| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-VA-001 |
| Tanggal Efektif |
6 Agustus 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Bidang Keuangan YPII |
| Sistem |
Odoo ERP — model va_generator (modul ssi_va) |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #VirtualAccount #SchoolAdmission |
Memastikan nomor Virtual Account (VA) bagi calon siswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) diterbitkan secara terkendali di Odoo — bersumber dari record School Admission yang sah, melewati konfirmasi dan persetujuan, serta berakhir pada satu berkas Excel yang formatnya sesuai permintaan bank atau penyedia pembayaran — sehingga setiap nomor Virtual Account yang beredar dapat ditelusuri kembali ke dokumen penerbitnya.
- Pemicu (Start Event): Terdapat sekumpulan record School Admission di Odoo yang calon siswanya perlu memperoleh nomor Virtual Account untuk pembayaran.
- Hasil Akhir (End Event): Dokumen Virtual Account Generator berstatus Done, seluruh nomor Virtual Account terbentuk pada tab Generated Bank Accounts, dan berkas Excel hasil ekspor telah dikirimkan ke bank atau penyedia pembayaran.
- Berlaku untuk: Seluruh penerbitan Virtual Account calon siswa YPII yang dijalankan melalui menu School → Admission → Admissions di Odoo.
- Pengecualian:
- Virtual Account (VA): Nomor rekening virtual unik yang dipakai satu calon siswa YPII untuk melakukan pembayaran ke rekening YPII di bank tertentu.
- School Admission: Record keputusan penerimaan siswa baru di Odoo (model
school_admission), menjadi record sumber penerbitan Virtual Account dalam SOP ini.
- Virtual Account Generator: Dokumen transaksi di Odoo (model
va_generator) yang menerbitkan sekumpulan nomor Virtual Account sekaligus untuk daftar record sumber tertentu, melalui alur Draft → Waiting for Approval → Done.
- Wizard Generate VA: Formulir sementara yang dijalankan dari menu Action pada daftar School Admission; keluarannya adalah satu dokumen Virtual Account Generator berstatus Draft, bukan nomor Virtual Account.
- Generator Type: Data master yang menentukan cara menyusun kode unik Virtual Account dari record sumber. Di Odoo YPII tersedia tiga Generator Type, seluruhnya dibatasi ke model School Admission: Nomor Induk Siswa, Nomor Formulir Pendaftaran, dan Nomor Formulir (Bandung).
- Biller: Pihak penerbit Virtual Account yang memiliki kode Virtual Account terdaftar pada bank tujuan. Di Odoo YPII tersedia satu biller, yaitu Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia.
- Merchant: Sub-unit di bawah biller yang memiliki kode biller tersendiri; di Odoo YPII merchant mewakili unit sekolah. Bila merchant diisi, nomor Virtual Account disusun pada tingkat merchant.
- Source Data: Tab pada dokumen Virtual Account Generator yang memuat satu baris untuk setiap record School Admission yang dipilih. Tab ini hanya terisi oleh wizard Generate VA dan tidak dapat diubah dari form dokumen pada status mana pun.
- Generated Bank Accounts: Tab pada dokumen Virtual Account Generator yang memuat nomor Virtual Account hasil dokumen tersebut. Tab ini terisi otomatis saat dokumen mencapai status Done.
- Exporter (Virtual Account Generator Exporter): Data master berisi layout dan format berkas ekspor. Ketiga layout ekspor di Odoo YPII — VA Mandiri (XLSX), Student Pintu Kelas (XLSX), dan Pintu Kelas SPMB — seluruhnya berformat Excel (
.xlsx).
- Berkas Ekspor: Berkas Excel berisi daftar Virtual Account hasil satu dokumen Virtual Account Generator, terbentuk dari tombol Generate Export File dan tersimpan sebagai lampiran pada dokumen tersebut.
- Staf TU Unit: Jabatan tata usaha di unit sekolah YPII yang menjalankan seluruh langkah SOP ini di Odoo.
