| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
POL-FIN-KAS-001 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag |
#Kebijakan #Keuangan #Kas #KasdanSetaraKas #BankStatement #CashRegister |
Kebijakan ini bertujuan untuk:
- Menjaga Keamanan Aset Kas: Memastikan setiap rupiah kas tunai dan saldo rekening bank lembaga terlindungi dari risiko kehilangan, penyalahgunaan, dan kesalahan pencatatan melalui pengendalian fisik dan administratif yang memadai.
- Menjamin Akurasi Laporan Keuangan: Memastikan seluruh penerimaan dan pengeluaran kas dicatat secara akurat, tepat waktu, dan dapat diverifikasi, sehingga posisi kas dalam laporan keuangan lembaga mencerminkan kondisi aktual.
- Mendukung Likuiditas Operasional: Memastikan ketersediaan kas tunai dan saldo rekening bank yang cukup untuk memenuhi kewajiban operasional sehari-hari tanpa gangguan.
- Menegakkan Prinsip Pemisahan Tugas: Memastikan tidak ada satu individu pun yang mengendalikan seluruh siklus transaksi kas — dari penerimaan, pencatatan, hingga penyimpanan — secara bersamaan.
Berlaku Untuk: Seluruh unit pendidikan di bawah Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia yang mengelola kas tunai dan rekening bank lembaga.
Aset yang Diatur:
- Kas tunai yang disimpan secara fisik di brankas/laci kas unit sekolah.
- Seluruh rekening bank yang terdaftar atas nama lembaga YPII.
Pengecualian: Dana talangan pribadi karyawan yang belum diproses sebagai klaim penggantian tidak dicakup dalam kebijakan ini hingga klaim tersebut diproses melalui mekanisme penggantian biaya yang berlaku.
| Istilah |
Definisi |
| Kas Tunai |
Uang fisik (uang kertas dan uang logam) yang berada dalam pengelolaan langsung Staf TU unit sekolah. |
| Setara Kas |
Saldo rekening bank lembaga yang dapat dicairkan sewaktu-waktu untuk memenuhi kewajiban operasional jangka pendek. |
| Cash Register |
Dokumen di Odoo yang merepresentasikan sesi pengelolaan kas tunai untuk satu hari kerja; mencatat seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tunai harian. |
| Bank Statement |
Dokumen di Odoo yang merepresentasikan rekening koran dari satu rekening bank untuk satu periode tertentu; mencatat seluruh mutasi debit dan kredit rekening bank. |
| Cash Opname |
Proses penghitungan fisik uang tunai yang ada di kas untuk memverifikasi kesesuaiannya dengan catatan sistem. |
| Rekonsiliasi Kas |
Proses pencocokan setiap entri transaksi di cash register Odoo dengan jurnal akuntansi yang ada di sistem. |
| Rekonsiliasi Bank |
Proses pencocokan setiap transaksi di bank statement Odoo dengan jurnal akuntansi yang ada di sistem. |
| Posting |
Proses mengunci dan mengakhiri sesi pencatatan (cash register atau bank statement) setelah semua data diverifikasi; setelah posting, data tidak dapat diubah secara manual. |
| Validasi |
Proses memfinalisasi dokumen (cash register atau bank statement) setelah semua entri berhasil direkonsiliasi; proses ini menandai dokumen sebagai selesai secara akuntansi. |
| Selisih Kas |
Perbedaan antara saldo kas menurut catatan sistem (Odoo) dengan jumlah fisik hasil cash opname. |
| Pemegang Kas |
Staf TU yang ditetapkan sebagai penanggung jawab fisik atas kas tunai dan bertanggung jawab atas keakuratan pencatatannya di sistem. |
- Pemisahan Tugas: Individu yang berfungsi sebagai pemegang kas fisik tidak boleh sekaligus menjadi pihak yang menyetujui transaksi pengeluaran kas di luar kewenangan rutinnya.
- Pencatatan Segera: Setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas wajib dicatat di Odoo pada hari yang sama saat transaksi terjadi. Penundaan pencatatan tidak diperbolehkan.
