| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
POL-PPDB-SPMB-001 |
| Tanggal Efektif |
27 Juni 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Ruang Lingkup |
Seluruh proses Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) pada unit KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas di lingkungan YPII Bandung untuk Tahun Ajaran (TA) 2027/2028 |
| Kategori Tag |
#Kebijakan #SPMB #PenerimaanMuridBaru #YPII |
Yayasan Pendidikan (YPII) menyelenggarakan Seleksi Penerimaan Murid Baru (SPMB) sebagai proses akuisisi, seleksi, dan penetapan murid baru di seluruh unit pendidikan YPII Bandung. Proses SPMB melibatkan banyak aktor (Tata Usaha/TU, Person In Charge/PIC SPMB, Tim SPMB, Kepala Sekolah/Kepsek, Keuangan Yayasan, Finance Yayasan, Admin Yayasan, Tim Yayasan, dan Ketua Yayasan Cabang), beberapa sistem (Odoo, sistem SPMB Online Yayasan, dan sistem Pintu Kelas), serta data sensitif calon murid dan keuangan.
Untuk memastikan keseragaman pelaksanaan, kepastian kewenangan, dan integritas data lintas unit, YPII menetapkan kebijakan ini sebagai dasar normatif tunggal yang mengikat seluruh aktor SPMB. Kebijakan ini memuat keputusan-keputusan kunci yang telah dikunci (final) pada Kerangka Proses Bisnis SPMB Sprint 1 dan Sprint 2 (termasuk amendemen Rev 7), dan menjadi rujukan tertinggi apabila terdapat keraguan dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) atau Tabel Keputusan turunan.
Kebijakan ini bertujuan untuk:
- Menetapkan prinsip dan ketentuan terkunci penyelenggaraan SPMB YPII yang berlaku seragam di seluruh unit.
- Menegaskan batas kewenangan setiap aktor SPMB, khususnya pada titik-titik pengambilan keputusan yang berisiko (harga formulir, persetujuan keringanan, dan perubahan status calon murid).
- Menjamin integritas dan satu sumber kebenaran data calon murid melalui integrasi sistem (Odoo, SPMB Online, dan Pintu Kelas).
- Memberikan dasar normatif yang dapat dirujuk oleh seluruh SOP dan Tabel Keputusan turunan SPMB YPII.
Kebijakan ini berlaku untuk:
- Seluruh unit pendidikan YPII Bandung: KB-TK MBL, SD MBL, SMP Waringin, dan SMA Trinitas.
- Seluruh tahapan proses SPMB, mulai dari Pre-Setup, akuisisi leads (calon pendaftar), follow-up, penawaran dan pembayaran formulir, pengumpulan berkas, seleksi, penetapan penerimaan, hingga aktivasi Pintu Kelas dan pembayaran Down Payment (DP) Uang Pangkal (UP), serta penutupan Tahun Ajaran (TA).
- Seluruh aktor SPMB sebagaimana disebut dalam dokumen ini.
Kebijakan ini tidak mengatur teknis pelaksanaan langkah demi langkah; teknis pelaksanaan diatur dalam SOP turunan (lihat bagian Referensi).
Pernyataan kebijakan berikut bersifat mengikat dan final. Setiap pasal bersifat mandiri (self-contained) dan menjadi dasar bagi SOP serta Tabel Keputusan turunan SPMB YPII.
- YPII menetapkan bahwa seluruh kode promosi SPMB, yaitu Kode Referral (REF-xxxx) dan Kode Sibling (SIB-xxxx), merupakan Kode Khusus yang terintegrasi penuh di dalam sistem Odoo dan divalidasi secara otomatis oleh Odoo pada saat leads masuk, bukan sistem terpisah.
- Sibling dan Alumni BUKAN merupakan channel akuisisi leads. Channel akuisisi standar YPII terbatas pada enam channel: Kampanye Digital, Event/Pameran, Walk-in/Direct, Referral Wali Murid, Media Cetak, dan Feeder Internal. Sibling dan Alumni diperlakukan sebagai Kode Khusus yang diinput calon pendaftar pada formulir, bukan sebagai sumber akuisisi tersendiri.
- Validasi Kode Sibling mensyaratkan orang tua membawa Kartu Keluarga (KK) fisik ke Tata Usaha (TU) untuk diverifikasi manual terhadap Data Master Siswa Aktif sebelum kode diproses oleh Odoo.
- YPII menetapkan klasifikasi Hot Lead untuk calon pendaftar yang masuk melalui channel Walk-in/Direct ATAU yang menggunakan Kode Khusus (Referral atau Sibling) yang valid. Klasifikasi ini terlabel otomatis di Odoo sejak leads masuk.
- SLA follow-up untuk Hot Lead adalah maksimal 1 x 24 jam. SLA ini berlaku sama untuk seluruh leads sebagai standar minimum pelayanan SPMB YPII.
- Notifikasi internal (melalui Telegram) untuk Hot Lead menggunakan format dengan penanda prioritas, tanpa mengubah ketentuan SLA.
