|
|
| Nomor Dokumen |
IK-8b70eee5 |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_award (School Scholarship Award) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Awards |
| Tombol Aksi |
Create |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Award / User |
| Perubahan Status |
dokumen baru → Draft |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
12 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara membuat dokumen School Scholarship Award
(school_scholarship_award) di Odoo YPII. Dokumen School Scholarship Award mencatat pemberian
beasiswa kepada satu siswa untuk satu program beasiswa pada satu rentang tanggal, lengkap dengan
rincian manfaat (tab Benefit), sumber pendanaan (tab Funding), dan akun serta jurnal yang
dipakai saat manfaat beasiswa direalisasikan (tab Accounting).
Dokumen yang baru dibuat berstatus Draft dan belum memiliki nomor dokumen — field
# Document masih bernilai /. Nomor SCH/<tahun>/<6 digit> baru terbit ketika dokumen
mencapai status On Progress. Jadwal manfaat pada tab Schedule juga belum terbentuk pada
tahap ini; sistem membentuknya otomatis setelah dokumen disetujui.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Award / User. Grup Scholarship Award / User sudah mencakup grup
Scholarship Award / Viewer, sehingga menu School → Scholarship → Scholarship Awards ikut terlihat.
Pengguna yang hanya berada di grup Scholarship Award / Viewer dapat membuka menu tetapi tidak dapat
membuat, mengubah, maupun menghapus dokumen School Scholarship Award.
- Data konfigurasi beasiswa sudah tersedia dan dipelihara oleh pemegang grup konfigurator
Scholarship Program, Scholarship Type, dan Scholarship Funding Source.
- Field Billing Source memiliki dua nilai: Enrollment dan Admission. Untuk jalur
Enrollment, record School Enrollment milik siswa yang bersangkutan sudah ada. Untuk
jalur Admission, record School Admission yang dituju sudah berstatus Open atau
Done.
- Jurnal dan akun akuntansi yang akan dipakai pada tab Accounting sudah tersedia di Odoo YPII.
- Kewenangan setiap tombol aksi School Scholarship Award per status dan per grup dirangkum di
Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Award.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Awards.
- Klik tombol Create.
- Isi field utama dokumen School Scholarship Award:
- # Document (
name) — nomor dokumen. Biarkan bernilai /; sistem menerbitkan nomor
SCH/<tahun>/<6 digit> saat dokumen mencapai status On Progress.
- Company (wajib) — perusahaan pemilik dokumen.
- Operating Unit — unit operasional pemilik dokumen. Field ini menentukan pengguna mana
yang dapat melihat dokumen bila hak akses datanya dibatasi per unit operasional.
- Responsible (wajib) — pengguna penanggung jawab dokumen.
- Reviewer — pengguna peninjau dokumen.
- Date (wajib) — tanggal dokumen.
- Program (wajib) — program beasiswa yang diberikan. Memilih Program mengisi
otomatis Scholarship Type, Academic Year, Is Employee Benefit, dan seluruh field
pada tab Accounting.
- Scholarship Type — jenis beasiswa, terisi otomatis dari Program.
- Student (wajib) — siswa penerima beasiswa.
- Billing Source (wajib) — Enrollment atau Admission. Memilih salah satu
menampilkan field sumber penagihan yang sesuai (lihat dua baris berikut) dan
menyembunyikan yang lain.
- Enrollment (wajib saat Billing Source bernilai Enrollment, tersembunyi saat
Admission) — dokumen School Enrollment yang menjadi sumber penagihan. Pilihan dibatasi
pada Enrollment milik Student yang sama dengan dokumen ini, dan mata uangnya harus
sama dengan mata uang dokumen School Scholarship Award.
- Admission (wajib saat Billing Source bernilai Admission, tersembunyi saat
Enrollment) — dokumen School Admission yang menjadi sumber penagihan. Pilihan dibatasi
pada Admission berstatus Open atau Done; berbeda dari Enrollment, pilihan ini
tidak dibatasi ke Student yang sama dengan dokumen ini.
- Academic Year — tahun ajaran, terisi otomatis dari Program.
- School — sekolah tempat siswa terdaftar, terisi otomatis dari Enrollment atau
Admission yang dipilih.
- Grade — jenjang kelas siswa, terisi otomatis dari Enrollment atau Admission
yang dipilih.
- Start Date (wajib) — tanggal mulai berlakunya beasiswa.
- End Date (wajib) — tanggal berakhirnya beasiswa. Nilai End Date tidak boleh lebih
awal daripada Start Date.
- Is Employee Benefit — centang bila beasiswa diperlakukan sebagai tunjangan karyawan,
bukan beasiswa siswa biasa. Nilai bawaannya berasal dari Program dan dapat ditimpa.
- Renewal Of — dokumen School Scholarship Award sebelumnya yang diperpanjang oleh dokumen
ini.
