor lama | Nomor dokumen berubah tanpa dasar; YPII menetapkan nomor lama dipertahankan |
| Sebelum langkah 4 | Tidak ada dokumen Scholarship Award lain yang aktif untuk siswa dan periode yang sama | Terbit dua komitmen beasiswa ganda untuk satu siswa pada periode yang sama |
| Sebelum langkah 4 | Penyebab pembatalan sudah benar-benar diperbaiki | Dokumen berpotensi ditolak atau dibatalkan lagi pada siklus berikutnya |
Nomor dokumen sengaja tidak direset. YPII menetapkan dokumen yang dipakai ulang tetap
memakai nomor lamanya, sehingga langkah Reset Document Number tidak dipakai pada prosedur
ini. Secara teknis pemulaian ulang memang tidak mengubah nomor dokumen; nomor hanya berubah
bila direset manual oleh Scholarship Award Validator saat dokumen berstatus Draft.
TBD-ORG: di mana jejak alasan pembatalan diarsipkan — catatan dokumen, chatter, atau lampiran tersendiri?TBD-ORG: apakah siswa, orang tua, atau unit sekolah yang sudah diberi tahu tentang pembatalan perlu diberi tahu lagi bahwa dokumennya dipakai kembali, dan lewat sarana apa?SOP-b6c895ffSOP-0593733fDT-06ee3e0f