| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-KAS-002 |
| Tanggal Efektif |
13 Juli 2026 |
| Versi |
3.1 |
| Pihak Pengesah |
Direktur Utama |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #KasdanSetaraKas #CashRegister |
Memastikan seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tunai lembaga tercatat secara akurat, lengkap, dan terverifikasi di sistem Odoo sepanjang periode cash register mingguan, sehingga saldo kas senantiasa dapat dipertanggungjawabkan dan rekonsiliasi kas dapat diselesaikan tepat waktu. Transaksi kas tetap dicatat setiap kali terjadi (harian), namun sesi cash register di Odoo dikelola per periode mingguan sebagaimana diatur pada Bagian 6.
- Pemicu (Start Event): Tanggal 1 setiap bulan, atau hari Senin setiap minggunya apabila tidak terjadi pergantian bulan dalam periode berjalan.
- Hasil Akhir (End Event): Cash register untuk periode minggu sebelumnya telah divalidasi di Odoo dan otomasi pasca validasi telah berjalan.
- Berlaku untuk: Seluruh kas tunai lembaga, yaitu kas unit sekolah yang dikelola oleh Bendahara Sekolah, kas cabang yang dikelola oleh Staf Keuangan Cabang, dan kas kantor pusat Yayasan yang dikelola oleh Staf Keuangan Pusat.
- Pengecualian: Transaksi non-tunai (transfer bank, kartu debit/kredit) tidak dicakup dalam SOP ini; lihat SOP-FIN-KAS-001: Pencatatan Transaksi Bank Harian.
- Cash Register: Dokumen di Odoo yang merepresentasikan sesi pengelolaan kas tunai untuk satu periode mingguan (lihat Langkah 1.0 untuk penentuan awal dan akhir periode).
- Bendahara Sekolah: Jabatan yang memegang akses fisik ke brankas/laci kas tunai unit sekolah dan mengelola cash register kas unit sekolah tersebut di Odoo.
- Staf Keuangan Cabang: Jabatan yang memegang akses fisik ke brankas/laci kas tunai cabang dan mengelola cash register kas cabang di Odoo, termasuk kas operasional cabang yang tidak dibebankan langsung ke kas unit sekolah tertentu.
- Staf Keuangan Pusat: Jabatan yang memegang akses fisik ke brankas/laci kas tunai kantor pusat Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia dan mengelola cash register kas pusat di Odoo.
- Penjurnal Cash Register: Sebutan fungsional untuk pihak yang bertanggung jawab merekonsiliasi entri cash register dengan jurnal akuntansi dan memvalidasi cash register setelah rekonsiliasi selesai. Fungsi ini dijalankan oleh Staf Akuntansi Cabang (untuk kas unit sekolah dan kas cabang) atau Staf Akuntansi Pusat (untuk kas kantor pusat Yayasan), terpisah dari jabatan yang memegang kas fisik — lihat Variasi Penjurnal Cash Register di Unit, Cabang, dan Pusat.
- Staf Akuntansi Cabang: Jabatan akuntansi yang merekonsiliasi entri cash register dengan jurnal akuntansi dan memvalidasi cash register untuk kas unit sekolah dan kas cabang, terpisah dari Bendahara Sekolah dan Staf Keuangan Cabang selaku pemegang kas fisik.
- Staf Akuntansi Pusat: Jabatan akuntansi yang merekonsiliasi entri cash register dengan jurnal akuntansi dan memvalidasi cash register untuk kas kantor pusat Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia, terpisah dari Staf Keuangan Pusat selaku pemegang kas fisik.
- Opening Balance (Starting Balance): Saldo awal kas tunai pada cash register di Odoo yang diisi oleh Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat berdasarkan hasil cash opname pembukaan periode.
- Ending Balance: Saldo akhir kas tunai pada cash register di Odoo yang dihitung berdasarkan seluruh transaksi yang tercatat selama periode berjalan.