- Renewal Sequence — urutan perpanjangan. Nilainya tidak boleh melebihi batas maksimum
perpanjangan yang ditetapkan pada Program.
- Buka tab Benefit dan tambahkan minimal satu baris manfaat beasiswa. Dokumen tanpa satu pun
baris Benefit akan ditolak saat tombol Confirm ditekan. Isi setiap baris:
- Scope — baris Scope pada Program. Memilih Scope mengisi otomatis seluruh field
lain pada baris manfaat tersebut. Kosongkan untuk manfaat khusus di luar Scope mana pun.
- Benefit Type (wajib) — pilih Fee Reduction untuk memotong tagihan, atau Cash
untuk manfaat yang dibayarkan tunai.
- Description (wajib) — uraian manfaat.
- Product (wajib) — produk atau komponen biaya yang menjadi sasaran manfaat.
- Product Category — kategori produk.
- Computation (wajib) — cara penghitungan manfaat: Percentage (persentase dari nilai
dasar), Fixed Amount (nominal tetap), atau Full Coverage (menanggung penuh).
- Percentage — persentase manfaat; diisi bila Computation bernilai Percentage.
- Fixed Amount — nominal tetap manfaat; diisi bila Computation bernilai
Fixed Amount. Nilai yang terisi otomatis dari baris Scope pada Program dapat
ditimpa di sini bila nominal manfaat siswa ini berbeda dari nominal umum program —
misalnya ketika satu sumber dana memberi nominal beasiswa yang berbeda untuk tiap siswa.
- Max Amount per Period — batas atas manfaat per periode. Nilai 0 berarti tanpa batas.
- Periodicity (wajib) — frekuensi manfaat: Per Payment Term, Monthly,
Quarterly, Semester, atau One Time.
- UoM Quantity (wajib) — kuantitas, bernilai bawaan 1.
- Price Unit (wajib) — nilai mata uang yang disumbang baris manfaat ini.
- Price Subtotal — hasil UoM Quantity dikali Price Unit, dihitung sistem.
- Account — akun yang dipakai baris manfaat.
- Buka tab Funding dan isi sumber pendanaan beasiswa. Isi setiap baris:
- Funding Source (wajib) — sumber dana yang menanggung beasiswa. Pilihan dibatasi oleh
Allowed Funding Sources yang diizinkan Program. Satu sumber dana hanya boleh muncul
satu kali pada satu dokumen.
- Percentage (wajib) — porsi Amount Awarded yang ditanggung sumber dana ini. Jumlah
Percentage seluruh baris Funding harus tepat 100; penyimpanan ditolak bila tidak.
- Analytic Account — akun analitik sumber pendanaan, yang dibawa ke baris jurnal dokumen
Scholarship Deduction.
- Amount Committed — nilai komitmen yang dibebankan ke sumber dana ini, dihitung sistem.
- Amount Realized — bagian komitmen sumber dana ini yang sudah direalisasikan, dihitung
sistem.
- Buka tab Letters dan catat surat-surat yang menyertai pemberian beasiswa. Isi setiap
baris surat:
- Letter Type (wajib) — jenis surat: Award Letter, Agreement,
Revocation Letter, atau Renewal Letter.
- Date (wajib) — tanggal surat.
- Date Signed — tanggal surat ditandatangani.
- Signed By — pihak yang menandatangani surat.
- Note — catatan atas surat tersebut.
Berkas fisik surat dilampirkan pada chatter surat yang bersangkutan, bukan pada sebuah field.
- Buka tab Accounting dan periksa jurnal serta akun pada tiga grup berikut. Seluruh field
ini bernilai bawaan dari Program dan dapat ditimpa per dokumen:
- Grup Deduction — Deduction Journal (jurnal potongan beasiswa),
Discount Account (akun diskon), dan Employee Benefit Account (akun manfaat pegawai,
dipakai bila Is Employee Benefit dicentang).
- Grup Disbursement — Disbursement Journal (jurnal pencairan), Expense Account
(akun beban), dan Payable Account (akun utang).
- Grup Deferred Recognition — Deferred Discount Account (akun diskon tangguhan),
Deferred Expense Account (akun beban tangguhan), dan Recognition Journal (jurnal
pengakuan).
- Buka tab Compliance & Renewal untuk meninjau Compliance State, Renewal Of,
Renewals, dan Renewal Sequence, lalu tab Note untuk mencatat keterangan tambahan
pada field Note.
- Periksa tab Policies dan pastikan Policy Template terisi, serta tab Approvals untuk
memastikan Approval Template terisi. Kedua template ini menentukan tombol mana yang muncul
dan siapa yang berhak menyetujui dokumen.
- Simpan dokumen School Scholarship Award.
Tab Schedule dibiarkan kosong pada tahap ini. Baris jadwal manfaat dibentuk sistem secara
otomatis ketika dokumen mencapai status On Progress — lihat
Scholarship Award — Otomasi Pasca-Persetujuan.
