Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, batas waktu, dan jalur eskalasi. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #5.
Memastikan setiap pendaftaran atau pendaftaran ulang siswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi
Indonesia (YPII) diajukan dengan data yang lengkap, diperiksa dan disetujui oleh pihak yang
berwenang, lalu tercatat sebagai dokumen School Enrollment berstatus Done — atau ditutup
dengan hasil akademik akhir bila berada di term terakhir tahun ajaran — sehingga status
pendaftaran tiap siswa tertelusuri dan tidak berjalan tanpa persetujuan.
Prosedur ini dimulai saat ada kebutuhan mencatat pendaftaran atau pendaftaran ulang seorang
siswa pada suatu Academic Year, Academic Term, School, dan Grade tertentu, dan
berakhir saat dokumen School Enrollment berstatus Done. Termasuk di dalamnya dua jalur akhir
alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen School Enrollment yang sudah berstatus
Done. Jalur itu diatur
Pembatalan School Enrollment yang Sudah Selesai.
Penggunaan kembali dokumen School Enrollment yang sudah ditolak atau dibatalkan diatur
Penggunaan Ulang School Enrollment yang Ditolak atau Dibatalkan.
Prosedur ini tidak mencakup pembuatan atau pemeliharaan data master Academic Year,
Academic Term, Grade, dan Grade Class — masing-masing didokumentasikan sebagai
Instruksi Kerja tersendiri, bukan SOP.
SE/<tahun>/<6 digit> (contoh SE/2026/001274),| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo School Enrollment / User (86 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Confirm, Can Finished, Pass, Fail, Drop Out, Graduate, Can Copy Payment Term, Can Create Due Invoice, Can Create Invoice Export | membuat dokumen, melengkapi data, mengajukan, mengelola tagihan pendaftaran, dan menutup dokumen sesuai hasil akademiknya |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Cancel, Can Restart, Can Input Manual Document Number, Can Addendum; sekaligus daftar penyetuju pada Approval Template Standard | menyetujui atau menolak dokumen, membatalkan sebelum selesai, memulai ulang, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | menyusun daftar penyetuju, memindahkan status pasca-persetujuan terakhir, dan membentuk tagihan Term 1 secara otomatis |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo School Enrollment / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan. Kedua grup beranggotakan 86 akun yang identik dengan grup Viewer — Odoo YPII tidak memisahkan tugas pembuat dokumen dari penyetuju/pembatal/pemulih pada model ini.
Pemicu (Start Event): ada kebutuhan mencatat pendaftaran atau pendaftaran ulang seorang
siswa pada suatu Academic Year, Academic Term, School, dan Grade tertentu.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih ·
Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / User (86 akun), penanda Can Confirm.
Input (Data Object): data siswa beserta Academic Year, Academic Term, School, Grade, dan Grade Class yang dituju
Aktivitas: Membuat dokumen dan mengisi data wajib header: Student, Academic Year, Academic Term, School, Grade, Grade Class, Date, Responsible, dan Company.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu dokumen dibuat sejak kebutuhan pendaftaran/pendaftaran ulang diketahui.
Begitu dokumen tersimpan pertama kali, sistem otomatis mengisi Pricelist bila field itu
masih kosong dan mata uang pricelist standar sama dengan mata uang dokumen. Pricelist harus
terisi sebelum dokumen mencapai On Progress, karena kekosongannya menggagalkan pembentukan
tagihan Term 1 otomatis pada langkah 6.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Melengkapi Pricelist dan Customer Invoice Type bila belum sesuai, lalu membentuk payment terms — memakai Compute Payment (bila Payment Template terisi) untuk membentuknya otomatis, atau Copy Payment Terms untuk menyalin dari dokumen School Enrollment lain yang sudah disetujui.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan payment terms terisi
Rincian/turunan: Mengubah School Enrollment, Compute Payment School Enrollment, dan Menyalin Payment Terms School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu melengkapi data sejak dokumen dibuat.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis untuk anggota grup School Enrollment / Validator sesuai Approval Template Standard (satu tingkat)
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah kepada penyetuju berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun) yang tercantum sebagai penyetuju aktif, penanda Can Approve/Can Reject.