- YPII menetapkan bahwa aktivasi akun calon pendaftar dipicu oleh Tata Usaha (TU) melalui pembaruan status di Odoo ke status Penawaran Formulir. Pembaruan status ini memicu sistem mengirim email aktivasi otomatis (melalui Application Programming Interface/API ke sistem SPMB Online Yayasan) berisi tautan pengaturan kata sandi serta informasi formulir sesuai unit dan jalur.
- Mekanisme pop-up form pendaftaran akun mandiri beserta One-Time Password (OTP) DIHAPUS TOTAL sebagaimana ditetapkan dalam amendemen Rev 7. TU berperan aktif mendorong proses melalui pembaruan status Odoo, bukan menunggu inisiatif mandiri orang tua.
- YPII menetapkan bahwa harga formulir SPMB BERBEDA per unit dan per jalur (internal/eksternal), bukan nominal tunggal. Konfigurasi harga formulir per unit × jalur ditetapkan oleh Admin Yayasan bersama Finance Yayasan dan divalidasi oleh Ketua Yayasan Cabang.
- Harga formulir tidak boleh diubah tanpa persetujuan Finance Yayasan dan Ketua Yayasan Cabang.
- Tata Usaha (TU) WAJIB mengetahui nominal yang berlaku sebelum menerima pembayaran atau menginformasikan ke orang tua, dan TU TIDAK BERWENANG menegosiasikan harga formulir dengan orang tua.
- YPII menetapkan skema pembayaran formulir secara berjenjang. Pada Level 1 (status Payment Gateway/PG), Skema B.2 (transfer manual) merupakan jalur utama yang dipublikasikan selama periode Juli–Desember 2026 ketika PG belum aktif; Skema A (payment gateway) menjadi jalur utama yang dipublikasikan ketika PG aktif dengan target Januari 2027.
- Pada Level 2, skema tunai bersifat opsional, tidak dipublikasikan, dan permanen: Skema B.1a untuk orang tua walk-in tunai spontan, dan Skema B.1b untuk pembayaran tunai terkoordinasi sekolah (siswa dikumpulkan, membawa tunai, mengisi data di lokasi, diproses secara batch).
- Keputusan menjadikan Skema B.2 sebagai jalur utama pada Juli–Desember 2026 adalah keputusan resmi, bukan pengecualian, dan murni disebabkan oleh waktu penyiapan dokumen serta integrasi API, bukan karena biaya atau regulasi.
- YPII menetapkan bahwa TIDAK ADA pengembalian dana (refund) untuk pembelian formulir, berlaku untuk seluruh skema pembayaran.
- YPII menetapkan pemisahan kewenangan yang tegas antara dua proses yang independen. Tata Usaha (TU) berwenang melakukan APPROVE, yaitu mengubah status calon pendaftar (dari Calon Pendaftar menjadi Calon Siswa) berdasarkan bukti pembayaran yang terlihat valid.
- Keuangan Yayasan menjalankan REKONSILIASI (per dua hari) untuk memverifikasi uang benar-benar masuk ke rekening Yayasan. Proses rekonsiliasi ini TIDAK mengubah status leads di Odoo.
- Kedua proses berjalan paralel dan independen, tanpa double approval. Apabila ditemukan uang tidak masuk setelah TU melakukan approve, Keuangan Yayasan yang menghubungi dan menagih ulang ke orang tua; TU tidak terlibat dalam penagihan.
- YPII menetapkan bahwa untuk jalur eksternal, kelengkapan berkas dikumpulkan dan diverifikasi SEBELUM pelaksanaan tes, bukan setelahnya. Calon siswa tidak dapat dijadwalkan tes apabila berkas belum lengkap sesuai standar per jenjang.
- Berkas fisik calon siswa disimpan di Yayasan. Apabila pendaftaran dibatalkan, orang tua mengambil berkas fisik ke Yayasan.
- YPII menetapkan bahwa seleksi jalur internal berbasis gate (gerbang) tunggakan dan bersifat administratif tanpa tes akademis. Calon siswa internal dinyatakan LULUS jika dan hanya jika berstatus Bebas Tunggakan. Komunikasi kepada orang tua menggunakan framing administratif (tunggakan), bukan framing seleksi akademis.
- YPII menetapkan bahwa seleksi jalur eksternal berbasis tes terjadwal sesuai kalender unit yang ditetapkan PIC SPMB. Hasil tes WAJIB dikonsultasikan dengan Kepala Sekolah (Kepsek) sebelum diinput ke sistem oleh TU; hasil tidak boleh diinput secara unilateral oleh TU.
- YPII menetapkan bahwa keringanan nominal Uang Pangkal (UP) / Uang Sekolah (US) — Jalur Negosiasi — HANYA dapat disetujui oleh Ketua Yayasan Cabang sebagai satu-satunya pihak yang berwenang.
- Permohonan keringanan diajukan ke Yayasan, bukan ke TU atau PIC SPMB, dengan menyertakan tiga dokumen wajib: (1) surat permohonan keringanan beserta isi permintaan, (2) Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) dari RT-RW-Kelurahan, dan (3) surat rekomendasi lembaga agama. Apabila salah satu dokumen kurang, permohonan tidak diteruskan ke Ketua Yayasan Cabang.
