Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, batas waktu, dan jalur eskalasi. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #5 dan #7.
Memastikan dokumen School Enrollment Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) yang
berstatus Rejected atau Cancelled hanya dihidupkan kembali oleh pihak yang berwenang,
dengan data yang sudah diperbaiki, sehingga pendaftaran siswa yang bersangkutan tetap dapat
diproses tanpa mengulang kesalahan yang sama.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen School Enrollment berstatus Rejected atau
Cancelled akan dipakai kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali berjalan lewat
prosedur pelaksanaan — atau saat diputuskan dibiarkan pada status gagalnya.
Kedua status gagal dicakup prosedur ini, karena penanda kewenangan Can Restart pada Policy
Template Standard berlaku untuk Rejected maupun Cancelled sekaligus.
Prosedur ini tidak mengulang langkah pelaksanaan. Begitu dokumen kembali berstatus Draft,
sisanya identik dengan
Pelaksanaan School Enrollment, yang
dipanggil sebagai satu langkah pada bagian akhir.
Prosedur ini tidak berlaku untuk dokumen yang sudah berstatus Done. Dokumen Done yang
perlu diproses ulang mengikuti
Pembatalan School Enrollment yang Sudah Selesai
lebih dulu, lalu diajukan sebagai dokumen School Enrollment yang baru — bukan dipulihkan lewat
prosedur ini.
SE/<tahun>/<6 digit> (contoh SE/2026/001274). Tidak| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo School Enrollment / User (86 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Confirm | mengusulkan pemakaian ulang, memperbaiki data dokumen, dan mengajukannya kembali |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Restart pada status Rejected dan Cancelled, serta Can Input Manual Document Number pada status Draft | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang, serta mereset nomor dokumen |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo School Enrollment / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan. Kedua grup beranggotakan 86 akun yang identik.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen School Enrollment berstatus Cancelled atau
Rejected akan dipakai kembali untuk pendaftaran siswa yang sama.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; sebab kegagalannya
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat dokumen baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan gagal", lalu pendaftaran yang sama diajukan sebagai dokumen School Enrollment baru lewat Pelaksanaan School Enrollment.
Penggabungan (Merge): — tidak ada
Catatan: TBD-ORG: kriteria kapan dokumen gagal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru — misalnya berdasarkan lamanya dokumen menganggur, atau berat-ringannya perbaikan data.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun), penanda Can Restart.
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; keputusan pemakaian ulang
Aktivitas: Mencatat lebih dulu sebab kegagalan dokumen di tempat lain bila jejaknya masih dibutuhkan, karena Reason pembatalan terhapus begitu dokumen dihidupkan kembali, lalu mengembalikan dokumen ke status Draft.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft; Reason pembatalan kosong bila dokumen berasal dari Cancelled; # Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu pemulaian ulang sejak keputusan pada langkah 1.
Alasan pembatalan hilang begitu dokumen dihidupkan kembali (untuk dokumen yang berasal
dari Cancelled). Untuk dokumen yang berasal dari Rejected, dokumen ini tidak memiliki
field alasan penolakan tersendiri — jejaknya hanya ada pada riwayat persetujuan atau catatan
chatter. Catat sebabnya di tempat lain sebelum menjalankan langkah 2 bila jejaknya masih
dibutuhkan.TBD-ORG: di mana jejak sebab kegagalan diarsipkan — catatan pada tab Note, pesan chatter, atau lampiran?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Enrollment / Validator (86 akun), penanda Can Input Manual Document Number.
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor lama
Aktivitas: Mereset nomor dokumen bila kebijakan YPII menghendaki dokumen pakai-ulang memperoleh nomor baru. Bila nomor lama dipertahankan, langkah ini dilewati.
Output (Data Object): # Document bernilai / dan akan terbit ulang saat dokumen mencapai On Progress, atau tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Mereset Nomor Dokumen School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Catatan: Konfigurasi Odoo YPII sudah menentukan mekanismenya: menghidupkan kembali
dokumen tidak mereset nomornya, dan satu-satunya jalan mereset adalah penanda Can Input
Manual Document Number yang hanya dimiliki grup School Enrollment / Validator pada status
Draft. Karena itu nilai bawaan langkah ini adalah nomor lama dipertahankan, dan reset
hanya dilakukan bila kebijakan menghendaki. TBD-ORG: apakah YPII menghendaki dokumen yang dipakai ulang memperoleh nomor baru, atau nomor lama dipertahankan agar riwayatnya menyatu?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; sebab kegagalan dokumen
Aktivitas: Memeriksa dan memperbaiki data header (mis. Academic Year, Academic Term, School, Grade, Grade Class) atau payment terms sesuai sebab kegagalannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Rincian/turunan: Mengubah School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja perbaikan data diselesaikan sejak dokumen dihidupkan kembali?
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan kembali prosedur pelaksanaan atas dokumen ini, mulai dari pengajuan sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done, atau kembali gagal
Rincian/turunan: Pelaksanaan School Enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen selesai"
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai — berstatus Done setelah dipakai ulang · dokumen dibiarkan gagal — tetap berstatus Cancelled atau Rejected
TBD-ORG: kapan dokumen yang gagal dipakai ulang, kapan harus dibuat dokumen baru?TBD-ORG: apakah keduanya diperlakukan sama pada prosedur ini, atau ada syarat/kewenangan pakai-ulang yang berbeda di antara keduanya?TBD-ORG: siapa yang berhak menghidupkan kembali dokumen yang berakhir gagal — apakah sama dengan grup Validator saat ini?TBD-ORG: sampai kapan dokumen batal atau ditolak masih boleh dipakai ulang?TBD-ORG: apakah siswa atau orang tua yang sebelumnya diberi tahu tentang penolakan/pembatalan pendaftaran perlu diberi tahu lagi bahwa dokumen dipakai kembali?TBD-ORG: setelah berapa kali kegagalan berulang pada dokumen yang sama, pemakaian ulangnya dihentikan dan dieskalasikan — dan kepada siapa?SOP-9747f6a6SOP-b1b92023