- Cash Opname: Proses menghitung secara fisik jumlah uang tunai yang ada di kas untuk memverifikasi kesesuaian dengan catatan sistem.
- Posting Cash Register: Proses mengunci dan mengakhiri sesi pencatatan periode mingguan di cash register Odoo setelah semua transaksi tercatat dan saldo diverifikasi.
- Rekonsiliasi Cash Register: Proses mencocokkan setiap entri transaksi di cash register Odoo dengan jurnal akuntansi yang ada di sistem.
- Validasi Cash Register: Proses memfinalisasi cash register di Odoo setelah semua entri berhasil direkonsiliasi.
- Bendahara Sekolah: Mengeksekusi Langkah 1.0 sampai dengan Langkah 14.0 untuk kas tunai unit sekolah — membuka periode, mencatat transaksi kas, dan memposting cash register unit sekolah tempat Bendahara Sekolah bertugas.
- Staf Keuangan Cabang: Mengeksekusi Langkah 1.0 sampai dengan Langkah 14.0 untuk kas tunai cabang — membuka periode, mencatat transaksi kas, dan memposting cash register cabang tempat Staf Keuangan Cabang bertugas.
- Staf Keuangan Pusat: Mengeksekusi Langkah 1.0 sampai dengan Langkah 14.0 untuk kas tunai kantor pusat Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia — membuka periode, mencatat transaksi kas, dan memposting cash register kantor pusat.
- Staf Akuntansi Cabang: Mengeksekusi Langkah 15.0 sampai dengan Langkah 17.0 sebagai Penjurnal Cash Register untuk cash register unit sekolah dan cabang — merekonsiliasi dan memvalidasi cash register periode sebelumnya milik kas unit sekolah maupun kas cabang.
- Staf Akuntansi Pusat: Mengeksekusi Langkah 15.0 sampai dengan Langkah 17.0 sebagai Penjurnal Cash Register untuk cash register kantor pusat Yayasan — merekonsiliasi dan memvalidasi cash register periode sebelumnya milik kas kantor pusat. Pemetaan lengkap dan aturan pengecualian lihat Variasi Penjurnal Cash Register di Unit, Cabang, dan Pusat.
- Sistem Odoo: Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pasca proses posting dan validasi.
- Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII: Menerima eskalasi sesuai tingkat organisasi tempat Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, Staf Keuangan Pusat, Staf Akuntansi Cabang, atau Staf Akuntansi Pusat bertugas, jika terjadi kesalahan yang tidak dapat diselesaikan sendiri.
Satu periode cash register dikelola oleh satu jabatan pemegang kas saja, mengikuti tingkat organisasi tempat kas tunai tersebut disimpan: cash register unit sekolah dikelola Bendahara Sekolah, cash register cabang dikelola Staf Keuangan Cabang, dan cash register kantor pusat Yayasan dikelola Staf Keuangan Pusat. Ketiga jabatan tersebut menjalankan Langkah 1.0 sampai dengan Langkah 14.0 yang identik, hanya berbeda pada kas fisik dan jurnal kas Odoo yang menjadi tanggung jawab masing-masing.
- Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat memiliki akses fisik ke brankas/laci kas tunai sesuai tingkat organisasinya (unit sekolah, cabang, atau kantor pusat Yayasan).
- Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, Staf Keuangan Pusat, Staf Akuntansi Cabang, dan Staf Akuntansi Pusat memiliki hak akses di Odoo minimal sebagai pengguna dengan izin Accounting / Accountant sesuai perannya masing-masing.
- Cash register periode sebelumnya telah diposting sebelum cash register periode berjalan dibuka.
- Periode pencatatan cash register berdurasi satu minggu, dengan hari Senin sebagai awal periode dan hari Minggu sebagai akhir periode secara default, kecuali pada pergantian bulan sebagaimana diatur pada Langkah 1.0.