Lengkapi seluruh isian selagi dokumen masih berstatus Draft. Field pada bagian utama
formulir School Scholarship Award hanya dapat diubah pada status Draft; sesudah dokumen
dikonfirmasi, yang masih dapat diubah hanyalah Compliance State dan baris pada tab
Schedule.
- Dokumen School Scholarship Award baru tersimpan dengan status Draft.
- Field # Document masih bernilai
/. Nomor SCH/<tahun>/<6 digit> baru terbit ketika
dokumen mencapai status On Progress.
- Baris manfaat pada tab Benefit, baris pendanaan pada tab Funding, dan baris surat pada
tab Letters tersimpan sesuai isian pengguna.
- Tab Schedule masih kosong, dan tombol pintas Schedule Lines serta
Realized Schedules pada bar atas formulir menampilkan angka nol — lihat
Menelusuri Baris Jadwal Scholarship Award lewat Tombol Pintas.
- Field Amount Awarded masih bernilai nol, karena nilainya dihitung dari jumlah
Amount Planned baris Schedule yang tidak berstatus Cancelled. Nilai tersebut baru
terisi setelah tab Schedule terbentuk. Field Amount Realized dan Amount Remaining
mengikuti perhitungan yang sama.
- Tombol Confirm tersedia untuk melanjutkan dokumen ke status Waiting for Approval —
lihat Mengonfirmasi Scholarship Award.
- Menu School → Scholarship → Scholarship Awards tidak terlihat. Pengguna belum termasuk grup
Scholarship Award / Viewer maupun grup turunannya. Ajukan penambahan grup Scholarship Award / User kepada
administrator Odoo YPII.
- Tombol Create tidak muncul atau dokumen tidak dapat disimpan. Hak buat, ubah, dan hapus atas
model school_scholarship_award hanya dimiliki grup Scholarship Award / User. Pengguna dengan grup
Scholarship Award / Viewer saja hanya memperoleh hak baca.
- Dokumen yang sudah dibuat tidak muncul di daftar Scholarship Awards. Pengguna internal hanya
melihat dokumen yang field Responsible-nya berisi dirinya sendiri, kecuali diberi grup
kepemilikan data Scholarship Award / Company, Scholarship Award / Company and All Child Companies, Scholarship Award / All,
atau grup unit operasional yang sesuai dengan Operating Unit dokumen.
Problem: Funding Percentage adds up to <n> instead of 100. Muncul saat dokumen disimpan
karena jumlah Percentage seluruh baris pada tab Funding tidak tepat 100. Sesuaikan
porsi setiap baris sampai totalnya tepat 100, lalu simpan ulang.Problem: Funding Source '<nama>' is already used by another funding line of this award.
Muncul saat dokumen disimpan karena satu sumber dana dipakai lebih dari satu baris pada tab
Funding. Gabungkan baris yang memakai sumber dana sama menjadi satu baris, atau ganti
sumber dana pada salah satunya.- Penyimpanan ditolak karena End Date lebih awal daripada Start Date. Perbaiki End Date
agar tidak mendahului Start Date.
- Penyimpanan ditolak karena Enrollment tidak sesuai. Dokumen School Enrollment yang dipilih
harus milik Student yang sama dengan dokumen School Scholarship Award, dan mata uangnya
harus sama dengan mata uang dokumen. Pilih Enrollment lain atau perbaiki data siswa.
- Field Admission tidak muncul di daftar pilihan. Pilihan Admission dibatasi pada
dokumen School Admission berstatus Open atau Done. Periksa status dokumen School
Admission yang dituju.
- Penyimpanan ditolak karena Renewal Sequence melebihi batas. Nilai Renewal Sequence tidak
boleh melebihi jumlah perpanjangan maksimum yang ditetapkan pada Program. Kurangi nilainya
atau ubah konfigurasi program beasiswa.
- Tombol Confirm ditolak dengan alasan baris Benefit kosong. Sistem memeriksa tab Benefit
sebelum konfirmasi dan menolak dokumen yang tidak memiliki satu pun baris manfaat. Tambahkan
minimal satu baris Benefit, lalu ulangi konfirmasi.
- Menu Print terbuka tanpa pilihan laporan. Tombol Print membuka wizard
Select Report To Print, tetapi model school_scholarship_award di Odoo YPII belum memiliki
laporan tertaut, sehingga wizard terbuka tanpa pilihan. Tutup wizard tersebut.
- Manfaat dengan Benefit Type Cash belum dapat direalisasikan. Modul pencairan beasiswa belum
terpasang di Odoo YPII. Baris Benefit bertipe Cash tetap dapat dibuat dan jadwalnya
tetap terbentuk, tetapi belum ada dokumen pencairan yang dapat merealisasikannya.