- Berbasis Bukti: Setiap entri transaksi kas wajib didukung oleh bukti pendukung yang sah (kuitansi, nota, tanda terima, atau bukti transfer). Transaksi tanpa bukti pendukung tidak dapat diproses.
- Kas tunai lembaga wajib disimpan di dalam brankas atau laci yang terkunci; akses fisik hanya diberikan kepada Pemegang Kas yang ditunjuk.
- Cash opname wajib dilakukan dua kali setiap hari kerja: di awal hari (pembukaan) dan di akhir hari (penutupan).
- Cash register di Odoo wajib dibuat setiap hari kerja sebelum transaksi pertama dicatat dan wajib diposting pada akhir hari kerja yang sama.
- Opening balance cash register hari berjalan harus selalu sama dengan ending balance cash register hari sebelumnya. Selisih yang tidak dapat dijelaskan wajib dilaporkan kepada Kepala TU / Pengurus sebelum proses pencatatan dilanjutkan.
- Rekonsiliasi dan validasi cash register dilakukan di awal hari kerja berikutnya setelah cash register diposting.
- Seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui rekening bank lembaga wajib dicatat dalam bank statement di Odoo.
- Bank statement wajib dibuat dan seluruh transaksinya diimpor dari data mutasi rekening bank resmi setiap hari kerja untuk transaksi hari sebelumnya.
- Beginning balance dan ending balance di bank statement Odoo harus selalu sesuai dengan saldo pembuka dan saldo penutup rekening bank aktual. Ketidaksesuaian yang tidak dapat dijelaskan wajib dilaporkan kepada Kepala TU / Pengurus sebelum proses dilanjutkan.
- Rekonsiliasi dan validasi bank statement dilakukan segera setelah bank statement diposting.
- Rekonsiliasi kas (cash register) dan rekonsiliasi bank (bank statement) wajib diselesaikan paling lambat pada hari kerja berikutnya setelah dokumen diposting.
- Setiap selisih yang ditemukan pada saat rekonsiliasi wajib diselidiki dan didokumentasikan penyebabnya sebelum proses validasi dilakukan.
- Hasil cash opname yang menunjukkan selisih antara kas fisik dan catatan sistem wajib dilaporkan secara tertulis kepada Kepala TU / Pengurus pada hari yang sama.
- Hak akses Odoo untuk modul Accounting / Cash Registers dan Bank Statements hanya diberikan kepada Staf TU dan Kepala TU yang berwenang.
- Pengguna dilarang berbagi kredensial akun Odoo dengan pihak lain dalam bentuk apapun.
- Setiap aktivitas pencatatan di sistem wajib dilakukan menggunakan akun pengguna pribadi masing-masing agar rekam jejak audit dapat dipertanggungjawabkan.
- Staf TU (Pemegang Kas): Bertanggung jawab atas keamanan fisik kas tunai, pelaksanaan cash opname harian, pencatatan seluruh transaksi kas di Odoo secara akurat dan tepat waktu, serta rekonsiliasi dan validasi cash register dan bank statement.
- Kepala TU / Pengurus: Bertanggung jawab mengawasi kepatuhan Staf TU terhadap kebijakan ini, menerima laporan eskalasi atas selisih kas, serta memberikan persetujuan atas tindak lanjut yang diperlukan.
- Bagian Keuangan Yayasan: Bertanggung jawab mengaudit kepatuhan pencatatan kas di seluruh unit secara berkala.
Pelanggaran terhadap kebijakan ini, termasuk keterlambatan pencatatan, cash opname yang tidak dilaksanakan, atau selisih kas yang tidak dilaporkan, dapat mengakibatkan:
- Teguran lisan atau tertulis dari atasan langsung.
- Pemberian Surat Peringatan sesuai tingkat pelanggaran, berdasarkan Peraturan Kepegawaian YPII yang berlaku.
- Dalam hal ditemukan indikasi pelanggaran integritas (kecurangan atau penggelapan kas), kasus diteruskan kepada Ketua Yayasan untuk penanganan lebih lanjut sesuai ketentuan hukum yang berlaku.