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Memeriksa data pendaftaran dan payment terms yang diajukan, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui School Enrollment dan Menolak School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat. Approval Template Standard memuat satu
baris penyetuju dari grup School Enrollment / Validator. Penolakan oleh penyetuju itu
memindahkan dokumen ke status Rejected seketika — tidak ada tingkat lain yang menunggu
diputuskan lebih dulu.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Aturan: Disetujui → langkah 6. Ditolak → langkah 12 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang satu-satunya tingkat persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / User (86 akun), penanda Can Create Due Invoice dan Can Create Invoice Export; menutup addendum memerlukan grup School Enrollment / Validator, penanda Can Addendum.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Membuat tagihan jatuh tempo untuk termin berikutnya (Create Due Invoice), menerbitkan invoice export bila diperlukan (Create Invoice Export), menerapkan kode promosi pada termin yang sudah bertagihan (Apply Promotion Code), memindahkan nilai antar termin bila diperlukan lewat dokumen School Payment Term Transfer tersendiri, dan mengunci payment terms yang sudah tidak berubah (Close Addendum) sesuai kebutuhan.
Output (Data Object): dokumen tetap berstatus On Progress dengan tagihan dan/atau kode promosi yang diperlukan sudah diproses, dan payment term yang nilainya dipindahkan seluruhnya berpindah status menjadi Voided
Rincian/turunan: Membuat Tagihan Jatuh Tempo School Enrollment, Membuat Invoice Export dari School Enrollment, Menerapkan Kode Promosi pada School Enrollment, Instruksi Kerja Odoo — School Payment Term Transfer, dan Menutup Addendum School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Langkah ini bersifat opsional dan dapat diulang selama dokumen berstatus On Progress —
tidak wajib dijalankan sebelum dokumen ditutup pada langkah 10 atau 11.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress; nilai Last Term of Academic Year?
Aturan: menentukan apakah dokumen ditutup lewat Done atau lewat Pass/Fail/Drop Out/Graduate — lihat Menentukan Cara Menutup School Enrollment di Akhir Masa Akademik
Output (Data Object): cara penutupan yang berlaku bagi dokumen ini
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Aturan: Last Term of Academic Year? bernilai ya → langkah 10. Bernilai tidak → langkah 11.
Penggabungan (Merge): — tidak ada; kedua cabang berakhir pada Akhir Proses "selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / User (86 akun), penanda Pass, Fail, Drop Out, dan Graduate.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress pada term terakhir tahun ajaran
Aktivitas: Menetapkan hasil akademik siswa pada tahun ajaran ini — Pass (naik kelas ke Promote To Grade), Fail (tidak naik kelas), Drop Out (keluar), atau Graduate (lulus).
Output (Data Object): dokumen berstatus Done dengan Academic Year Result terisi sesuai hasil yang ditetapkan
Rincian/turunan: Menetapkan Hasil Akademik School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / User (86 akun), penanda Can Finished.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress pada term yang bukan term terakhir tahun ajaran
Aktivitas: Menyatakan dokumen pendaftaran pada term ini selesai diproses.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–2 dan 7–11
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun), penanda Can Cancel.
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen selagi masih berstatus Draft atau On Progress
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih Reason pembatalan pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled
Rincian/turunan: Membatalkan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–2 dan 7–11 diturunkan dari penanda Can Cancel, yang berlaku pada status
Draft dan On Progress — bukan pada Waiting for Approval (langkah 3–5). Langkah 6
(otomasi pasca-persetujuan) sengaja tidak termasuk: perpindahan status dan pembentukan
tagihan Term 1 berjalan pada rentetan instan yang sama begitu persetujuan terakhir masuk,
sehingga tidak ada jeda bagi pengguna untuk membatalkan dokumen di tengah proses itu. Can
Cancel juga mencakup status Done, tetapi pembatalan dokumen yang sudah selesai bukan bagian
prosedur ini — lihat Ruang Lingkup.
Jendela pembatalan pada On Progress dapat tertutup seketika. Pembatalan gugur begitu ada
satu payment term yang sudah memiliki tagihan pelanggan, dan tagihan Term 1 terbentuk
otomatis pada langkah 6 begitu dokumen mencapai On Progress — asalkan Pricelist
sudah terisi. Praktisnya, begitu langkah 6 selesai dengan Pricelist terisi, pembatalan hanya
mungkin dilakukan bila tagihan Term 1 itu lebih dulu dilepas atau dihapus — lihat
Pembatalan School Enrollment yang Sudah Selesai
untuk prasyarat serupa pada dokumen yang sudah Done.
Akhir Proses (End Event): selesai — berstatus Done (jalur normal) · ditolak — berstatus Rejected · dibatalkan sebelum selesai — berstatus Cancelled
TBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?TBD-ORG: siapa yang dihubungi dan berapa lama ditunggu sebelum tagihan Term 1 dibuat manual?TBD-ORG: ada kebijakan (KBJ) YPII yang menaungi penerimaan siswa dan pendaftaran ulang?TBD-ORG: apakah YPII menghendaki pemisahan pembuat dokumen dari penyetuju/pembatal/pemulih pada model ini?SOP-b1b92023SOP-18c1dc66DT-b936d1f1