1.0 [Start Event] Pada tanggal 1 setiap bulan, atau pada hari Senin setiap minggunya apabila tidak terjadi pergantian bulan dalam periode berjalan, Bendahara Sekolah (untuk kas unit sekolah), Staf Keuangan Cabang (untuk kas cabang), atau Staf Keuangan Pusat (untuk kas kantor pusat Yayasan) memulai proses pencatatan transaksi kas untuk periode baru pada kas yang menjadi tanggung jawabnya.
Tanggal 1 selalu memaksa dimulainya periode cash register baru, terlepas dari hari apa tanggal tersebut jatuh. Jika tanggal 1 jatuh di tengah minggu berjalan (bukan hari Senin), periode cash register minggu tersebut ditutup pada akhir hari terakhir sebelum tanggal 1, dan periode baru dimulai dari tanggal 1 tersebut sampai hari Minggu berikutnya — sehingga periode ini lebih pendek dari satu minggu penuh. Contoh: jika tanggal 1 jatuh pada hari Rabu, periode cash register minggu berjalan berakhir pada hari Selasa (tanggal terakhir bulan sebelumnya), dan periode baru berjalan dari hari Rabu (tanggal 1) sampai hari Minggu berikutnya. Jika tanggal 1 jatuh tepat pada hari Senin, periode baru berjalan seperti periode mingguan default (Senin sampai Minggu).
2.0 [User Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat membuat cash register baru di Odoo untuk periode berjalan. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-007: Membuat Cash Register di Odoo)
3.0 [Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat menghitung secara fisik seluruh uang tunai yang ada di kas (cash opname pembukaan).
4.0 [User Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat mengisi opening balance cash register di Odoo sesuai dengan hasil perhitungan cash opname pembukaan pada Langkah 3.0. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-008: Melakukan Cash Opname dan Mengisi Opening Balance di Odoo)
5.0 [Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat melakukan pengecekan kesesuaian opening balance (starting balance) cash register periode ini dengan ending balance cash register periode sebelumnya.
6.0 [Exclusive Gateway] Apakah opening balance cash register periode ini sesuai dengan ending balance cash register periode sebelumnya?
- 6.A (Jika Sesuai): Lanjut ke Langkah 7.0.
- 6.B (Jika Tidak Sesuai): Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat mencatat selisih beserta keterangannya dan melaporkan kepada Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII sesuai tingkat organisasinya. Proses ditangguhkan hingga penyebab selisih ditemukan dan diselesaikan. End Event - Exception
7.0 [User Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat mencatat detail transaksi penerimaan atau pengeluaran kas pada cash register di Odoo setiap kali ada transaksi kas yang terjadi selama periode berjalan. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-009: Mencatat Transaksi Kas di Cash Register)
8.0 [Exclusive Gateway] Apakah masih ada transaksi kas periode berjalan yang belum dicatat?
- 8.A (Jika Masih Ada): Kembali ke Langkah 7.0.
- 8.B (Jika Tidak Ada / Akhir Periode sesuai Langkah 1.0): Lanjut ke Langkah 9.0.
9.0 [Task] Di akhir periode (hari Minggu, atau tanggal terakhir sebelum pergantian bulan sesuai Langkah 1.0), Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat melakukan cash opname penutupan — menghitung secara fisik seluruh uang tunai yang ada di kas untuk menentukan jumlah kas aktual akhir periode.
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah ending balance pada cash register di Odoo sesuai dengan total uang tunai fisik hasil cash opname penutupan pada Langkah 9.0?
- 10.A (Jika Sesuai): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Jika Tidak Sesuai): Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat memeriksa ulang catatan transaksi yang telah diinput; kembali ke Langkah 7.0.
11.0 [User Task] Bendahara Sekolah / Staf Keuangan Cabang / Staf Keuangan Pusat memposting cash register di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-010: Memposting Cash Register di Odoo)
12.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca posting cash register. (Detail spesifikasi lihat: AUT-KAS-005: Pengecekan Otomatis Pasca Posting Cash Register)
13.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca posting lolos?