- Staf TU Unit: Mengeksekusi Langkah 2.0 sampai dengan Langkah 18.0 — menyiapkan daftar School Admission, menjalankan wizard Generate VA, memeriksa dan mengonfirmasi dokumen, menyetujui dokumen, membuat berkas ekspor, serta mengirimkan berkas tersebut ke bank atau penyedia pembayaran. Di Odoo YPII, Staf TU Unit termasuk dalam grup Virtual Account Generator / User sekaligus grup Virtual Account Generator / Validator, sehingga peran pembuat dan peran penyetuju dijalankan jabatan yang sama.
- Sistem Odoo: Menjalankan pemeriksaan data pada Langkah 7.0, memindahkan dokumen ke status Done, menerbitkan nomor dokumen, dan membentuk seluruh nomor Virtual Account pada Langkah 12.0.
- Kepala Bidang Keuangan YPII: Menerima eskalasi bila nomor Virtual Account sudah terlanjur terbit dengan data yang salah, atau bila berkas ekspor yang telah dikirimkan ke bank ternyata keliru.
- Administrator Odoo YPII: Menangani permintaan konfigurasi yang tidak dapat diselesaikan Staf TU Unit — penambahan Generator Type, Biller, Merchant, layout ekspor, maupun pendaftaran binding wizard Generate VA pada model baru.
Karena grup Virtual Account Generator / User dan grup Virtual Account Generator / Validator di Odoo YPII beranggotakan pengguna yang sama, sistem tidak memisahkan pembuat dokumen dari penyetuju dokumen. Pengendalian sepenuhnya bertumpu pada verifikasi mandiri pada Langkah 9.0 sebelum tombol Approve ditekan. Bila YPII kemudian menghendaki pemisahan tugas, perubahan dilakukan pada keanggotaan grup Validator oleh Administrator Odoo YPII, dan SOP ini ditinjau ulang.
- Record School Admission yang akan diterbitkan Virtual Account-nya sudah ada di Odoo dan dapat dilihat Staf TU Unit pada menu School → Admission → Admissions.
- Staf TU Unit termasuk dalam grup Virtual Account Generator / User, Virtual Account Generator / Validator, dan Virtual Account Generator / Viewer. Tanpa grup Viewer, menu Financial Accounting → Bank & Cash → VA Generators tidak muncul.
- Generator Type yang akan dipakai sudah tersedia dan dibatasi ke model School Admission. Seluruh Generator Type di Odoo YPII saat ini dibatasi ke model tersebut, sehingga wizard Generate VA hanya dapat dijalankan dari daftar School Admission — menjalankannya dari menu Contacts akan ditolak.
- Biller yang akan dipakai memiliki kode Virtual Account terdaftar untuk bank tujuan, dan merchant yang akan dipakai memiliki kode biller terdaftar untuk biller tersebut.
- Layout ekspor (Exporter) yang sesuai dengan permintaan bank atau penyedia pembayaran sudah tersedia.
- Dokumen Virtual Account Generator tidak dibuat langsung dari menu Financial Accounting → Bank & Cash → VA Generators. Dokumen yang dibuat dari menu tersebut tidak memiliki baris Source Data dan akan ditolak saat dikonfirmasi.
- Seluruh record School Admission yang dicentang pada satu kali eksekusi wizard masuk ke satu dokumen Virtual Account Generator. Oleh karena itu satu dokumen hanya boleh memuat record yang memakai kombinasi Generator Type, Bank, Biller, Merchant, dan Bank Account Usage yang sama.
- Untuk Virtual Account yang akan ditagihkan melalui Customer Invoice Export Type Mandiri VA - Uang Pangkal, Merchant diisi unit sekolah pemilik record dan Bank Account Usage diisi Uang Pangkal. Keduanya opsional bagi sistem — wizard Generate VA tidak menolak dokumen bila kosong — namun rekening Virtual Account yang lahir tanpa Usage akan ditolak Customer Invoice Export Type tersebut (lihat Pemrosesan Customer Invoice Export untuk School Admission), dan rekening yang lahir tanpa Merchant akan terbit tanpa kode unit sekolah.
