Kebijakan ini sudah berlaku. Aturan kanal pembayaran dan kepastian nominal di bawah ini final dan dapat langsung dipedomani. Dua hal masih menunggu penetapan YPII: pihak pengesah beserta tanggal efektif resminya, dan nama jabatan pelaksana tiap fungsi pada masing-masing cabang. Selama belum ditetapkan, penugasan pelaksana mengikuti Standard Operating Procedure yang berlaku di cabang bersangkutan. Dilacak pada issue #20.
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | POL-FIN-BAY-001 |
| Tanggal Efektif | 2 September 2026 (sementara — TBD-ORG: tanggal efektif resmi menunggu penetapan) |
| Versi | 1.0 |
| Pihak Pengesah | TBD-ORG — menunggu penetapan YPII |
| Kategori Tag | #Kebijakan #Keuangan #Pembayaran #KanalPembayaran #PintuKelas #BankMandiri |
Orang tua/wali murid Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) tidak membayar tagihan siswa langsung kepada unit sekolah maupun kepada Yayasan. Pembayaran dilakukan melalui kanal pembayaran milik pihak ketiga yang ditetapkan per cabang. Tagihan yang diterbitkan di Odoo diunggah lebih dulu ke kanal tersebut; kanal itulah yang menampilkan kewajiban pembayaran kepada orang tua dan menerima uangnya.
Konsekuensi susunan ini bersifat teknis dan tidak dapat ditawar di lapangan: kanal pembayaran hanya meneruskan transaksi yang jumlahnya sama persis dengan nominal yang diunggah. Jumlah yang tidak sama tidak dapat diteruskan — bukan diterima lalu dikoreksi belakangan, melainkan tidak terjadi sama sekali. Karena itu ketepatan data yang diunggah menentukan bisa atau tidaknya seorang orang tua membayar, bukan sekadar menentukan benar atau salahnya catatan.
Batas ini tidak terbaca dari layar Odoo. Di Odoo, nominal tagihan tampak sebagai data biasa yang dapat disunting selama dokumennya belum terkunci. Kebijakan ini menyatakannya secara eksplisit agar tidak diperlakukan sebagai angka yang masih dapat dinegosiasikan pada saat orang tua membayar.
Kebijakan ini bertujuan untuk:
Berlaku untuk: seluruh pembayaran orang tua/wali murid atas tagihan siswa — Uang Pangkal (UP) dan Uang Sekolah (US) — pada seluruh unit pendidikan di bawah YPII.
Kanal pembayaran ditetapkan per cabang, bukan per unit sekolah dan bukan per siswa:
| Cabang | Kanal Pembayaran Resmi |
|---|---|
| Cabang Bandung | Pintu Kelas |
| Cabang Semarang | Bank Mandiri (Virtual Account) |
Seluruh unit sekolah di bawah sebuah cabang memakai kanal cabangnya. Orang tua tidak memilih kanal.
Tidak termasuk dalam kebijakan ini: penerimaan kas YPII yang bukan pembayaran tagihan siswa. Penerimaan semacam itu tunduk pada Kebijakan Kas dan Setara Kas.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Kanal Pembayaran | Sistem pihak ketiga yang ditetapkan YPII untuk menerima pembayaran tagihan siswa dari orang tua/wali. Pada Cabang Bandung: Pintu Kelas. Pada Cabang Semarang: Bank Mandiri melalui Virtual Account. |
| Unggah Tagihan | Pengiriman data tagihan siswa dari Odoo ke kanal pembayaran, sehingga tagihan tersebut aktif dan dapat dibayar oleh orang tua/wali. |
| Nominal Ter-unggah | Besaran rupiah tagihan sebagaimana yang diterima kanal pembayaran pada saat unggah. Inilah satu-satunya jumlah yang dapat dibayar. |
| Virtual Account (VA) | Nomor rekening virtual unik per siswa yang diterbitkan kanal pembayaran sebagai tujuan setoran. |
| Uang Pangkal (UP) | Biaya satu kali yang dibayarkan saat pendaftaran awal siswa. |
| Uang Sekolah (US) | Biaya bulanan operasional pendidikan siswa. |
Karena batasnya teknis, keluhan orang tua bahwa "pembayaran tidak bisa diproses" umumnya bukan gangguan sistem, melainkan tanda bahwa jumlah yang dimasukkan tidak sama dengan nominal ter-unggah, atau tagihannya belum diunggah.
Aturan ini adalah kesepakatan operasional, bukan batas teknis kanal pembayaran seperti pada Pernyataan Kebijakan 2 — kanal pembayaran sendiri tidak menolak tagihan gabungan. Yang membatasi adalah keputusan YPII untuk tidak menggabungkan tunggakan ke tagihan bulan berjalan, agar setiap invoice tetap dapat ditelusuri ke satu bulan tagihan.
| Fungsi | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Penerbitan tagihan siswa di Odoo | Memastikan nominal, jenis tagihan, dan siswa yang ditagih sudah benar sebelum tagihan diunggah. |
| Unggah tagihan ke kanal pembayaran | Melakukan unggahan tepat waktu dan memastikan tagihan benar-benar aktif di kanal, bukan hanya terkirim. |
| Pencatatan pembayaran masuk | Mengimpor dan mencocokkan pembayaran yang diterima kanal ke tagihan yang bersangkutan di Odoo. |
| Penetapan dan perubahan kanal cabang | Menetapkan kanal pembayaran resmi sebuah cabang; perubahan kanal hanya berlaku setelah kebijakan ini direvisi. |
TBD-ORG— nama jabatan pelaksana tiap fungsi di atas belum ditetapkan untuk Cabang Bandung maupun Cabang Semarang. Selama belum ditetapkan, penugasannya mengikuti Standard Operating Procedure yang berlaku di masing-masing cabang.
Kebijakan ini tidak mengatur sanksi kepegawaian. Yang perlu dipahami setiap pelaksana adalah konsekuensi operasional langsung dari pelanggarannya:
Kebijakan terkait:
Dokumen turunan yang mengoperasionalkan kebijakan ini:
Tautan di atas mengarah ke halaman indeks fitur, bukan ke halaman satuan. Halaman satuan berganti alamat setiap kali dokumentasi fitur disusun ulang; halaman indeks tidak.