Menu: School → Student Activities → Enrollments
Menjelaskan cara mengelola tagihan pada tiap baris termin pembayaran (payment term) di tabel
Payment Terms sebuah dokumen School Enrollment: menerbitkan tagihan, menghapus tagihan yang
sudah terbit, memutus kaitan tagihan dari termin tanpa menghapusnya, menandai termin ditagih di
luar sistem, membatalkan tanda tersebut, menggandakan termin, dan membaca kolom Unrealized
serta status Voided pada tabel tersebut.
Pengelolaan ini juga berkaitan langsung dengan pembatalan dokumen: selama masih ada satu baris
payment term berstatus Invoiced, tombol Cancel pada dokumen induk tidak tampil. Tombol
Delete Invoice atau Disconnect Invoice pada baris tersebut adalah yang membuka kembali
jalan pembatalan — lihat
Membatalkan School Enrollment.
Tombol Apply Promotion Code pada baris berstatus Invoiced dijelaskan pada instruksi kerja
tersendiri, lihat
Menerapkan Kode Promosi pada School Enrollment.
| Aksi | Muncul saat | Siapa yang berwenang |
|---|---|---|
| Create Invoice | Baris payment term berstatus Uninvoiced | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Delete Invoice | Baris payment term berstatus Invoiced | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Disconnect Invoice | Baris payment term berstatus Invoiced | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Mark as Manual | Baris payment term berstatus Uninvoiced | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Unmark as Manual | Baris payment term berstatus Manually Controlled | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| Duplicate Term | Dokumen induk berstatus Draft | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
Keenam tombol ini tidak memiliki baris kewenangan tersendiri pada template kebijakan
persetujuan dokumen — kewenangan mengoperasikannya mengikuti hak tulis atas dokumen School
Enrollment itu sendiri, yang hanya dimiliki anggota grup School Enrollment / User.
Tombol Delete Invoice dan Disconnect Invoice hanya tampil selama baris berstatus
Invoiced. Begitu tagihan pelanggan pada baris itu sudah lunas dan kolom State
berpindah menjadi Paid, kedua tombol tersebut hilang dari baris itu — baris yang sudah
Paid tidak lagi memiliki tombol pengelolaan apa pun pada tabel ini.
Payment term yang sudah terkunci setelah dokumen induk mencapai status On Progress hanya
dapat disunting kembali selama masa addendum. Lihat
Menutup Addendum (Close Addendum) pada School Enrollment.
Tagihan untuk termin pertama (Term 1) diterbitkan otomatis begitu dokumen berpindah ke
status On Progress — lihat
Penyetelan Customer Invoice Type dan Invoice Term 1 Otomatis saat School Enrollment On
Progress.
Akibatnya, baris Term 1 pada dokumen yang sudah On Progress biasanya sudah berstatus
Invoiced tanpa ada yang mengklik Create Invoice.
Kolom Unrealized pada tabel Payment Terms menampilkan sisa nilai (residual) tagihan
pelanggan yang tertaut pada baris tersebut. Nilainya nol pada baris yang belum memiliki
tagihan, dan kembali nol begitu tagihan itu lunas dan baris berpindah ke status Paid —
bukan hanya pada baris berstatus Invoiced yang tagihannya masih menunggak.
Perpindahan baris berstatus Invoiced menjadi Paid — dan kembalinya ke Invoiced
bila tagihannya tidak lagi lunas — berjalan otomatis begitu status Customer Invoice yang
tertaut berubah, tanpa ada tombol yang ditekan pada baris ini. Lihat
Penyetelan Otomatis Payment Term School Enrollment menjadi
Paid.
Kolom State pada tabel Payment Terms dapat bernilai tujuh kemungkinan. Empat di
antaranya sudah dijelaskan di atas (Uninvoiced, Invoiced, Manually Controlled, dan
Draft/Cancelled yang mengikuti status dokumen induk). Tiga baris berikut — termasuk
Paid — tidak memiliki tombol pengelolaan sama sekali pada baris ini:
| Nilai State | Muncul saat | Tombol pengelolaan pada baris ini |
|---|---|---|
| Draft | Dokumen induk masih Draft/Waiting for Approval | Tidak ada |
| Uninvoiced | Dokumen induk On Progress/Done, termin belum bertagihan | Create Invoice, Mark as Manual |
| Invoiced | Termin sudah bertagihan, tagihan pelanggannya belum lunas | Delete Invoice, Disconnect Invoice |
| Paid | Tagihan pelanggan pada termin ini sudah lunas | Tidak ada |
| Voided | Seluruh baris Detail termin ini sudah dipindahkan ke termin lain lewat dokumen School Payment Term Transfer | Tidak ada |
| Manually Controlled | Termin ditandai Mark as Manual | Unmark as Manual |
| Cancelled | Dokumen induk Cancelled/Rejected | Tidak ada |
Baris berstatus Voided tidak lagi dapat ditagihkan lewat sistem ini. Tidak ada tombol
pada baris ini untuk mengatur status tersebut secara langsung — nilainya murni akibat
pemindahan dari dokumen School Payment Term Transfer. Baris ber-Voided juga
dikeluarkan dari total Untaxed/Tax/Total payment term ini dan dari Payment
Summary, karena nilainya sudah dihitung pada termin tujuan pemindahan. Lihat
Instruksi Kerja Odoo — School Payment Term
Transfer.
Pada tabel Detail di dalam sebuah termin, baris yang sudah dipindahkan ditandai dua hal
sekaligus: kolom Voided tercentang, dan seluruh barisnya tampil redup dibandingkan
baris lain. Warna redup itulah penanda yang paling cepat terlihat saat menelusuri tabel —
kolom Voided sendiri hanya dapat dibaca, tidak dapat dicentang atau dibatalkan dari sini.
Tombol Create Invoice, Delete Invoice, Disconnect Invoice, Mark as Manual,
atau Unmark as Manual tidak tampil pada suatu baris — periksa kolom State baris
tersebut; tiap tombol hanya muncul saat baris berada pada status yang disyaratkan (lihat
tabel pada bagian Prasyarat).
Tombol Duplicate Term tidak tampil — dokumen induk sudah tidak berstatus Draft.
Salah satu dari keenam tombol ini tidak tampak sama sekali pada dokumen — periksa apakah
akun yang digunakan termasuk anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27
Agustus 2026).
Payment term tidak dapat disunting karena dokumen sudah berstatus On Progress dan bukan
sedang dalam masa addendum — lihat
Menutup Addendum (Close Addendum) pada School Enrollment.
Create Invoice ditekan, lalu muncul pesan kesalahan yang menyebut "Payment term … has
no invoiceable detail line — every line was voided" dengan saran "Nothing to invoice; the
amount was already billed on the term it moved to". Artinya seluruh baris Detail termin
itu sudah dipindahkan ke termin lain sejak layar terakhir dimuat, sehingga tidak ada lagi
yang bisa ditagihkan darinya. Tidak ada yang perlu diperbaiki: muat ulang halaman, dan
termin tersebut akan tampil berstatus Voided. Tagihannya diterbitkan dari termin tujuan
pemindahan, bukan dari sini.
Sebuah baris payment term bisa berstatus Invoiced sambil tagihan yang tersambung
kepadanya sendiri bermasalah — misalnya tagihan itu masih berstatus Draft dan bernilai
0. Salah satu penyebab yang sudah terverifikasi pada instance ini: bila field Payment
Template pada dokumen School Enrollment masih kosong, seluruh baris Detail payment
term-nya kehilangan pilihan produk (allowed_product_ids kosong), sehingga baris tagihan
yang dibentuk otomatis untuk Term 1 (lihat Penyetelan Customer Invoice Type dan Invoice Term
1 Otomatis saat School Enrollment On
Progress)
tidak punya nilai untuk ditagihkan.
Pemulihannya mengikuti kondisi dokumen saat ditemukan — bukan daftar delapan langkah yang
harus dijalankan berurutan penuh setiap kali:
| No | Kondisi saat ini | Langkah yang diambil | Kewenangan |
|---|---|---|---|
| 1 | Dokumen masih Draft, data akademiknya sudah lengkap | Confirm — lihat Mengonfirmasi School Enrollment | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 2 | Dokumen Waiting for Approval | Approve — lihat Menyetujui School Enrollment; perpindahan ke On Progress menerbitkan tagihan Term 1 secara otomatis, dan di titik inilah tagihan bermasalah bisa terbentuk | Dinamis — approver aktif, dari anggota grup School Enrollment / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026) melalui template persetujuan satu tingkat |
| 3 | Baris payment term sudah Invoiced, tetapi tagihannya bermasalah — titik mulai bagi staf yang baru menemui gejala ini; langkah 1–2 di atas sudah terjadi sebelumnya dan tidak diulang | Disconnect Invoice pada baris tersebut — lihat bagian Memutus Tautan Tagihan dari Termin pada halaman ini | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 4 | Setelah Disconnect Invoice, tidak ada lagi satu pun baris payment term pada dokumen ini yang bertagihan | Cancel — lihat Membatalkan School Enrollment | Anggota grup School Enrollment / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 5 | Dokumen sudah berstatus Cancelled | Restart — lihat Memulai Ulang School Enrollment | Anggota grup School Enrollment / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 6 | Dokumen kembali Draft; penyebab tagihan bermasalah (mis. Payment Template yang masih kosong) diperbaiki di sini | Edit — lihat Mengubah School Enrollment | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 7 | Perbaikan tersimpan, dokumen masih Draft | Confirm — lihat Mengonfirmasi School Enrollment | Anggota grup School Enrollment / User (86 akun per 27 Agustus 2026) |
| 8 | Dokumen Waiting for Approval | Approve — lihat Menyetujui School Enrollment; tagihan Term 1 diterbitkan ulang otomatis, kali ini dari data yang sudah diperbaiki | Dinamis — approver aktif, dari anggota grup School Enrollment / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026) melalui template persetujuan satu tingkat |
Pada kasus yang paling umum — staf menemui baris payment term yang sudah tersambung ke
invoice bermasalah — pemulihan dimulai dari langkah 3; langkah 1 dan 2 sudah terjadi
sebelumnya dan tidak diulang. Kedelapan langkah baru seluruhnya dipakai bila dokumen memang
perlu diproses ulang dari awal.
Seluruh delapan langkah di atas dapat dijalankan sendiri oleh staf yang memenuhi
keanggotaan grup pada kolom Kewenangan — pemulihan ini tidak memerlukan permintaan
ke tim internal (developer/administrator Odoo YPII). Bila akun yang digunakan bukan anggota
grup yang disyaratkan pada suatu langkah, yang perlu dihubungi adalah anggota grup tersebut,
bukan tim internal.
Status dokumen On Progress tidak mengunci pemulihan ini: selama belum ada payment term
lain yang bertagihan, tombol Cancel (langkah 4) tetap tersedia pada dokumen berstatus
On Progress — bukan hanya Draft — dan begitu dokumen menjadi Cancelled, tombol
Restart (langkah 5) tersedia untuk mengembalikannya ke Draft.