1.0 [Start Event] Terdapat sekumpulan record School Admission yang calon siswanya perlu memperoleh nomor Virtual Account untuk pembayaran.
2.0 [Task] Staf TU Unit menyusun daftar record School Admission yang akan diproses dalam satu batch, serta menetapkan kombinasi Generator Type, Bank, Biller, Merchant, Bank Account Usage, dan layout ekspor yang berlaku untuk seluruh batch tersebut.
3.0 [Exclusive Gateway] Apakah Generator Type, Biller, Merchant, dan layout ekspor yang dibutuhkan sudah tersedia di Odoo?
- 3.A (Jika Sudah Tersedia): Lanjut ke Langkah 4.0.
- 3.B (Jika Belum Tersedia): Staf TU Unit mengajukan permintaan konfigurasi kepada Administrator Odoo YPII, lalu kembali ke Langkah 3.0 setelah konfigurasi selesai. (Panduan teknis layout ekspor lihat: Membuat Virtual Account Generator Exporter)
4.0 [User Task] Staf TU Unit mencentang record School Admission yang akan diproses, lalu menjalankan wizard Generate VA dari menu Action. (Panduan teknis lihat: Membuat Virtual Account dari School Admission)
5.0 [Task] Staf TU Unit memeriksa dokumen Virtual Account Generator berstatus Draft yang baru terbuka — kelengkapan baris pada tab Source Data dibandingkan daftar batch Langkah 2.0, serta isi field Generator Type, Bank, Biller, Merchant, Bank Account Usage, dan Exporter.
6.0 [Exclusive Gateway] Apakah isi dokumen Draft sudah sesuai dengan rencana batch pada Langkah 2.0?
- 6.A (Jika Sesuai): Lanjut ke Langkah 7.0.
- 6.B (Jika Field Header Perlu Diperbaiki): Staf TU Unit mengubah dokumen pada status Draft, lalu kembali ke Langkah 5.0. (Panduan teknis lihat: Mengubah Virtual Account Generator)
- 6.C (Jika Daftar Source Data Salah): Baris Source Data tidak dapat diubah dari form dokumen. Staf TU Unit menghapus dokumen Draft tersebut, lalu kembali ke Langkah 4.0 dengan pilihan record yang benar. (Panduan teknis lihat: Menghapus Virtual Account Generator)
7.0 [User Task] Staf TU Unit menekan tombol Confirm pada dokumen. Sistem Odoo menjalankan empat pemeriksaan data — keberadaan baris Source Data, kode Virtual Account biller pada bank terpilih, kode biller pada merchant terpilih, dan kemampuan setiap baris Source Data diuraikan menjadi satu kontak. (Panduan teknis lihat: Mengonfirmasi Virtual Account Generator)
8.0 [Exclusive Gateway] Apakah keempat pemeriksaan pada Langkah 7.0 lolos?
- 8.A (Jika Lolos): Status dokumen berubah menjadi Waiting for Approval. Lanjut ke Langkah 9.0.
- 8.B (Jika Tidak Lolos): Status dokumen tetap Draft dan Odoo menampilkan pesan kesalahan. Staf TU Unit menindaklanjuti pesan tersebut sesuai Bagian 7, lalu kembali ke Langkah 5.0.
9.0 [Task] Staf TU Unit melakukan verifikasi mandiri sebelum persetujuan — mencocokkan kembali jumlah baris Source Data dengan daftar batch Langkah 2.0, serta memastikan Generator Type, Bank, Biller, Merchant, dan Bank Account Usage yang tercantum adalah yang diminta bank atau penyedia pembayaran tujuan.
Verifikasi mandiri pada Langkah 9.0 adalah satu-satunya titik kontrol sebelum nomor Virtual Account terbit. Setelah dokumen mencapai status Done, koreksi hanya dapat dilakukan dengan membatalkan dokumen, dan pembatalan menghapus seluruh Virtual Account yang sudah diterbitkan dokumen tersebut.
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah dokumen layak disetujui berdasarkan hasil verifikasi Langkah 9.0?
