Dokumen ini sudah berlaku, tetapi masih memuat keputusan organisasi yang belum ditetapkan
(ditandaiTBD-ORG). Daftar lengkap slot yang masih menunggu jawaban:
gh issue list -R cakrawala-tumbuh/knowledge-ypii --label tbd-org --state open.
Memastikan setiap komitmen pemberian beasiswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII)
kepada seorang siswa dicatat, diperiksa, disetujui, direalisasikan, dan diselesaikan sebagai
dokumen Scholarship Award di Odoo YPII, sehingga nilai komitmen beasiswa, sumber pendanaannya,
dan realisasinya dapat ditelusuri per siswa dan per program.
Prosedur ini dimulai saat YPII menetapkan seorang siswa sebagai penerima beasiswa pada sebuah
Scholarship Program, dan berakhir saat dokumen Scholarship Award berstatus Done. Termasuk
di dalamnya jalur akhir alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum
selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembukuan potongan beasiswa ke jurnal dan rekonsiliasinya ke
tagihan siswa. Pekerjaan itu dilakukan dokumen turunan Scholarship Deduction dan diatur
Pelaksanaan Scholarship Deduction.
Prosedur ini juga tidak mencakup pembatalan dokumen Scholarship Award yang sudah
berstatus Done, karena jalur itu tidak tersedia di Odoo YPII. Penanda kewenangan Can
Cancel pada Policy Template Standard hanya berlaku untuk status Draft, Waiting for
Approval, dan On Progress, sehingga dokumen yang sudah selesai terkunci. Koreksi atas
komitmen beasiswa yang sudah selesai hanya dapat dilakukan dengan membatalkan dokumen
Scholarship Deduction yang bersangkutan, atau dengan membuat dokumen Scholarship Award baru.
Penggunaan kembali dokumen Scholarship Award yang sudah dibatalkan diatur
Penggunaan Ulang Scholarship Award yang Dibatalkan.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Award User | grup Odoo Scholarship Award → User; penanda Can Confirm, Can Generate Schedule, Can Create Deduction, Can Finished | membuat, mengubah, mengajukan, membentuk ulang jadwal, membuat dokumen potongan, dan menyelesaikan dokumen |
| Scholarship Award Validator | grup Odoo Scholarship Award → Validator; penanda Can Cancel, Can Restart, Can Input Manual Document Number; sekaligus kumpulan penyetuju pada Approval Template Standard | menyetujui, menolak, membatalkan, memulai ulang, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | memindahkan status setelah persetujuan, menerbitkan nomor dokumen, dan membentuk baris Schedule |
Nama peran pada tabel di atas sengaja memakai nama grup Odoo apa adanya, sesuai keputusan
YPII tanggal 17 Agustus 2026. Pemetaan tiap grup ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Temuan pengendalian. Grup Scholarship Award → Viewer, User, dan Validator di Odoo
YPII memuat daftar sepuluh pengguna yang identik. Akibatnya tidak ada pemisahan tugas
secara teknis: orang yang mengajukan dokumen juga berwenang menyetujui, membatalkan, dan
memulai ulang dokumen yang sama. Pemisahan tugas pada prosedur ini karena itu bersifat
administratif, bukan dipaksakan sistem.
TBD-ORG #169: dokumen dasar untuk beasiswa dari donatur perorangan.Pemicu (Start Event): YPII menetapkan seorang siswa sebagai penerima beasiswa pada sebuah
Scholarship Program, dan siswa tersebut sudah memiliki dokumen Enrollment yang aktif.
