|
|
| Nomor Dokumen |
IK-271ade81 |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_award (School Scholarship Award) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Awards |
| Tombol Aksi |
tidak ada tombol khusus; perubahan disimpan pada formulir |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Award / User |
| Perubahan Status |
status dokumen tidak berubah |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara mengubah isian dokumen School Scholarship Award
(school_scholarship_award) di Odoo YPII, sekaligus menjelaskan batas perubahan yang diizinkan
pada setiap status dokumen. Mengubah dokumen School Scholarship Award tidak memindahkan status
dokumen.
Batas perubahan tersebut tegas: seluruh field pada bagian utama formulir School Scholarship Award
hanya dapat diubah pada status Draft. Sesudah dokumen dikonfirmasi, hanya dua hal yang masih
dapat disunting, yaitu field Compliance State dan baris pada tab Schedule. Field
terhitung seperti Amount Awarded, Amount Realized, dan Amount Remaining tidak pernah
dapat diketik langsung pada status mana pun.
| Bagian dokumen |
Draft |
Waiting for Approval, On Progress, Done |
| Field utama formulir, termasuk Program, Student, Enrollment, Start Date, End Date, Responsible, Operating Unit, dan Note |
Dapat diubah |
Tidak dapat diubah |
| Baris tab Benefit, Funding, dan Letters |
Dapat diubah |
Tidak dapat diubah |
| Field pada tab Accounting |
Dapat diubah |
Tidak dapat diubah |
| Field Compliance State |
Dapat diubah |
Dapat diubah |
| Baris tab Schedule |
Dapat diubah |
Dapat diubah |
| Field terhitung: Amount Awarded, Amount Realized, Amount Remaining, Price Subtotal |
Baca-saja |
Baca-saja |
Tombol pintas Schedule Lines dan Realized Schedules pada bar atas formulir dapat
diklik pada status apa pun — keduanya bukan field yang mengikuti aturan tabel di atas, lihat
Menelusuri Baris Jadwal Scholarship Award lewat Tombol Pintas.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Award / User. Hanya grup ini yang memiliki hak ubah (write) atas
model school_scholarship_award; grup Scholarship Award / Viewer hanya memperoleh hak baca.
- Dokumen School Scholarship Award yang akan diubah dapat dilihat pengguna di menu
School → Scholarship → Scholarship Awards. Pengguna internal hanya melihat dokumen yang
field Responsible-nya berisi dirinya sendiri, kecuali diberi grup kepemilikan data
Scholarship Award / Company, Scholarship Award / Company and All Child Companies, Scholarship Award / All, atau grup unit
operasional yang sesuai.
- Untuk mengubah field utama dokumen, dokumen harus berstatus Draft. Dokumen yang sudah
melewati Draft harus dikembalikan lebih dahulu lewat pembatalan lalu tombol Restart —
lihat Memulai Ulang Scholarship Award.
- Sebelum mengubah baris pada tab Schedule, pastikan baris yang disentuh tidak berstatus
Realized, karena baris tersebut sudah dipakai dokumen Scholarship Deduction.
- Kewenangan setiap tombol aksi School Scholarship Award per status dan per grup dirangkum di
Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Award.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Awards.
- Klik baris dokumen School Scholarship Award berstatus Draft yang akan diubah untuk membuka
formulirnya.
- Ubah field utama dokumen sesuai kebutuhan:
- Responsible — pengguna penanggung jawab dokumen. Mengubah field ini memindahkan hak lihat
dokumen kepada pengguna lain.
- Reviewer — pengguna peninjau dokumen.
- Date, Start Date, dan End Date — tanggal dokumen dan periode yang dicakup
beasiswa. Nilai End Date tidak boleh lebih awal daripada Start Date.
- Program — program beasiswa. Mengubah Program mengisi ulang Scholarship Type,
Academic Year, Is Employee Benefit, dan seluruh field pada tab Accounting.
- Student, Billing Source, dan sumber penagihannya — penerima dan sumber
penagihan. Billing Source bernilai Enrollment atau Admission; memilih salah
satu menampilkan field Enrollment atau Admission yang sesuai dan menyembunyikan
yang lain. Dokumen Enrollment yang dipilih harus milik Student yang sama serta
bermata uang sama dengan dokumen; dokumen Admission yang dipilih harus berstatus
Open atau Done. Mengubah Enrollment/Admission mengisi ulang School
dan Grade.
- Operating Unit — unit operasional pemilik dokumen.
- Is Employee Benefit — penanda beasiswa sebagai tunjangan karyawan.
- Renewal Of dan Renewal Sequence — data perpanjangan beasiswa. Nilai
Renewal Sequence tidak boleh melebihi batas perpanjangan pada Program.
- Note — catatan bebas pada tab Note.
- Buka tab Benefit untuk menambah, mengubah, atau menghapus baris manfaat. Field yang dapat
diubah pada setiap baris adalah Scope, Benefit Type, Description, Product,
Product Category, Computation, Percentage, Fixed Amount,
Max Amount per Period, Periodicity, UoM Quantity, Price Unit, dan Account.