11.0 [User Task] Staf TU Unit menekan tombol Approve pada dokumen. (Panduan teknis lihat: Menyetujui Virtual Account Generator)
12.0 [Service Task] Sistem Odoo memindahkan dokumen ke status Done secara otomatis setelah level persetujuan terakhir disetujui — model ini tidak memiliki tombol Done tersendiri. Bersamaan dengan itu sistem menerbitkan nomor dokumen pada field # Document menggantikan nilai /, dan mengisi tab Generated Bank Accounts dengan nomor Virtual Account untuk setiap baris Source Data.
13.0 [Exclusive Gateway] Apakah nomor Virtual Account pada tab Generated Bank Accounts sudah sesuai jumlah dan susunannya?
- 13.A (Jika Sesuai): Lanjut ke Langkah 14.0.
- 13.B (Jika Tidak Sesuai): Staf TU Unit melaporkan ketidaksesuaian kepada Kepala Bidang Keuangan YPII sebelum melakukan tindakan apa pun, karena pembatalan dokumen akan menghapus seluruh Virtual Account yang sudah terbit. Penanganan mengikuti Bagian 7.
14.0 [Exclusive Gateway] Apakah field Exporter pada dokumen sudah terisi?
- 14.A (Jika Sudah Terisi): Lanjut ke Langkah 15.0.
- 14.B (Jika Masih Kosong): Staf TU Unit mengisi field Exporter dan menyimpan dokumen. Field ini tetap dapat diisi pada status Done, sehingga dokumen tidak perlu dibatalkan. Lanjut ke Langkah 15.0.
15.0 [User Task] Staf TU Unit menekan tombol Generate Export File. Odoo membentuk satu lampiran berkas Excel baru pada dokumen, dengan nama yang disusun dari nomor dokumen dan penanda waktu pembuatan. (Panduan teknis lihat: Membuat Berkas Ekspor Virtual Account Generator)
16.0 [Task] Staf TU Unit mengunduh lampiran terbaru dan memeriksa isinya — jumlah baris dibandingkan tab Generated Bank Accounts, serta susunan kolom dibandingkan format yang diminta bank atau penyedia pembayaran.
17.0 [Exclusive Gateway] Apakah isi berkas Excel sudah sesuai format yang diminta bank atau penyedia pembayaran?
- 17.A (Jika Sesuai): Lanjut ke Langkah 18.0.
- 17.B (Jika Tidak Sesuai): Susunan kolom ditentukan layout ekspor, bukan dokumen Virtual Account Generator. Staf TU Unit mengajukan perbaikan layout ekspor kepada Administrator Odoo YPII, lalu kembali ke Langkah 15.0 setelah layout diperbaiki. (Panduan teknis lihat: Mengubah Virtual Account Generator Exporter)
Setiap penekanan tombol Generate Export File menambah satu lampiran baru dan tidak menghapus lampiran lama. Staf TU Unit wajib memastikan berkas yang dikirimkan ke bank adalah lampiran dengan penanda waktu terbaru.
18.0 [Task] Staf TU Unit mengirimkan berkas Excel terbaru kepada bank atau penyedia pembayaran tujuan, dan mencatat pengiriman tersebut beserta nomor dokumen Virtual Account Generator yang menjadi sumbernya.
19.0 [End Event - Success] Nomor Virtual Account calon siswa telah terbit di Odoo dan berkas Excel-nya telah dikirimkan ke bank atau penyedia pembayaran.
- 4.E1 [Boundary Error - Pilihan Generate VA Tidak Muncul]: Bila menu Action pada daftar School Admission tidak memuat pilihan Generate VA, binding wizard belum terdaftar untuk model tersebut. Staf TU Unit mengajukan pendaftaran binding kepada Administrator Odoo YPII.
- 4.E2 [Boundary Error - Generator Type Tidak Cocok]: Pesan "Generator type ... is restricted to model ..., but this wizard was launched from model ..." muncul karena Generator Type yang dipilih dibatasi ke model selain School Admission. Staf TU Unit memilih Generator Type yang dibatasi ke School Admission, lalu mengulangi Langkah 4.0.