Pelaku (Lanes): Scholarship Award User · Scholarship Award Validator · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): surat penetapan penerima beasiswa; data Scholarship Program; dokumen Enrollment siswa
Aktivitas: Membuat dokumen Scholarship Award baru dan mengisi Program, Student, Billing Source, Enrollment, Date, Start Date, dan End Date.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: 1 hari kerja sejak surat penetapan diterima
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus Draft; Scope pada Scholarship Program
Aktivitas: Mengisi tab Benefit dengan seluruh manfaat yang diberikan, tab Funding dengan sumber pendanaan beserta porsinya, serta tab Letters dengan surat pendukung.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Award dengan minimal satu baris Benefit dan porsi Funding berjumlah tepat 100 persen
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen Scholarship Award berstatus Draft yang sudah lengkap
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis dan field Active Users terisi
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah ke Scholarship Award Validator berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju pada field Active Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Aktivitas: Memberitahukan kepada penyetuju bahwa ada dokumen Scholarship Award yang menunggu persetujuannya, di luar sistem. Odoo YPII tidak memiliki otomasi pengiriman notifikasi untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan kepada penyetuju
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada Scholarship Award Validator
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; surat penetapan penerima beasiswa
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian penerima, manfaat, periode, dan sumber pendanaan, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui Scholarship Award dan Menolak Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
SLA/Durasi: 5 hari kerja sejak dokumen berstatus Waiting for Approval
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Aturan: Disetujui → langkah 8. Ditolak → langkah 13.
Penggabungan (Merge): jalur ditolak yang dipulihkan bertemu kembali di langkah 2; jalur ditolak yang dihentikan berakhir pada Akhir Proses "permohonan beasiswa ditolak".
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang seluruh barisan persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem memindahkan status dokumen menjadi On Progress, menerbitkan nomor dokumen berpola SCH/<tahun>/<6 digit>, membentuk baris pada tab Schedule, lalu menghitung Amount Awarded.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress bernomor terbit, dengan tab Schedule terisi
Rincian/turunan: Scholarship Award — Otomasi Pasca-Persetujuan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Memeriksa kelengkapan baris pada tab Schedule terhadap termin pembayaran Enrollment, dan membentuk ulang jadwal bila ada pasangan manfaat dan periode yang belum memiliki baris.
Output (Data Object): tab Schedule lengkap dan Amount Awarded bernilai sesuai komitmen
Rincian/turunan: Membuat Ulang Schedule Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
SLA/Durasi: 2 hari kerja sejak dokumen berstatus On Progress
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): baris Schedule yang sudah jatuh tempo dan tagihan siswanya sudah terbit
Aktivitas: Menjaring baris Schedule yang layak direalisasikan lalu membentuk dokumen Scholarship Deduction berstatus Draft untuk setiap tagihan.
Output (Data Object): satu atau beberapa dokumen Scholarship Deduction berstatus Draft
Serah-terima (Message Flow): dokumen potongan diserahkan ke prosedur Scholarship Deduction
Rincian/turunan: Membuat Deduction Jatuh Tempo dari Scholarship Award dan Kelayakan Schedule Scholarship Award untuk Deduction Jatuh Tempo
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 11
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen Scholarship Deduction berstatus Draft
Aktivitas: Menjalankan prosedur Scholarship Deduction sampai potongan terbukukan dan baris Schedule berstatus Realized.
Output (Data Object): baris Schedule berstatus Realized; Amount Realized dokumen Scholarship Award bertambah
Rincian/turunan: Pelaksanaan Scholarship Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): langkah 10 dan 11 diulang untuk setiap periode yang jatuh tempo, sampai Amount Remaining bernilai nol → langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award User
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress yang seluruh komitmennya sudah direalisasikan atau periodenya sudah berakhir
Aktivitas: Menyatakan komitmen beasiswa selesai.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "komitmen beasiswa selesai"
SLA/Durasi: 10 hari kerja sejak End Date dokumen terlampaui
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Rejected beserta alasan penolakan pada chatter
Aktivitas: Mengembalikan dokumen yang ditolak ke status Draft agar datanya dapat diperbaiki dan diajukan ulang. Bila YPII memutuskan pemberian beasiswa tidak dilanjutkan, dokumen dibiarkan berstatus Rejected.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor dokumen tidak berubah
Rincian/turunan: Memulai Ulang Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): diperbaiki → kembali ke langkah 2; tidak dilanjutkan → Akhir Proses "permohonan beasiswa ditolak"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Award Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft, Waiting for Approval, atau On Progress; alasan pembatalan dari daftar yang diizinkan
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasannya, ketika penetapan penerima beasiswa dicabut atau dokumen terbukti keliru sebelum selesai. Langkah ini dapat dijalankan dari langkah 1 sampai langkah 11 dan tidak tersedia setelah dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan Cancel Reason terisi
Rincian/turunan: Membatalkan Scholarship Award
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai"
Akhir Proses (End Event): komitmen beasiswa selesai (dokumen berstatus Done) · permohonan beasiswa ditolak (dokumen berstatus Rejected) · dibatalkan sebelum selesai (dokumen berstatus Cancelled)
| Titik kontrol | Yang diperiksa | Akibat bila gagal |
|---|---|---|
| Sebelum langkah 3 | Tab Benefit memuat minimal satu baris | Odoo YPII menolak pengajuan dokumen |
| Sebelum langkah 3 | Jumlah Percentage seluruh baris Funding tepat 100 | Odoo YPII menolak penyimpanan dokumen |
| Sebelum langkah 3 | End Date tidak lebih awal dari Start Date, dan Enrollment milik Student yang sama serta bermata uang sama | Odoo YPII menolak penyimpanan dokumen |
| Setelah langkah 8 | # Document sudah berpola SCH/<tahun>/<6 digit>, tidak lagi / |
Sequence Template tidak menemukan kecocokan; eskalasikan ke administrator Odoo YPII |
| Setelah langkah 8 | Tab Schedule terisi dan Amount Awarded tidak bernilai nol | Rentang tanggal Award atau termin pembayaran Enrollment tidak berpotongan; perbaiki lalu bentuk ulang jadwal pada langkah 9 |
| Setelah langkah 4 | Field Active Users terisi | Dokumen tertahan tanpa penyetuju; eskalasikan ke administrator Odoo YPII untuk memeriksa Approval Template |
| Sebelum langkah 14 | Tidak ada baris Schedule berstatus Realized | Odoo YPII menolak pembatalan; batalkan dokumen Scholarship Deduction yang bersangkutan lebih dulu |
| Sebelum langkah 12 | Amount Remaining dan tab Schedule sudah mencerminkan realisasi yang sebenarnya | Komitmen dinyatakan selesai padahal masih ada potongan yang belum dibukukan |
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat: Approval Template Standard memuat satu
baris penyetuju dengan grup Scholarship Award Validator, sehingga satu persetujuan langsung
memindahkan dokumen ke On Progress.
Batas waktu persetujuan terlampaui. Bila dokumen berstatus Waiting for Approval lebih
dari 5 hari kerja, Scholarship Award User mengingatkan penyetuju secara langsung. Odoo YPII
tidak mengirim pengingat otomatis untuk model ini; pemantauan dilakukan dengan menyaring
dokumen berstatus Waiting for Approval pada menu School → Scholarship → Scholarship
Awards. TBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?
Tombol Start tidak pernah muncul, dan itu bukan kegagalan. Penanda Can Start tidak
dikonfigurasi pada Policy Template, sehingga dokumen berpindah ke On Progress dari dalam
proses persetujuan, bukan lewat penekanan tombol.
Pengulangan proses persetujuan tidak tersedia. Penanda Can Restart Approval tidak
dikonfigurasi pada Policy Template Scholarship Award. Bila persetujuan perlu diulang, jalur
yang tersedia adalah menolak dokumen lalu menghidupkannya kembali (langkah 13).
Pencabutan beasiswa belum dapat dijalankan. Penanda Can Revoke dikonfigurasi untuk
grup Scholarship Award Validator pada status On Progress, tetapi tombolnya belum ada pada
tampilan form maupun list. Selama tombol itu belum tersedia, pencabutan beasiswa ditempuh
lewat pembatalan dokumen (langkah 14) sepanjang belum ada baris Schedule berstatus
Realized.
Beasiswa tunai belum dapat direalisasikan. Baris Benefit bertipe Cash tetap membentuk
baris Schedule, tetapi modul pencairan beasiswa belum terpasang di Odoo YPII sehingga belum
ada dokumen yang dapat merealisasikannya. Sampai modul itu terpasang, gunakan tipe Fee
Reduction.
Merevisi nominal beasiswa pada dokumen yang masih berstatus On Progress. Bila nominal
komitmen beasiswa perlu dikoreksi setelah dokumen berstatus On Progress dan sebagian
baris Schedule-nya sudah Realized, ubah Amount Planned pada tiap baris
Schedule yang masih Scheduled (belum ditagih) ke nilai yang benar — bukan
Fixed Amount pada baris Benefit. Menyunting Amount Planned pada sebuah baris
Schedule otomatis menyalakan Amount Planned Manual pada baris itu, sehingga baris
tersebut kebal terhadap penghitungan ulang berikutnya. Rincian caranya lihat
Mengubah Scholarship Award.
Jangan mengoreksi lewat Fixed Amount pada baris Benefit. Odoo YPII menghitung ulang
setiap baris Schedule yang Amount Planned Manual-nya mati, termasuk baris yang
sudah Realized, tanpa melihat statusnya sama sekali. Mengubah Fixed Amount pada baris
Benefit akan diam-diam mengoreksi ulang nominal baris yang sudah lunas dan sudah tercermin
pada dokumen Scholarship Deduction yang terbit. Yang melindungi sebuah baris adalah
Amount Planned Manual, bukan status Realized-nya — status Realized sama sekali tidak
mencegah baris itu dihitung ulang bila Amount Planned Manual-nya mati.
Baris Realized tidak disentuh oleh langkah ini. Selisih antara nominal lama (yang
sudah terlanjur dipotong pada baris Realized) dan nominal yang benar diperlakukan sebagai
kelebihan bayar orang tua; ke mana kelebihan itu dialirkan —
TBD-ORG #183: penanganan kelebihan bayar orang tua akibat revisi potongan beasiswa yang sebagian terminnya sudah lunas.
Wajib-tidaknya orang tua diberi tahu lebih dulu sebelum revisi dijalankan —
TBD-ORG #184: kewajiban pemberitahuan kepada orang tua sebelum revisi nominal beasiswa yang sebagian terminnya sudah lunas.
Keterbatasan yang diketahui, bukan prosedur: menandai baris Realized yang
Amount Planned Manual-nya mati dengan menulis ulang Amount Planned bernilai sama
tidak dapat ditempuh lewat form Odoo — klien web hanya mengirim field yang benar-benar
berubah, sehingga mengetik ulang angka yang sama tidak memicu penyimpanan apa pun; belum
diperiksa pula apakah dokumen Scholarship Deduction yang sudah terbit bereaksi terhadap
perubahan pada baris yang sudah direalisasi.
Dokumen berstatus Done terkunci. Tidak ada jalur pembatalan maupun pemulaian ulang dari
status Done. Koreksi hanya mungkin lewat pembatalan dokumen Scholarship Deduction, atau
dengan membuat dokumen Scholarship Award baru. TBD-ORG: apakah YPII menghendaki penanda Can Cancel diperluas ke status Done, atau koreksi cukup lewat dokumen baru?
Dana donatur, termasuk donatur perorangan, disetor ke rekening Yayasan — bukan ke
Virtual Account (VA) siswa. Funding Source dari pihak luar bernama, termasuk donatur
perorangan (karyawan/guru/kepala sekolah YPII yang menyumbang dari dana pribadi), menanggung
beasiswa melalui rekening Yayasan; VA siswa hanya menagih sisa kewajiban orang tua setelah
potongan Scholarship Award tercermin pada tagihan — lihat
Kebijakan Kanal dan Kepastian Nominal Pembayaran Orang Tua
dan Pemilihan Beasiswa atau School Fee Waiver Berdasarkan Sumber Dana.
TBD-ORG #170: rekening tujuan, bukti setor, dan pelaporan dana donatur belum ditetapkan.
Termin yang sudah lunas tidak boleh dipotong lagi. Termasuk termin yang sudah lunas
lewat transfer donatur langsung ke VA siswa sebelum dokumen Scholarship Award dibuat.
Start Date dokumen Scholarship Award ditetapkan pada termin pertama yang belum
lunas, agar potongan beasiswa tidak dikenakan pada termin yang sudah dibayar.
Kebijakan induk. TBD-ORG: kebijakan (KBJ) YPII mana yang menaungi pemberian beasiswa — syarat penerima, batas nilai, dan kewenangan penetapannya?
SOP-96ba4741SOP-aa347d32DT-06ee3e0fDT-be92b7f4OTS-bfcca004