Dokumen harus tetap memiliki minimal satu baris Benefit agar dapat dikonfirmasi.
- Buka tab Funding untuk menyesuaikan sumber pendanaan pada field Funding Source,
Percentage, dan Analytic Account. Jumlah Percentage seluruh baris Funding harus
tetap tepat 100, dan satu sumber dana hanya boleh muncul satu kali pada satu dokumen.
- Buka tab Letters untuk memperbarui surat beasiswa pada field Letter Type, Date,
Date Signed, Signed By, dan Note. Berkas fisik surat dilampirkan pada chatter surat
yang bersangkutan.
- Buka tab Accounting untuk memperbarui jurnal dan akun pada grup Deduction
(Deduction Journal, Discount Account, Employee Benefit Account), grup
Disbursement (Disbursement Journal, Expense Account, Payable Account), dan grup
Deferred Recognition (Deferred Discount Account, Deferred Expense Account,
Recognition Journal).
- Simpan dokumen School Scholarship Award.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Awards.
- Klik baris dokumen School Scholarship Award yang akan disesuaikan untuk membuka formulirnya.
- Perbarui field Compliance State sesuai kondisi penerima beasiswa: Active, Warning,
Probation, Suspended, Revoked, atau Completed. Field ini dicatat manual dan
tidak dievaluasi otomatis oleh sistem.
- Buka tab Schedule untuk menyesuaikan jadwal manfaat. Field Amount Planned pada sebuah
baris dapat diubah manual; begitu diubah, sistem mencentang field Amount Planned Manual
pada baris tersebut sehingga nilainya tidak tertimpa saat jadwal dibentuk ulang. Field Note
pada baris Schedule dapat dipakai untuk mencatat alasan penyesuaian.
- Simpan dokumen School Scholarship Award.
Jangan mengubah baris Schedule yang berstatus Realized. Baris tersebut sudah
direalisasikan oleh dokumen Scholarship Deduction, dan perubahan atasnya membuat catatan
akuntansi tidak lagi cocok dengan jadwal beasiswa.
- Isian dokumen School Scholarship Award tersimpan sesuai perubahan yang dilakukan.
- Status dokumen tidak berubah oleh tindakan penyuntingan.
- Field Amount Awarded dihitung ulang sistem dari jumlah Amount Planned baris Schedule
yang tidak berstatus Cancelled, sedangkan Amount Realized dihitung dari baris
Schedule berstatus Realized, dan Amount Remaining adalah selisih keduanya.
- Tombol pintas Schedule Lines dan Realized Schedules pada bar atas formulir
menampilkan angka yang mengikuti isi tab Schedule terkini — lihat
Menelusuri Baris Jadwal Scholarship Award lewat Tombol Pintas.
- Baris Schedule yang Amount Planned-nya diubah manual tercentang pada field
Amount Planned Manual, dan nilainya tidak pernah tersentuh ketika tombol
Generate Schedule dijalankan kembali — lihat
Membuat Ulang Schedule Scholarship Award.
- Field utama formulir tidak dapat disunting padahal pengguna termasuk grup Scholarship Award / User.
Dokumen sudah melewati status Draft. Field utama School Scholarship Award hanya terbuka
pada status Draft. Batalkan dokumen lalu jalankan tombol Restart untuk mengembalikannya
ke Draft — lihat
Memulai Ulang Scholarship Award.
Problem: Funding Percentage adds up to <n> instead of 100. Muncul saat dokumen disimpan
karena jumlah Percentage seluruh baris pada tab Funding tidak tepat 100. Sesuaikan porsi
setiap baris sampai totalnya tepat 100, lalu simpan ulang.Problem: Funding Source '<nama>' is already used by another funding line of this award.
Muncul saat dokumen disimpan karena satu sumber dana dipakai lebih dari satu baris pada tab
Funding. Gabungkan baris yang memakai sumber dana sama, atau ganti sumber dana pada salah
satunya.- Penyimpanan ditolak karena End Date lebih awal daripada Start Date. Perbaiki End Date
agar tidak mendahului Start Date.
- Penyimpanan ditolak karena Enrollment tidak sesuai dengan Student atau mata uang berbeda.
Pilih dokumen School Enrollment milik Student yang sama dan bermata uang sama dengan dokumen
School Scholarship Award.
- Penyimpanan ditolak karena Renewal Sequence melebihi batas. Kurangi nilai
Renewal Sequence atau sesuaikan batas perpanjangan pada Program.
- Field Amount Awarded tidak dapat diketik. Field ini terhitung dari baris Schedule dan
selalu baca-saja. Untuk mengubah nilainya, sesuaikan Amount Planned pada baris Schedule
yang bersangkutan.
- Dokumen tidak lagi terlihat setelah field Responsible diubah. Pengguna internal hanya
melihat dokumen yang Responsible-nya dirinya sendiri. Minta pemegang grup kepemilikan data
yang lebih luas untuk mengembalikan nilai Responsible bila pengalihan tersebut keliru.
- Nomor dokumen perlu diterbitkan ulang. Nomor dokumen tidak diubah lewat penyuntingan biasa;
gunakan Mereset Nomor Dokumen Scholarship Award.