- Tata Usaha (TU) dan PIC SPMB TIDAK BERWENANG membahas, menjanjikan, atau memutuskan keringanan nominal. Keputusan Ketua Yayasan Cabang (dikabulkan penuh, dikabulkan sebagian, atau ditolak) bersifat mengikat.
- YPII menetapkan bahwa data siswa dipindahkan ke sistem Pintu Kelas melalui mekanisme upload dari sistem SPMB Online (data yang telah diisi orang tua saat mendaftar formulir), BUKAN melalui input manual oleh TU.
- Ketentuan ini ditetapkan untuk menghilangkan risiko kesalahan input data dan menjaga satu sumber kebenaran data calon murid.
- YPII menetapkan bahwa status RESMI JADI MURID tercapai ketika pembayaran DP Uang Pangkal (UP) minimal 50% terkonfirmasi di sistem Pintu Kelas. Status ini merupakan garis akhir Sprint 2.
- Sisa UP dan seluruh Uang Sekolah (US/SPP) merupakan lingkup Sprint 3 (monitoring), bukan bagian dari Sprint 2.
- YPII menetapkan bahwa reaktivasi leads hanya dapat dilakukan dalam Tahun Ajaran (TA) yang sama dan sebelum tanggal cut-off TA. Reaktivasi dilakukan dengan mencari record lama (melalui nama anak / nomor WhatsApp) dan mengaktifkan kembali record yang SAMA, bukan membuat record baru.
- Setelah tanggal cut-off TA terlewati, seluruh leads menjadi arsip permanen di Odoo. TIDAK ADA reaktivasi lintas TA, karena anak dianggap telah masuk sekolah lain dan TA telah selesai. Data historis tetap tersimpan untuk keperluan analisis, bukan untuk di-follow-up ulang.
| Aktor |
Tanggung Jawab Utama |
| Ketua Yayasan Cabang |
Satu-satunya pihak yang berwenang menyetujui keringanan UP/US (Pasal 9); memvalidasi konfigurasi harga formulir (Pasal 4). |
| Admin Yayasan |
Menetapkan konfigurasi harga formulir bersama Finance Yayasan (Pasal 4); pemilik (owner) Data Master Siswa dan Nomor Induk Siswa (NIS). |
| Finance Yayasan |
Menetapkan konfigurasi harga formulir dan data keuangan (Pasal 4); pemilik data keuangan siswa. |
| Tim Yayasan |
Memproses dan meneruskan permohonan Jalur Negosiasi ke Ketua Yayasan Cabang (Pasal 9); mengelola sistem SPMB Online. |
| Keuangan Yayasan |
Menjalankan rekonsiliasi keuangan pembayaran formulir tanpa mengubah status (Pasal 6); menagih ulang apabila terjadi ketidaksesuaian. |
| PIC SPMB |
Accountable atas hampir seluruh proses SPMB; menetapkan kalender tes dan pipeline; tidak berwenang atas keringanan nominal (Pasal 9). |
| Tata Usaha (TU) |
Memicu aktivasi akun via pembaruan status Odoo (Pasal 3); approve perubahan status (Pasal 6); upload data ke Pintu Kelas (Pasal 10); dilarang menegosiasi harga formulir (Pasal 4) maupun keringanan UP/US (Pasal 9). |
| Tim SPMB |
Eksekutor kampanye akuisisi, capture leads, pengumpulan berkas, dan pelaksanaan tes. |
| Kepala Sekolah (Kepsek) |
Konsultasi wajib atas hasil seleksi eksternal sebelum diinput (Pasal 8); pemilik data berkas fisik dan hasil seleksi per unit. |
- Setiap penyimpangan terhadap pasal-pasal kebijakan ini — termasuk namun tidak terbatas pada negosiasi harga formulir oleh TU (Pasal 4), persetujuan keringanan UP/US oleh pihak selain Ketua Yayasan Cabang (Pasal 9), perubahan status oleh Keuangan Yayasan (Pasal 6), atau input data siswa secara manual ke Pintu Kelas (Pasal 10) — merupakan pelanggaran kebijakan yang batal demi kebijakan ini.
- Keputusan, persetujuan, atau perubahan status yang dibuat di luar kewenangan sebagaimana ditetapkan kebijakan ini dianggap tidak sah dan wajib dikoreksi melalui aktor yang berwenang.
- Eskalasi penanganan penyimpangan mengikuti jalur yang ditetapkan dalam SOP turunan; perselisihan data dirujuk kepada pemilik (owner) data terkait sebagai rujukan final.
- Indeks SOP Penerimaan Murid Baru (PPDB) YPII — kumpulan SOP teknis pelaksanaan SPMB Sprint 1 dan Sprint 2.
- Tabel Keputusan: Pemilihan Skema Pembayaran Formulir SPMB — turunan operasional Pasal 5.
- Tabel Keputusan: Kewenangan Persetujuan Keringanan UP/US — turunan operasional Pasal 9.