- 8.E1 [Boundary Error - Source Data Tidak Dapat Diuraikan]: Pesan "Source data ... could not be resolved into a res.partner record" menandakan data pada record School Admission tersebut belum lengkap untuk Generator Type yang dipilih. Staf TU Unit melengkapi data record School Admission, atau membuat ulang dokumen dengan Generator Type lain melalui Langkah 6.C.
- 8.E2 [Boundary Error - Kode Biller atau Merchant Belum Terdaftar]: Pesan "Biller ... has no Virtual Account code registered for bank ..." atau "Merchant ... has no biller code registered for biller ..." menandakan data master belum lengkap. Staf TU Unit mengajukan pelengkapan data Biller atau Merchant kepada Administrator Odoo YPII.
- 11.E1 [Boundary Error - Tidak Ada Penyetuju]: Bila tab Approvals kosong dan tombol Approve tidak muncul, tidak ada approval template yang cocok saat dokumen dikonfirmasi. Staf TU Unit menjalankan tombol Restart Approval Process pada dokumen. (Panduan teknis lihat: Mengulang Proses Persetujuan Virtual Account Generator)
- 13.E1 [Boundary Error - Virtual Account Terlanjur Terbit dengan Data Salah]: Staf TU Unit melaporkan kepada Kepala Bidang Keuangan YPII, disertai nomor dokumen dan rincian ketidaksesuaian. Pembatalan dokumen hanya dilakukan setelah Kepala Bidang Keuangan YPII menyetujui, karena pembatalan menghapus seluruh Virtual Account yang telah diterbitkan dokumen tersebut — termasuk nomor yang mungkin sudah beredar ke orang tua calon siswa. (Panduan teknis lihat: Membatalkan Virtual Account Generator)
- 13.E2 [Boundary Error - Nomor Dokumen Perlu Diterbitkan Ulang]: Bila dokumen dikembalikan ke status Draft dan nomor dokumennya perlu dikosongkan sebelum diproses ulang, Staf TU Unit menjalankan tombol Reset Document Number. (Panduan teknis lihat: Mereset Nomor Dokumen Virtual Account Generator)
- 13.E3 [Boundary Error - Virtual Account Terbit Tanpa Usage atau Tanpa Merchant]: Nomor Virtual Account pada tab Generated Bank Accounts sudah terbit, tetapi Bank Account Usage atau Merchant ternyata kosong — kasus ini khas pada Virtual Account Uang Pangkal Bank Mandiri (lihat Bagian 5).
- Usage kosong: Staf TU Unit meminta Administrator Odoo YPII mengisi Bank Account Usage langsung pada rekening Virtual Account yang sudah terbit; nomor Virtual Account tidak berubah.
- Merchant kosong: nomor Virtual Account sudah tersusun tanpa kode unit sekolah dan hanya dapat diperbaiki dengan menerbitkan ulang lewat jalur 13.E1 (pembatalan atas persetujuan Kepala Bidang Keuangan YPII). Bila nomor sudah beredar atau sudah diunggah ke bank, dokumen dibiarkan dan cukup Bank Account Usage-nya yang dilengkapi.
- 18.E1 [Boundary Error - Berkas Salah Terlanjur Dikirim]: Bila berkas Excel yang keliru sudah dikirimkan ke bank atau penyedia pembayaran, Staf TU Unit segera memberi tahu penerima berkas pada hari kerja yang sama dan melaporkan kejadian kepada Kepala Bidang Keuangan YPII, lalu mengirimkan berkas pengganti setelah diperbaiki melalui Langkah 15.0 sampai Langkah 17.0.
- Decision Table Terkait:
- Instruksi Kerja Terkait — Penerbitan dari Model Sumber:
- Instruksi Kerja Terkait — Alur Dokumen:
- Instruksi Kerja Terkait — Berkas Ekspor:
- Indeks Instruksi Kerja:
- SOP Terkait: