| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-SPB-001 |
| Tanggal Efektif |
19 September 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Bidang Keuangan YPII |
| Sistem |
Odoo ERP — lintas model va_generator, school_admission/school_enrollment (Payment Terms), customer_invoice_export, customer_payment_import |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #PenagihanBulanan #UangSekolah |
Menetapkan urutan aman bulanan penagihan Uang Sekolah Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) lintas fitur Odoo, sehingga penerbitan Virtual Account, pembuatan tagihan jatuh tempo, pembuatan berkas ekspor, pengunggahan ke kanal pembayaran, dan pencatatan pembayaran masuk berjalan berurutan — tanpa periode yang tumpang tindih maupun berkas yang terlewat — sesuai Kebijakan Kanal dan Kepastian Nominal Pembayaran Orang Tua. SOP ini tidak mengulang langkah teknis tiap wizard; setiap langkah menaut ke SOP atau Instruksi Kerja fitur yang memuat langkah tekniknya.
- Pemicu (Start Event): Awal periode penagihan bulanan Uang Sekolah tiba — terdapat siswa baru yang belum memiliki Virtual Account, dan/atau baris Payment Terms bulan berjalan yang belum menerbitkan invoice.
- Hasil Akhir (End Event): Seluruh tagihan Uang Sekolah bulan berjalan sudah diunggah ke kanal pembayaran cabang, dan mutasi pembayaran yang diterima kanal tersebut sudah diimpor ke Odoo serta baris gagalnya sudah diperiksa.
- Berlaku untuk: siklus bulanan penagihan Uang Sekolah pada seluruh unit sekolah YPII, lintas dokumen School Admission (calon siswa baru) dan School Enrollment (siswa lanjutan).
- Pengecualian:
- Langkah teknis tiap wizard — field, tombol, dan pesan galat — tidak diulang di sini. Panduan teknisnya ada pada SOP/Instruksi Kerja yang ditaut tiap langkah pada Bagian 6.
- Penerbitan Virtual Account bagi siswa lanjutan lewat School Enrollment belum tersedia sebagai fitur tersendiri; lihat catatan pada Instruksi Kerja Odoo — School Enrollment. Siklus ini hanya memuat penerbitan VA melalui School Admission.
- Eskalasi tunggakan kepada orang tua/wali siswa berada di luar SOP ini; lihat Eskalasi Penagihan Uang Sekolah.
- Pembuatan atau perubahan data master (Customer Invoice Export Type, Customer Payment Import Type) berada di luar SOP ini dan menjadi kewenangan Administrator Odoo YPII.
- Staf TU Unit: Menjalankan seluruh Langkah 2.0 sampai dengan Langkah 10.0 — mendaftarkan Virtual Account siswa baru, memeriksa dan menerbitkan tagihan jatuh tempo bulan berjalan, membuat dan memverifikasi Customer Invoice Export, mengunggah berkas ke kanal pembayaran, mengimpor mutasi pembayaran, serta menuntaskan baris yang gagal diimpor.
- Sistem Odoo: Menjalankan pemrosesan latar belakang pada tiap fitur (pembentukan berkas ekspor, antrean pembentukan pembayaran) sebagaimana dirinci pada SOP fitur masing-masing.
- Kepala Bidang Keuangan YPII dan Administrator Odoo YPII: Menerima eskalasi sesuai SOP fitur yang bersangkutan bila terjadi kegagalan pada salah satu langkah siklus.
- Siklus ini dijalankan sekali per bulan per Operating Unit (unit sekolah); langkah-langkahnya tidak digabung lintas Operating Unit.
- Rentang Date Start/Date End pada Customer Invoice Export mengikuti Pernyataan Kebijakan 6 Kebijakan Kanal dan Kepastian Nominal Pembayaran Orang Tua — tanggal 1 sampai dengan tanggal akhir bulan berjalan.
- Berkas Customer Invoice Export bulan sebelumnya untuk kombinasi Type dan Operating Unit yang sama sudah terunggah ke bank atau PintuKelas sebelum Customer Invoice Export bulan berjalan dibuat — lihat titik kontrol pada Pemrosesan Customer Invoice Export untuk School Admission/untuk School Enrollment.
- Rentang tanggal impor mutasi Customer Payment Import tidak tumpang tindih dengan impor sebelumnya — tanggal awal diisi sehari setelah Date End berkas Customer Invoice Export berstatus Done yang terakhir diproses.
- Tunggakan bulan-bulan sebelumnya tidak digabungkan ke siklus bulan berjalan; tunggakan tetap ditagih melalui invoice lama yang bersangkutan, yang tetap berstatus terbuka sampai dilunasi.
1.0 [Start Event] Awal periode penagihan bulanan Uang Sekolah tiba — terdapat siswa baru yang belum memiliki Virtual Account, dan/atau baris Payment Terms bulan berjalan yang belum menerbitkan invoice.
2.0 [Task] Staf TU Unit mendaftarkan Virtual Account bagi calon siswa baru yang belum memilikinya, melalui dokumen School Admission. (Panduan teknis lihat: Pemrosesan Virtual Account dari School Admission)
3.0 [Task] Staf TU Unit memeriksa apakah baris Payment Terms bulan berjalan pada dokumen School Admission dan School Enrollment aktif sudah menerbitkan invoice pelanggan berstatus Open dengan jurnal yang sudah diposting.
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah seluruh baris Payment Terms bulan berjalan sudah menerbitkan invoice?
- 4.A (Jika Sudah): Lanjut ke Langkah 6.0.
- 4.B (Jika Belum): Lanjut ke Langkah 5.0.
5.0 [Task] Staf TU Unit membuat tagihan jatuh tempo (Create Due Invoice) secara massal untuk baris Payment Terms bulan berjalan yang belum berinvoice, lalu kembali ke Langkah 3.0. (Panduan teknis lihat: Membuat Tagihan Jatuh Tempo (Create Due Invoice) pada School Admission dan pada School Enrollment)
6.0 [Task] Staf TU Unit membuat dokumen Customer Invoice Export dari dokumen School Admission atau School Enrollment yang bersangkutan — dijalankan lewat tombol/menu Create Invoice Export, bukan menu Duplicate dokumen Customer Invoice Export lama — dengan Operating Unit diisi Operating Unit unit sekolah yang benar dan Date Start/Date End bulan berjalan. (Panduan teknis lihat: Pemrosesan Customer Invoice Export untuk School Admission dan untuk School Enrollment)
Dokumen Customer Invoice Export tidak dibuat lewat Duplicate: daftar Source Invoices dokumen hasil Duplicate ikut tersalin dari dokumen lama, sehingga tidak mencerminkan tagihan bulan berjalan.
7.0 [Task] Staf TU Unit memeriksa tab Summary dokumen Customer Invoice Export dibandingkan daftar batch yang direncanakan, sebelum dokumen disetujui. (Rujuk Langkah 12.0 pada SOP-f3c8475c/SOP-ad3b0043)
8.0 [Send Task] Staf TU Unit mengunduh berkas Excel dari dokumen Customer Invoice Export berstatus Done, lalu mengunggahnya ke bank atau PintuKelas — satu kali per dokumen. Unggahan yang sudah dilakukan tidak dapat ditarik kembali. (Rujuk Langkah 18.0–21.0 pada SOP-f3c8475c/SOP-ad3b0043)
9.0 [Task] Staf TU Unit mengimpor mutasi pembayaran dari bank melalui Customer Payment Import, dengan rentang tanggal impor tidak tumpang tindih terhadap impor sebelumnya — tanggal awal diisi sehari setelah Date End berkas Customer Invoice Export berstatus Done yang terakhir diproses. (Panduan teknis lihat: Pelaksanaan Customer Payment Import)
10.0 [Task] Staf TU Unit memeriksa baris Import Data berstatus Error pada dokumen Customer Payment Import dan menuntaskannya — memperbaiki, mengulang, atau mengabaikan baris tersebut. (Rujuk Langkah 8 pada Pelaksanaan Customer Payment Import)
11.0 [End Event - Success] Seluruh tagihan Uang Sekolah bulan berjalan sudah diunggah ke kanal pembayaran, dan mutasi pembayaran yang diterima sudah diimpor serta baris gagalnya sudah diperiksa.
- 6.E1 [Titik Kontrol - Berkas Ekspor Sebelumnya Belum Terunggah]: Sebelum Langkah 6.0 dijalankan, Staf TU Unit memastikan berkas Customer Invoice Export bulan sebelumnya untuk kombinasi Type dan Operating Unit yang sama sudah terunggah ke bank atau PintuKelas. Bila belum, unggah berkas lama tersebut lebih dulu — dua berkas yang periodenya tumpang tindih menimbulkan duplikasi tagihan pada kanal pembayaran yang tidak dapat ditarik kembali. (Lihat juga titik kontrol pada SOP-f3c8475c/SOP-ad3b0043)
- 9.E1 [Boundary Error - Rentang Tanggal Impor Tumpang Tindih]: Mutasi yang sama terimpor dua kali karena rentang tanggal impor Customer Payment Import tumpang tindih dengan impor sebelumnya. Staf TU Unit menelusuri baris yang terduplikasi dan menindaklanjutinya sesuai Pelaksanaan Customer Payment Import.
- 10.E1 [Boundary Error - Tunggakan Bulan Sebelumnya Ikut Diminta Digabung]: Bila ada permintaan menggabungkan tunggakan bulan sebelumnya ke tagihan bulan berjalan, Staf TU Unit menolak permintaan tersebut dan merujuk pada Pernyataan Kebijakan 6 Kebijakan Kanal dan Kepastian Nominal Pembayaran Orang Tua — tunggakan tetap ditagih melalui invoice lama yang bersangkutan.
- Kebijakan Terkait:
- SOP Terkait — Fitur yang Ditaut Tiap Langkah:
- Instruksi Kerja Terkait:
- Indeks Instruksi Kerja: