Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, batas waktu, dan jalur eskalasi. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #5 dan #6.
Memastikan pembatalan dokumen School Enrollment Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII)
yang sudah berstatus Done hanya dilakukan setelah tagihan payment term yang menghalanginya
ditangani dan keputusan pembatalan disetujui oleh pihak yang berwenang — bukan tindakan sepihak
yang meninggalkan tagihan pelanggan tanpa penanganan.
Prosedur ini dimulai saat muncul permintaan membatalkan sebuah dokumen School Enrollment yang
sudah berstatus Done, dan berakhir saat dokumen tersebut berstatus Cancelled — atau
saat permintaan pembatalannya ditolak.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen yang masih berstatus Draft atau On
Progress. Pembatalan pada kedua status itu adalah jalur gagal di dalam
Pelaksanaan School Enrollment, dan
mekanismenya sama persis (wizard Select Cancel Reason) — hanya dampaknya yang berbeda,
karena pada status Done payment terms lazimnya sudah bertagihan.
Prosedur ini tidak mencakup pemakaian kembali dokumen setelah dibatalkan. Jalur itu diatur
Penggunaan Ulang School Enrollment yang Ditolak atau Dibatalkan.
Kewenangan Can Cancel pada model ini mencakup status Done tanpa syarat tambahan dari sisi
status dokumen, tetapi tunduk pada satu syarat yang berlaku sama di semua status: tidak
boleh ada satu pun payment term yang sudah memiliki tagihan pelanggan. Karena tagihan Term 1
terbentuk otomatis begitu dokumen mencapai On Progress (lihat
Pelaksanaan School Enrollment),
dokumen yang sudah Done pada praktiknya selalu memiliki sedikitnya satu payment term
bertagihan. Pembatalan karena itu tidak dapat dilakukan langsung — tagihan yang menghalangi
harus lebih dulu dilepas atau dihapus. Inilah alasan prosedur ini memuat langkah tersendiri
untuk itu, bukan sekadar catatan kaki.
SE/<tahun>/<6 digit>. Pembatalan tidak menghapus| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pemohon pembatalan |
— | mengajukan permintaan pembatalan beserta alasan dan buktinya |
TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Cancel yang berlaku pada status Draft, On Progress, dan Done | menilai kelayakan, memutuskan, melepas/menghapus tagihan yang menghalangi, dan menjalankan pembatalan |
| Odoo YPII (Sistem) | — | mengembalikan status pendaftaran pada profil siswa ke Draft begitu dokumen dibatalkan |
Pelaksana pembatalannya sudah ditentukan konfigurasi: penanda Can Cancel pada Policy
Template Standard hanya diberikan kepada grup School Enrollment / Validator, dan
grup itu beranggotakan 86 pengguna dengan daftar identik dengan grup School Enrollment /
User — sistem tidak memisahkan pemohon dari pemutus pada model ini.
TBD-ORG: siapa yang berhak mengajukan permintaan pembatalan dokumen yang sudah Done, dan apakah keputusan School Enrollment / Validator masih memerlukan persetujuan tertulis di luar Odoo — mengingat sistem tidak memisahkan pemohon dari pemutus?
TBD-ORG: bentuk dan kelengkapan bukti yang dipersyaratkan.Pemicu (Start Event): muncul permintaan membatalkan sebuah dokumen School Enrollment yang
sudah berstatus Done, misalnya karena Grade, Grade Class, atau payment terms yang ternyata
keliru.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon pembatalan · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon pembatalan
Input (Data Object): dokumen School Enrollment berstatus Done yang dinilai keliru
Aktivitas: Mengajukan permintaan pembatalan secara tertulis kepada TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih, memuat nomor dokumen, alasan pembatalan, dan bukti pendukungnya.
Output (Data Object): permintaan pembatalan tertulis
Serah-terima (Message Flow): permintaan disampaikan kepada TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Rincian/turunan: Membatalkan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja permintaan pembatalan diajukan sejak kekeliruan ditemukan?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): permintaan pembatalan tertulis; dokumen berstatus Done
Aktivitas: Memeriksa status seluruh payment term pada dokumen. Pembatalan hanya dapat dilanjutkan bila tidak ada satu pun payment term memiliki tagihan pelanggan; bila ada yang Invoiced, Paid, atau Manual, penanganannya ditentukan pada langkah 4. Payment term berstatus Paid tetap tertaut tagihan pelanggan walau tagihannya sudah lunas, sehingga tetap menghalangi pembatalan seperti Invoiced. Payment term berstatus Voided tidak perlu ditangani di langkah ini — status itu hanya tercapai bila termin tidak pernah memiliki tagihan pelanggan.
Output (Data Object): penilaian kelayakan pembatalan
Rincian/turunan: Membatalkan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Aturan: Disetujui → langkah 4. Ditolak → Akhir Proses "permintaan pembatalan ditolak".
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses miliknya
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan yang berwenang menangani tagihan turunan (lihat Pengecualian dan Eskalasi)
Input (Data Object): payment term berstatus Invoiced, Paid, atau Manual pada dokumen ini
Aktivitas: Melepas keterkaitan tagihan pelanggan pada payment term yang bersangkutan lewat Disconnect Invoice, atau menghapus tagihannya lewat Delete Invoice, sesuai kewenangan dan persetujuan yang berlaku.
Output (Data Object): seluruh payment term pada dokumen ini berstatus Uninvoiced
Rincian/turunan: Mengelola Tagihan pada Payment Term School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tidak ada payment term yang perlu ditangani di langkah ini bila hasil penilaian pada langkah 2
sudah menunjukkan seluruh payment term berstatus Uninvoiced — dalam praktiknya keadaan itu
jarang terjadi pada dokumen Done, karena tagihan Term 1 terbentuk otomatis saat dokumen
mencapai On Progress.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun), penanda Can Cancel.
Input (Data Object): dokumen berstatus Done; permintaan pembatalan yang sudah disetujui; seluruh payment term berstatus Uninvoiced
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih Reason pembatalan pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled; status pendaftaran pada profil siswa (School Student) ikut dikembalikan ke Draft
Rincian/turunan: Membatalkan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled
Aktivitas: Memberitahukan pembatalan beserta akibatnya kepada pihak yang terdampak. Odoo YPII tidak mengirim pemberitahuan otomatis untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada pihak terdampak
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen dibatalkan"
SLA/Durasi: TBD-ORG: kepada siapa pembatalan diberitahukan, dan dalam berapa hari kerja?
Akhir Proses (End Event): dokumen dibatalkan — berstatus Cancelled (jalur normal untuk prosedur ini) · permintaan pembatalan ditolak — dokumen tetap berstatus Done
TBD-ORG: apakah keputusan School Enrollment / Validator sudah final, atau memerlukan persetujuan tertulis pihak lain di luar Odoo mengingat sistem tidak memisahkan pemohon dari pemutus?TBD-ORG: dokumen/formulir apa yang wajib menyertai permintaan pembatalan, dan di mana disimpan?TBD-ORG: perlu persetujuan berjenjang untuk pembatalan dokumen yang sudah Done? Sampai tingkat mana?TBD-ORG: sampai kapan dokumen Done boleh dibatalkan — misalnya dibatasi sebelum tahun ajaran berakhir?TBD-ORG: siapa yang berwenang menghapus atau melepas tagihan itu lebih dulu, dan dengan persetujuan siapa?TBD-ORG: pihak mana yang wajib diberi tahu (orang tua, sekolah, keuangan), dengan cara apa?TBD-ORG: apakah YPII memisahkan keanggotaan kedua grup tersebut untuk model ini?