- 13.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 14.0.
- 13.B (Jika Tidak Lolos): Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat mencatat pesan error yang ditampilkan Odoo dan melaporkan kepada Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII untuk eskalasi. End Event - Exception
14.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca posting cash register. (Detail spesifikasi lihat: AUT-KAS-006: Otomasi Pasca Posting Cash Register)
15.0 [User Task] Pada hari Senin minggu berikutnya, setelah seluruh transaksi periode sebelumnya selesai diinput, Staf Akuntansi Cabang (untuk cash register unit sekolah dan cabang) atau Staf Akuntansi Pusat (untuk cash register kantor pusat Yayasan) — lihat Variasi Penjurnal Cash Register di Unit, Cabang, dan Pusat — melakukan rekonsiliasi cash register periode sebelumnya di Odoo — mencocokkan setiap entri transaksi dengan jurnal akuntansi yang ada di sistem. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-011: Rekonsiliasi Cash Register di Odoo)
16.0 [Exclusive Gateway] Apakah semua entri di cash register sudah direkonsiliasi?
- 16.A (Jika Sudah): Lanjut ke Langkah 17.0.
- 16.B (Jika Belum): Staf Akuntansi Cabang atau Staf Akuntansi Pusat melanjutkan rekonsiliasi entri yang tersisa; kembali ke Langkah 15.0.
17.0 [User Task] Staf Akuntansi Cabang atau Staf Akuntansi Pusat melakukan validasi cash register di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KAS-012: Memvalidasi Cash Register di Odoo)
18.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca validasi cash register. (Detail spesifikasi lihat: AUT-KAS-007: Pengecekan Otomatis Pasca Validasi Cash Register)
19.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca validasi lolos?
- 19.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 20.0.
- 19.B (Jika Tidak Lolos): Staf Akuntansi Cabang atau Staf Akuntansi Pusat mencatat pesan error yang ditampilkan Odoo dan melaporkan kepada Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII untuk eskalasi. End Event - Exception
20.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca validasi cash register. (Detail spesifikasi lihat: AUT-KAS-008: Otomasi Pasca Validasi Cash Register)
21.0 [End Event - Success] Proses pencatatan transaksi kas untuk periode minggu sebelumnya selesai.
- 6.E1 [Boundary Error - Selisih Opening Balance]: Jika opening balance cash register periode ini tidak sesuai dengan ending balance cash register periode sebelumnya, Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat mencatat selisih dan keterangannya secara rinci lalu melaporkan kepada Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII sesuai tingkat organisasinya. Proses ditangguhkan hingga penyebab selisih ditemukan dan disetujui untuk dilanjutkan.
- 10.E1 [Boundary Error - Selisih Kas Penutupan]: Jika setelah beberapa kali pemeriksaan ulang (Langkah 10.B) saldo tetap tidak sesuai, Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat melaporkan ketidaksesuaian kepada Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII beserta bukti catatan transaksi dan hasil cash opname penutupan. Proses ditangguhkan hingga penyebab selisih ditemukan.
- 13.E1 [Boundary Error - Pengecekan Pasca Posting Gagal]: Bendahara Sekolah, Staf Keuangan Cabang, atau Staf Keuangan Pusat mencatat pesan error yang ditampilkan Odoo secara lengkap dan melaporkan kepada administrator Odoo atau Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII. Perbaikan dilakukan sesuai petunjuk pesan error sebelum proses dilanjutkan.
- 19.E1 [Boundary Error - Pengecekan Pasca Validasi Gagal]: Staf Akuntansi Cabang atau Staf Akuntansi Pusat mencatat pesan error yang ditampilkan Odoo secara lengkap dan melaporkan kepada administrator Odoo atau Kepala Sekolah / Penanggung Jawab Yayasan Cabang / Bidang Keuangan YPII. Perbaikan dilakukan sesuai petunjuk pesan error sebelum proses dilanjutkan.